プライバシーポリシー

要点だけ先に

ホストのコンピュータ上の Voxtiva Mac アプリが、お客様のオンライン会議の音声を取得し、Voxtiva が話された内容を書き起こし、翻訳します。以下は正直に書いた60秒の要約です。詳細は本文にあり、詳細のほうが優先します。

1. 会議にいる全員を録音し、文字起こしします。 Voxtiva に登録したことがなく、当社との間で何にも同意していない方も含まれます。その音声、発言、翻訳、氏名が取得されます。
2. 音声のみです。 通話の映像は録画せず、画面も記録しません。ただし1つだけ狭い例外があり、既定では無効になっている障害診断モードについて第5.1項で説明します。
3. 会議の音声は日本国外の企業に送られます。 音声認識のため Soniox へリアルタイムで送信されます。そこで得られたテキストは、翻訳、ハイライト、回答、会議後の要約のために DeepInfra へ送られます。
4. 音声録音を保存します。 あわせて、文字起こし、翻訳、要約、パネルに寄せられた質問も保存します。
5. 以前の会議には保存された感情ラベルがあります。現在取得される会議にはありません。 現在の音声認識プロバイダーを採用する前に取得された会議では、以前のプロバイダーが発話が終わるごとに感情ラベルを返し、当社はそれを保存して「Tone（トーン）」として表示しました。そのラベルはそれらの会議に今も表示されています。現在使用しているプロバイダーは、そのようなラベルを返しません。
6. 自動で消えるものはありません。 自動的な保存期限はなく、実装する予定もありません。会議の内容は、ホストが会議を削除するか、アカウントを解約するまで残ります。
7. 録音の責任者はホストです。 参加者に伝えること、および参加者の所在地の法律が求める同意を取得することは、当社ではなくホストの責任です。
8. 当社はデータを販売しません。 広告トラッカーも使いません。
9. アカウントの有無にかかわらず、ご自身のデータの開示や削除を請求できます。 privacy@voxtiva.com までご連絡ください。

Voxtiva を使っている会議に参加していて録音されたくない場合は、ホストにその旨を伝えてください。ホストは Mac アプリで取得を停止でき、取得はただちに止まります。

1. 当社について

Voxtiva の運営者は次のとおりです。

連絡先は次のとおりです。

当社は日本にのみ拠点を置く会社です。 欧州連合、欧州経済領域、英国、米国のいずれにも拠点を有していません。GDPR第27条に基づくEU域内代理人を選任しておらず、英国代理人も選任していません。データ保護オフィサー（DPO）も選任していません。EEA および英国にお住まいの方にとってそれが何を意味するかは、附属書Bで説明します。

本ポリシーにおいて「当社」および「Voxtiva」とは、セノリティックラブ合同会社を指します。

2. 本ポリシーで使う言葉

• ホスト。 Voxtiva のアカウントを持ち、会議を開始する人です。ホストはサインインして利用する、当社の顧客です。
• 参加者（「ゲスト」ともいいます）。会議にいるその他の人です。参加者はアカウントを持ちません。Voxtiva のパネルを開く場合は、ログインではなく6桁のPINを使います。
• 共有閲覧者。 終了した会議を閲覧するために、ホストが後からメールで招待した人で、自身の Voxtiva アカウントを持つ人です。
• 訪問者。 サインインせずに voxtiva.com を閲覧する人です。

3. 会議に何が起きるか、順を追って

1. ホストが Voxtiva で会議を開始し、会議リンク、タイトル、2つの言語を指定します。取得は、ホスト自身のコンピュータにインストールされた Voxtiva Mac アプリが行います。
2. 対応する3つのプラットフォーム（Google Meet、Microsoft Teams、Zoom）のすべてで、 Voxtiva Mac アプリがホストの Mac 上で通話の音声を取得します。参加者として通話に加わるものはなく、会議のチャットに投稿されるものもなく、Voxtiva に接続しなければならない会議プラットフォームのアカウントもありません。ホスト自身による告知が、その告知となります。
3. Mac アプリが唯一の取得経路になる前に取得された会議は、別の仕組みでした。Google Meet と Microsoft Teams では、Voxtiva が名前の表示される参加者として通話に加わり、会議のチャットに通知を投稿しました。Zoom では、ホストが自身の Zoom アカウントを接続し、Zoom の Real-Time Media Streams を通じて会議の音声が当社に届けられました。それらの会議とその記録は、ホストのアカウントに残っています。
4. 当社が取得するのは通話の音声のみです。Mac アプリは音声を 16 kHz モノラルに変換し、暗号化された接続で当社のキャプチャリレーへ送信し、リレーがそれを音声認識プロバイダーへ転送します。映像は取得せず、画面も記録しません。
5. その音声は、暗号化された接続で当社の音声認識プロバイダーである米国の Soniox Inc. へリアルタイム送信されます。同社は音声をテキストに変換し、話者、判定された言語、および各発話のタイミングとともにそれを返します。
6. ホストが録音している間、Voxtiva は会議から、参加者の表示名と、プラットフォームが発言中として示している参加者も読み取ります。これらは、文字起こしの行に名前を付けるために使います。どこから読み取り、どこへ送られるかは第5.8項で説明します。
7. テキストは DeepInfra に送られます。同社は、翻訳、ライブのハイライト、パネルで尋ねられた質問への回答、会議後の要約を生成するAIモデルを実行します。
8. 文字起こし、翻訳、話者ラベル、参加者の名前、保存された感情ラベル、および会議音声のコピーは、Convex が運用する当社のデータベースとファイルストレージに書き込まれます。
9. 会議が終わると要約が生成され、ホストが無効にしていない限り、Resend 経由でホストにメール送信されます。

通話中、リレーは接続が切れたときに録音を復旧できるよう、音声を自身のディスク上の暗号化されたファイルに保存します。保存先が録音のアップロード完了を確認すると、リレーはその会議の音声の削除をディスクに記録し、メモリ上のコピーを破棄します。その後、バックグラウンドでその会議の音声を除いたファイルを作り直し、元のファイルと置き換えます。通常は数秒以内に完了します。途中でリレーが再起動した場合は、起動後に削除を完了し、残された一時ファイルも取り除きます。これによりリレーのファイルから音声は除かれますが、通常のディスクと同様、空いた領域は個別に上書きされません。事後に当社が保存するのは 16 kHz モノラルの音声ファイルで、現在の取得経路では WAV、以前の取得経路で取得された会議では圧縮された MP3（モノラル、16 kHz、24 kbps）です。ホストが文字起こしと並べて特定の場面を再生できるようにするためのものです。これはマスター録音ではなく、確認用のコピーです。

Mac アプリへの移行前に取得された会議は、別のプロバイダーである Modulate.ai が文字起こしを処理しており、感情ラベルとアクセントラベルも返していました。それらがどうなったかは第5.6項をご覧ください。

3.1 Chrome Meeting Companion

任意の Voxtiva Meeting Companion 拡張機能は、Chrome の対応する Google Meet、Microsoft Teams、Zoom Web の会議ページを、同じ Mac 上の Voxtiva アプリに接続します。Chrome でインストール時のアクセス許可に同意すると、対応サイトで会議の監視が自動的に有効になります。ポップアップはローカル接続の状態を表示し、サイトごとの切り替えスイッチはありません。Mac アプリでは、会議の検出通知を非表示にしても、監視とマイクの連動は継続します。

拡張機能が扱うブラウザのデータは、次のものに限られます。

• 会議ページの URL、表示・フォーカスの状態、および参加前・参加中・終了・不明という会議の状態。
• 利用者自身の会議マイク操作の状態。
• ページに表示されている参加者の表示名、ページに含まれている場合はプラットフォームが各参加者に割り当てた識別子、およびページに表示されている参加者の人数。
• ページが発言中として示している参加者。
• ランダムで意味を持たない Chrome プロファイル識別子、対象のタブ・フレーム・ドキュメントの識別子、およびローカルな監視状態と情報の新しさを確認するメタデータ。

Voxtiva がその会議を録音している間、拡張機能は参加者の名前、そのプラットフォーム識別子、および発言中として示されている参加者を、同じ Mac 上の Voxtiva アプリに送ります。アプリはそれを使って文字起こしの行に名前を付けます（第5.8項）。したがって、これらのデータはあなたのコンピュータの外に送られます。どこに、どのくらいの期間保存されるかは第5.8項で説明します。通常の観測情報では、生の会議 URL ではなく SHA-256 から生成した会議識別子を送ります。利用者が Start listening を選ぶと、会議を確認・設定できるよう、会議 URL を付けて Voxtiva の安全な開始ページを開きます。ランダムな識別子は Chrome プロファイルを区別するもので、個人を識別するものではありません。

拡張機能は、字幕、チャット、文字起こし、会議の音声・映像、画面、キー入力を読み取りません。録音を自動的に開始することもありません。明示的に連携した会議では、その同一の会議タブがバックグラウンドにあっても、マイクの連動と、要求された1回のミュート・ミュート解除を続けられます。その場合も、新しく曖昧さのない会議ページの状態が必要です。会議のタブまたはウィンドウを閉じた場合、または拡張機能と Voxtiva for Mac の接続が失われた場合、Voxtiva のマイクはミュートになります。拡張機能が接続されたままであってもページの状態を読み取れない古いまたは不明なページ状態では、それだけでマイクの状態が変わることは決してなく、Voxtiva はそれまでの状態を維持し、新しく曖昧さのないページ状態を待ってから、ページの状態に基づくミュート解除を行います。Voxtiva for Mac にある利用者自身のミュートおよびミュート解除ボタンは、引き続き直ちに適用されます。古いまたは不明な状態は、ミュート解除の許可ではなく、会議が終了した証拠でもありません。迷ったときは、Voxtiva for Mac でマイクの状態を確認してください。

監視状態とランダムなプロファイル識別子は、拡張機能のストレージを消去するか、拡張機能をアンインストールするまで Chrome に保存されます。ページの観測情報は、該当する Chrome セッションとドキュメントが有効な間だけメモリに保持されます。Mac アプリとの通信には Chrome Native Messaging と同一利用者のローカルソケットを使い、外部のウェブ通信には HTTPS を使います。

このデータは、会議検出、ページ内の発言者表示、マイク連動、および Voxtiva が会議を録音している間に文字起こしの行へ名前を付けることだけに使用します。販売、広告、信用判断には使用しません。人が読むのは次の2つの場合に限られます。参加者の名前が、その会議を見られる人に対して会議の文字起こしに表示される場合と、それ以外では法令、または利用者が依頼したサポートやセキュリティ調査で認められる場合です。Chrome から受け取る情報の利用は、Limited Use 要件を含む Chrome Web Store User Data Policy に従います。

4. 立場ごとに、当社が取得するもの

4.1 ホストの場合

• サインインで取得する情報。 お名前とメールアドレス、および内部の利用者識別子です。アカウント作成時またはログイン時に、当社のサインインプロバイダーである WorkOS から提供されます。
• 設定。 画面の表示言語、利用する2つの会議言語、パネルのアシスタントが回答する言語、文字起こしの表示設定、タイムゾーン、会議後の要約メールを希望するかどうか。
• 作成した会議。 会議リンク、タイトル、6桁のPIN、2つの言語、プラットフォーム、開始・終了時刻、話者ごとの発話時間、および会議を整理したフォルダ。
• 課金。 プラン、請求間隔、通貨、サブスクリプションの状態、試用の状態、および Stripe における顧客レコードの識別子。カード番号が当社に届くことはありません。 カード情報は Stripe に直接お渡しいただきます。
• Zoom 連携を、その選択肢が提供されていた間に行った場合は、その情報。 Zoom のユーザー識別子およびアカウント識別子、その Zoom アカウントのメールアドレスと表示名、付与された権限、ならびに Zoom のアクセストークンとリフレッシュトークン。この2つのトークンは保存前に暗号化されます。Zoom アカウントの接続は現在提供されていません。Zoom App Marketplace で Voxtiva のアクセスを取り消すと、当社が保持している認証情報は削除されます。または privacy@voxtiva.com までご連絡いただければ、当社で削除します。
• カレンダーを接続した場合は、その情報。 Google または Microsoft のカレンダーを接続すると、第4.5項に記載した予定と、それを読み取るためのトークンを保存します。
• 製品利用統計についての選択。 製品利用統計を許可したか拒否したか、その時期、および許可している間はランダムな同意IDです。アカウントとともに保存します。第15項をご覧ください。
• 録音するすべての会議について、第5項に記載したすべて。

4.2 参加者・ゲストの場合

あなたは何にも申し込んでいません。だからこそ、ここが最も重要な部分です。

• あなたの音声。 取得が動作している間、ずっとです。
• あなたが話した内容を、話した言語のままテキストにしたもの。
• あなたの発言を、もう一方の会議言語に翻訳したもの。
• 現在の音声認識プロバイダーを採用する前に取得された会議では、以前のプロバイダーがあなたの声から聞き取った感情のラベル。会議に紐づけて保存され、今もその会議に表示されます。第5.6項をご覧ください。
• あなたの氏名。 Voxtiva のパネルを開いてご自身が入力した名前です。
• 会議プラットフォームがあなたについて表示している表示名と、プラットフォームがあなたを発言中として示したこと。ホストが会議を録音している間に読み取り、あなたが話した行にあなたの名前を付けるために使います。第5.8項をご覧ください。Mac アプリへの移行前に取得された会議には、当時の取得方法で読み取った会議プラットフォームの参加者一覧からの氏名が含まれている場合もあります。
• プラットフォームがあなたに割り当てた識別子。 ホストが録音している間、あなたの名前とともに Voxtiva アプリと当社のキャプチャリレーを通り、それぞれの暗号化された復旧用コピーにも保持されます。このコピーについては第5.8項で説明します。当社のデータベースには、会議ごとに異なる秘密鍵で作った鍵付きハッシュだけを保存します。
• あなたの発話時間と、どの行があなたの発言として扱われているか。
• Voxtiva のパネルに入力した内容すべて。 アシスタントへの質問、文字起こしの行に付けたメモやフラグ、および返ってきた回答を含みます。
• ブラウザのアクセスセッション。 PINを入力した場合に作成されます。当社が保存するのはランダムなアクセストークンの SHA-256 ハッシュであり、トークンそのものは保存しません。入力された名前も保存します。ブラウザ側には、トークンに加えて、名前と翻訳表示の選択を保持する2つのクッキーが保存されます。

以前の音声認識プロバイダーはあなたのアクセントも判定し、そのラベルを当社に返していました。当社はこれを保存したことはなく、製品内のどこにも表示していません。 現在使用しているプロバイダーは、そのようなラベルを返しません。

4.3 共有閲覧者の場合

ホストがあなたの Voxtiva アカウントを、終了した会議の閲覧に招待した場合、当社は、招待の送信先メールアドレス、あなたのアカウントのメールアドレスと表示名、およびホストが録音の再生とアシスタントへの質問を許可したかどうかを保存します。

4.4 voxtiva.com の訪問者の場合

• 提供を求めるものはありません。 サインアップまたは待機リストへの登録を行う場合を除きます。
• 待機リスト。 パイロットの待機リストに登録した場合、メールアドレスと、どのページから登録したかを保存します。
• クッキーとブラウザの保存領域。 当社の翻訳システムが設定する言語クッキー、価格表示の通貨を変更した場合の通貨クッキー、およびアクセス解析のバナーへの回答です。第15項をご覧ください。
• Google アナリティクス（アクセス解析を許可を押した場合のみ）。 閲覧した公開ページ、限られた参照元、および待機リストに登録したかどうかが、2つの Google アナリティクスのクッキーとともに、あなたのブラウザから Google に送られます。第15項をご覧ください。
• あなたのブラウザが Google からウェブフォントを取得します。 これにより、あなたのIPアドレスが Google に開示されます。第15項をご覧ください。
• サーバーログとエラーログ。 ホスティングプロバイダーが保持する通常のリクエストログです。また、エラー監視が有効な場合は、捕捉されなかったエラーと、パフォーマンストレースの10%のサンプルが Sentry に送られます。

4.5 カレンダーを接続した場合

カレンダーの接続は任意です。設定画面の「Googleカレンダーを接続」または「Microsoftカレンダーを接続」で接続し、「接続を解除」でいつでも解除できます。

読み取るもの。 予定とカレンダー一覧への読み取り専用のアクセス、およびそのカレンダーアカウントのメールアドレスです。当社がカレンダーの予定を作成、変更、削除することはできません。

保存するもの（選択したままのカレンダーごと）:

• 予定のタイトル（200文字まで）、開始・終了時刻、そのカレンダーの名前。
• オンライン会議のリンク。Google Meet、Microsoft Teams、Zoom のリンクがある予定に限ります。
• 次の同期で同じ予定を見分けるための識別子と、繰り返しの予定をまとめるためのハッシュ化したコード。繰り返しの予定の識別子そのものは保存しません。
• カレンダーの名前と選択の有無、および設定画面で接続中のアカウントを示すためのメールアドレス。
• アクセストークンとリフレッシュトークン。保存前に暗号化します。

読み取るが保存しないもの。 予定の説明と場所は会議リンクを探すためだけに、ご自身の出欠の返答は辞退した予定を除くためだけに見ます。説明、場所、出席者の一覧は保存しません。メールアドレスについては例外が1つあります。Google はカレンダーの識別子として持ち主のメールアドレスを使うことが多いため、他の人が共有したカレンダーは、その人のメールアドレスで保存されることがあります。これはカレンダーを見分けるためだけに使います。終日の予定、キャンセルされた予定、不在の予定は対象外です。Google カレンダーでは、サイレント時間、勤務場所、誕生日も対象外です。

範囲と保存期間。 同期のたびに24時間前から14日先までの予定を読み取り、前回保存した内容を置き換えます。終わった予定はそこで消えます。カレンダーの選択を外すと、その予定を削除します。接続を解除すると、接続情報、保存した予定、両方のトークンを削除します。Google カレンダーの場合は、Google にアクセスの取り消しも依頼します。アカウントを閉じた場合も同じデータを削除します。Google または Microsoft のアカウント設定から、Voxtiva のアクセスをいつでも削除することもできます。

利用目的。 今後の会議を Voxtiva に表示すること、会議の開始前にお知らせすること、Start を押したときにカレンダーの予定名を会議名にすること、同じ繰り返しの会議をまとめて整理すること、に限ります。カレンダーの予定が録音を始めることはありません。Start を押すまで何も録音されません。

提供先。 カレンダーの予定から会議を始めると、予定のタイトルが会議のタイトルになり、以後はご自身で入力したタイトルと同じく会議の一部として扱われます。要約メールをオンにしていればメールに載り、会議を共有した相手にも表示され、アシスタントに会議について質問したときは DeepInfra に送られることがあります（第11項）。「会議を開く」を押すと、ブラウザまたは会議アプリが予定の会議リンクを開きます。それ以外にカレンダーから読み取ったものが Voxtiva の外に出ることはありません。カレンダーのデータを販売したり、広告に使ったり、AIモデルの学習や改善に使ったりすることはありません。 また、ご依頼があった場合、セキュリティや不正利用の調査に必要な場合、法令で求められる場合を除き、Voxtiva の人がそれを読むことはありません。

Google のユーザーデータ。 Voxtiva's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.（Google API から受け取った情報の Voxtiva による利用および他のアプリへの移転は、限定的使用の要件を含む Google API サービスのユーザーデータに関するポリシーに従います。）

5. 会議の内容について、詳しく

5.1 音声

当社は通話の音声を取得します。映像は取得せず、画面も取得しません。ただし1つだけ、知っておいていただきたい狭い例外があります。取得の不具合を調査するための開発者向け診断モードです。これは既定では無効で、有効にできるのは最大2時間先までの期限を設定した場合に限られます。設定を強くした場合には、その会議を実行しているマシンの一時ディスクに、会議画面のスクリーンショットを定期的に保存します。これらの画像には参加者のビデオタイルが写り得ます。画像が当社のデータベースにアップロードされることはなく、会議終了時にマシンごと破棄されます。

音声の録音コピーの保存は、当社の構成で無効にしていない限り、有効です。

5.2 文字起こし

すべての発話は、実際に話された言語のまま書き起こされます。言語は発話ごとに判定され、誰かがその場の言語を決めるわけではありません。保存される各行には、テキスト、話者の識別子とラベル、タイムスタンプ、判定された言語、およびその行の翻訳先言語が含まれます。

5.3 翻訳

1つの会議には、翻訳の言語ペアがちょうど1組だけあります。 主言語と副言語で、会議を開始した人が選びます。主言語で話された行は副言語に翻訳されます。それ以外の行は主言語に翻訳されます。会議にいる全員が、同じ1つの翻訳を見ます。ゲストが自分の翻訳先言語を選ぶことはできません。ゲストが操作できるのは、翻訳された行を表示するかどうかだけです。

1つの行を翻訳するために、当社はその行と、文脈として同じ会議の直前の行を一定の範囲でまとめて DeepInfra に送ります。

5.4 要約、アクションアイテム、ハイライト

会議が終わると、当社は話者ラベル付きの文字起こし全体を1回のリクエストで DeepInfra に送り、返ってきたものを保存します。すなわち、要約、担当者と内容を伴うアクションアイテムの一覧、およびメールの下書きです。会議中も、5分ごとに直近5分間の文字起こしを DeepInfra に送り、数値、氏名、日付、決定事項などのハイライトを抽出します。

5.5 質問と回答

誰かが Voxtiva のパネルに質問すると、当社はその質問、質問に付された名前、回答、および回答に用いた文字起こしの行への参照を保存します。質問と関連する文字起こしの箇所は、回答を生成するために DeepInfra に送られます。

もう1つ、より広い範囲に及ぶ機能があります。ダッシュボードのアシスタントを使うと、ホストは自分の過去の会議を横断して質問できます。その際、当社はホストの会議を検索し、最大8件の別々の過去の会議からの抜粋を、それらの会議の要約とあわせて、1回のリクエストで DeepInfra に送ります。分量は最大でおよそ36,000文字です。それらの会議の参加者は、このことを知りません。

5.6 感情の推定

これは埋もれさせず、独立した項目として書きます。

当社が Soniox を採用する前に取得された会議を処理していたプロバイダーである Modulate.ai は、言葉そのものを超えて、声の響きからいくつかのことを推定できました。同社が取得した会議では、そのうち2つが有効になっていました。

• 感情。 発話が終わるごとに、そのプロバイダーは感情ラベルを返しました。当社はそのラベルを保存し、話者の識別子、タイムスタンプ、言語とともに会議に紐づけ、会議の動作中、サイドレールに「Tone（トーン）」としてホストと参加者に表示しました。そのラベルは、それらの会議の記録に今も保存・表示されています。
• アクセント。 そのプロバイダーはアクセントラベルも返していました。当社はそれを受け取り、破棄しました。 保存したことはなく、どこにも表示していません。

現在使用しているプロバイダーである Soniox は、そのようなラベルを一切返しません。今日取得される会議では、感情ラベルも Tone の表示も生成されず、保存されたラベルは、それが属する以前の会議に、その会議が削除されるまで残ります。以前のプロバイダーのディープフェイク検出を有効にしたことはありません。また、文字起こしの中の個人情報や健康情報に自動でタグを付けるよう求めたことも、一切ありません。

感情の推定は、言葉を書き起こすのとは種類の異なる処理です。仕事の場で、そのツールを自分で選んだわけではない人について、その声から内心を推し量るものです。EEA または英国のホストの方は、以前の会議に保存されている Tone ラベルに依拠したり共有したりする前に、附属書B の B.6 をお読みください。それらを削除したい場合は privacy@voxtiva.com までご連絡ください。

5.7 取得状況の診断データ

会議中は1分に1回、また取得品質が低下したときにはその都度、音質の測定値を記録します。信号レベル、その区間のうちデジタル無音が占めた割合、ドロップアウトの回数、および実施した復旧動作です。これらの記録に含まれるのは数値であって、音声ではありません。

5.8 会議プラットフォームから読み取る名前

ホストが会議を録音している間、Voxtiva は会議プラットフォームから2つのものを読み取ります。参加者の表示名と、プラットフォームが発言中として示している参加者です。これらを使って、文字起こしの各行に「Speaker 1」「Speaker 2」ではなく名前を付けます。

どこから読み取るか。

• Chrome では、Voxtiva Meeting Companion 拡張機能が、Google Meet、Microsoft Teams、Zoom のウェブページから読み取ります。第3.1項をご覧ください。
• Mac では、Voxtiva アプリが、Microsoft Teams または Zoom のデスクトップアプリの会議ウィンドウから読み取ります。読み取りには macOS のアクセシビリティ機能を使います。これは、アプリがマイクを会議のマイクと連動させるために既に使っている許可です。

どこへ送られるか。

• 拡張機能は、名前、プラットフォームが参加者に割り当てた識別子、および発言中であることを示す信号を、同じ Mac 上の Voxtiva アプリに送ります。アプリは、Teams または Zoom のデスクトップアプリから読み取ったものも含めて当社のキャプチャリレーに送り、リレーが名前と文字起こしの行を対応付けます。
• 会議の録音中、接続が切れても失われないよう、Voxtiva アプリとリレーはそれぞれ暗号化された復旧用コピーを保持します。アプリは Mac 上の復旧用バッファに、リレーは暗号化された復旧用ファイルに保持します。これらのコピーには、名前と、プラットフォームから受け取ったままの識別子が含まれます。Mac アプリは、録音の停止からおよそ1日後に自身のコピーを削除します。アプリは起動している間、1時間ごとに確認します。その時点でアプリが終了している場合は、次にアプリを起動したときに削除します。リレーは、名前と識別子を受け取ってから約11分以内に自身のファイルから削除します。リレーが再起動した場合も、ファイルは暗号化されたままで、起動から1分以内に整理されます。
• 会議の録音中にホストが名前を削除した場合、当社のキャプチャリレーは約1分以内に、その会議の名前の受け付けを止め、保持している名前を削除し、Mac アプリにも停止とコピーの削除を指示します。録音の停止後にホストが名前を削除した場合、Mac アプリはもう接続されていないため指示を受け取れません。そのため、そのコピーは上に書いた予定どおりに削除されます。すなわち録音の停止からおよそ1日後で、アプリが起動している間は1時間ごとに確認し、その時点でアプリが終了している場合は次にアプリを起動したときに削除します。
• 長期にわたって保持するのは、Convex が運用する当社のデータベースだけです。名前は会議とともに保存します。識別子は、会議ごとに異なる秘密鍵で作った鍵付きハッシュとしてだけ保存し、識別子そのものは保存しません。秘密鍵は会議ごとに変わるため、このハッシュで同じ人を会議をまたいで結び付けることはできません。
• 行に付いた名前は、ホストと、ホストが会議を見られるようにしたすべての人に表示されます。会議のPINで Voxtiva のパネルを開いた人と、共有閲覧者を含みます。
• 名前は文字起こしの一部です。要約、質問への回答、および会議からダウンロードした文字起こしのコピーに使われます。そのため、名前は DeepInfra に届き、Resend 経由でホストに送る要約メールにも記載されます。

行に名前が付くのはいつか。 プラットフォームの表示から、誰が話したかに疑いがない場合だけです。そうでない場合、その行は「Speaker 1」「Speaker 2」などのままです。それでも名前が誤っていることはあり得るため、ホストは会議のどの名前でも修正または削除できます。

保存期間。 文字起こしと同じです。会議とともに削除されます。

会議に自分の名前を載せたくない場合は、第6.4項をご覧ください。

6. 会議にいる、登録していない人たちについて

当社が取り扱う音声の大半は、当社と何の関係もない人たちのものです。本サービスの中で、最も重い責任を伴う部分です。

6.1 録音について決めるのは誰か

会議の内容については、ホストが決めます。 そもそも録音するかどうか、どの会議か、結果を誰が見られるか、いつ削除するか。当社はホストの指示に従って行動し、会議の内容を当社自身の目的で利用することはありません。モデルの学習に使うこともありません（第12項をご覧ください）。

一方、当社自身のアカウントデータ、課金データ、セキュリティおよび診断のデータ、アナリティクスとマーケティングのデータについては、決めているのは当社であり、したがって当社が管理者（コントローラー）です。

当社は、標準的なデータ処理契約（DPA）をまだ公開していません。 上記の役割分担は、当社が実際に運用しているとおりであり、当社が自らをそのように説明しているとおりでもあります。そしてGDPR第28条は、法人のお客様が、第11項に挙げたプロバイダーを列挙した書面の契約によって、当社にその履行を求められることを想定しています。その契約はまだ存在しません。契約が必要な法人のお客様は privacy@voxtiva.com までご連絡ください。存在しない文書をご案内するのではなく、個別に対応します。

6.2 参加者に実際に示されるもの

• 現在の取得経路では、Voxtiva が会議の中で参加者に表示するものはありません。 Voxtiva Mac アプリがホスト自身のコンピュータ上で通話の音声を取得するため、参加者一覧に Voxtiva が現れることも、会議のチャットへの通知も、Voxtiva がいることを示すプラットフォームの表示もありません。ホストが参加者に伝えることが、その告知です。
• あなたの名前は、会議の中で何の通知もなく文字起こしに表示されることがあります。 ホストが録音している間、Voxtiva はプラットフォームが表示する表示名を読み取り、あなたが話した行にあなたの名前を付けることがあります（第5.8項）。会議の中でそれを知らせるものはありません。その名前は、ホストと、ホストが会議を共有した人が見ます。
• Mac アプリへの移行前に取得された会議では、Google Meet と Microsoft Teams、および Zoom のブラウザ代替経路において、Voxtiva は会議のあいだ中ずっと、参加者一覧に名前付きで表示されていました。
• また Voxtiva は、会議が Voxtiva によって録音・文字起こしされている旨を短い通知として会議のチャットに投稿し、本ページへのリンクを添えていました。チャットを開けない場合、その通知は表示されず、名前の付いた参加者表示が唯一の告知となりました。
• チャットへの通知は設定で無効にできました。 無効になっている場合、名前の付いた参加者表示が唯一の告知でした。
• Zoom のネイティブ経路では、アプリが会議のメディアを受信していることの会議中の表示は、Zoom 自身が制御していました。
• ホストはいつでも取得を停止できます。取得はただちに止まります。

6.3 ホストがしなければならないこと

告知があることは、同意ではありません。会議が録音・文字起こし・翻訳されていることを参加者に伝えること、ならびに参加者の所在地の法律が求める同意を取得することは、ホストの責任です。 複数の法域では、通話を録音する前に参加者全員の同意が必要とされています。また、私的な会話を許可なく録音することが、民事上の違法にとどまらず犯罪となる国もあります。米国の状況については附属書C の C.6 をご覧ください。当社はホストに、告知を行うための手段を提供します。ホストに代わって同意を取得することはできません。

6.4 参加者で、自分のデータを削除してほしい場合

まずホストに依頼してください。ホストはダッシュボードから会議を削除でき、これにより文字起こし、翻訳、要約、チャット、メモ、参加者の記録、感情ラベル、音声ファイルが、全員について消去されます。

それができない場合は、会議の日付、会議のタイトルまたはPIN、およびホストの氏名を添えて privacy@voxtiva.com までご連絡ください。当社はその請求に対応し、対応したことをホストに伝えます。参加者はアカウントではなくPINで参加するため、該当する会議を特定するには通常これらの情報が必要です。この対応に手数料はいただきません。

会議を削除せずに、自分の名前だけをその会議から外したい場合は、ホストに依頼するか、同じ情報を添えて privacy@voxtiva.com までご連絡ください。当社は、その会議について会議プラットフォームから読み取ったすべての名前を削除します。会議がまだ録音中であれば、当社のキャプチャリレーは約1分以内に、その会議の名前の受け付けを止め、保持している名前を削除し、Mac アプリにも停止とコピーの削除を指示します。録音がすでに停止している場合、Mac アプリは指示を受け取れないため、そのコピーは第5.8項の予定どおりに削除されます。すなわち録音の停止からおよそ1日後で、アプリが起動している間は1時間ごとに確認し、その時点でアプリが終了している場合は次にアプリを起動したときに削除します。ホストも会議の画面から同じ操作ができます。削除より前にホストへ送信済みの要約メールは取り消すことができず、名前が残ったままになります。Voxtiva に保存されている要約と回答は、名前を除いて作り直します。

7. 当社が行わないこと

• 個人データを販売しません。
• 広告ネットワークと共有することはなく、広告クッキー、トラッキングピクセル、サイト横断のプロファイリングも一切行いません。
• 映像や画面を取得しません（第5.1項の狭い診断用の例外を除きます）。
• 音声認識プロバイダーにおいて、ディープフェイクの判定や、個人情報・健康情報の自動的なタグ付けを有効にしていません。
• 日本法上の匿名加工情報および仮名加工情報を作成しません。
• 法的効果またはそれに準ずる重大な影響を個人に生じさせる自動的な決定を行いません。

8. 取り扱いの目的と、その適法性の根拠

下の表は取り扱いの目的と、EEA および英国にお住まいの方のために GDPR第6条の適法性の根拠を示したものです。日本の個人情報保護法に基づく利用目的の記載は、附属書A の A.2 にあります。

9. 特別な種類の個人データ（要配慮個人情報）

音声そのものが当然に特別な種類の個人データになるわけではありませんが、会議には何が含まれるか分かりません。そして2つの機能が、GDPR第9条の境界に触れます。

• 以前の音声認識プロバイダーが取得した会議に保存された感情ラベルは、文脈によっては、その人の精神的または身体的な状態に関するデータに当たり得ます。
• アクセントは、人種的または国民的な出自を間接的に示し得ます。以前のプロバイダーのアクセントラベルを当社が保存せず破棄したのは、そのためです。

当社は第9条の適法化条件を主張しません。当社に利用できるものが存在しないからです。 参加者は当社に明示的な同意を与えていません。せいぜい、ホストから告知を示されただけです。以前の会議に保存されたラベルがあなたの状況で特別な種類の個人データを明らかにするおそれがある場合は、削除するよう当社にご請求ください。

保護対象保健情報を Voxtiva に通さないでください。第14項をご覧ください。

10. データがどこへ行くか

当社は日本に拠点を置いています。取り扱いのほぼすべては日本国外、主として米国で行われます。当社のデータベース、音声認識プロバイダー、AI推論プロバイダー、サインインプロバイダー、決済プロバイダー、メールプロバイダー、キャプチャリレーのマシン、ウェブサイトのホスティングは、いずれも日本国外に設立された会社が運用しています。

第11項では、各社の名称と、各社が受け取るものを示します。附属書A の A.4 では、外国への提供について日本法が求める情報提供を行います。附属書Bでは、EEA および英国についての立場を示します。

11. データの提供先

以下の各社は、その業務に必要なものだけを受け取ります。

右の2列について、はっきり書きます。 当社は各プロバイダーが公表しているデータ処理条件に依拠しています。すべてのプロバイダーについて、GDPR第46条のどの保護措置が適用されるのかという当社自身の記録は、まだ完成していません。そして、裏付けを示せない仕組みの名前を挙げるつもりはありません。当社がデータを送る各社は、いずれも米国に設立された会社であり、Fly.io のキャプチャリレー（東京の nrt リージョンで稼働）を除き、リージョンを指定した配置は設定していません。取り扱う場所の列がこのように書かれているのは、そのためです。各社が内部でどのように再委託しているかを、当社が把握していると主張するつもりもありません。特定のプロバイダーについて現時点の状況を知りたい場合は privacy@voxtiva.com にお問い合わせください。当社が実際に把握していることをお伝えします。

1点、はっきり書いておきます。本ページの以前の版はここを誤っていました。上の表に Google が何度も登場するのは、互いに無関係な理由によるものです。Google は Google Meet、Google アナリティクス、Google Fonts を運営しています。それとは別に、当社が使う翻訳モデルの1つが Google の作成したオープンウェイトのモデルです。そのモデルは DeepInfra の基盤上で動作します。そのモデルを動かすことによって、あなたの文字起こしが Google に送られることはありません。

新たに会議の内容を受け取るプロバイダーを追加する場合は、変更が効力を生じる前に本ページを更新します。

12. AIモデルと学習

当社は自社のモデルを一切学習させていません。会議の音声、文字起こし、翻訳、要約を、いかなるモデルの学習・調整・評価にも使用しません。 当社が使うのは他社が構築したモデルであり、第11項に挙げたプロバイダーを通じて利用しています。

本項を完結させるために、関連することを1つ書きます。取得の不具合を調査する際、当社は第5.1項に記載した開発者向け診断モードを有効にすることがあります。そのモードでは、当社のエンジニアが、実際の1つの会議の音声イベントと文字起こしの記録を、調査が続くあいだ手元に持つことになり得ます。これは障害の診断であって学習ではなく、既定では無効です。

翻訳、回答、ハイライト、要約はAIモデルが生成したものです。誤ることがありますし、自信たっぷりに誤ることもあります。重要な事柄について、確認せずに Voxtiva の翻訳や要約に頼らないでください。

当社が送ったものを各プロバイダーがどう扱うかは別の問題です。 現在の音声認識プロバイダーである Soniox は、リアルタイム API のリクエストは一時的に処理され保存されないこと、ストレージが要求・設定されない限り顧客コンテンツを保存しないこと（当社は要求も設定もしていません）、そのログに音声や文字起こしが含まれないこと、そしてコンテンツを含まない運用上のメタデータ、利用記録、課金記録を保持することを公表しています。これらは Soniox が公表している記述であり、当社に対して書面で確約されたものではありません。DeepInfra と、Soniox 採用前に取得された会議を処理した音声認識プロバイダーである Modulate.ai が、当社の送る内容を保持するのか、それを学習に使い得るのかは、当社と各社との契約によって決まるものであり、当社のコードによって決まるものではありません。当社は両社に書面での確約を求めましたが、まだ得られていません。したがって、両社が通過したデータを保持しない、学習に使わない、とお約束することはできませんし、マーケティングページの記載を根拠にそのような約束をするつもりもありません。機微な会議を Voxtiva に通す前にその確約が必要な場合は、まず privacy@voxtiva.com までご連絡ください。現時点でどこまで進んでいるかをお伝えします。

13. 保存期間

ここは、安心していただくことよりも正確であることを優先します。

会議の内容が自動的に期限切れになることはありません。自動削除の仕組みはなく、開発もしていません。 文字起こし、翻訳、要約、アクションアイテム、ハイライト、パネルの質問と回答、参加者の記録、会議プラットフォームから読み取った参加者の名前、メモ、フラグ、保存された感情ラベル、取得のテレメトリ、および会議音声は、次の2つのいずれかが起きるまで、ホストのアカウントに残ります。

• ホストが会議を削除したとき。 その会議について上に挙げたすべてが消去されます。保存された音声ファイルを含み、Voxtiva の利用者ではない参加者に属するデータも含みます。
• ホストがアカウントを解約したとき。 当社はアカウントを7日間保持し、その後アカウントとその中のすべての会議を削除します。7日間があるのは、誤った解約や争いのある解約を元に戻せるようにするためです。

一部のものには固有の期限があり、これらは自動的に適用されます。

削除には1つ限界があります。はっきり書きます。 当社が何かを削除すると、それは当社のデータベースとファイルストレージから消えます。しかしその後しばらくの間、プロバイダー自身のバックアップの中に残り得ます。当社は Convex その他コピーを保持するプロバイダーのバックアップ保存期間を確認できていないため、その期間がどれくらいかをお伝えできません。作り上げた数字をお伝えするより、そう申し上げます。

14. セキュリティ

正直に書きます。つまり、安心に聞こえることではなく、実際にあるものを書きます。

当社が行っていること：

• あなた、Voxtiva Mac アプリ、当社のキャプチャリレー、当社のバックエンド、当社のプロバイダーの間の通信は、すべて TLS 上で行われます。
• Zoom のアクセストークンとリフレッシュトークンは、保存前に AES-GCM で暗号化します。鍵はトークンと同じ場所には保存しません。
• 参加者のアクセストークンと会議共有の招待トークンは、SHA-256 ハッシュとして保存します。トークンそのものは、あなたのブラウザと招待メールの中にしか存在しません。
• 会議のPINにはレート制限があります。5回間違えると、その会議のPINは15分間ロックされます。
• Voxtiva Mac アプリから当社のバックエンドへのリクエストは、その Mac のインストールに発行されたクレデンシャルで認証され、キャプチャリレーから当社のバックエンドへのリクエストは、共有シークレットで認証されます。
• 会議の文字起こし、録音、感情データ、ハイライト、チャットへのアクセスは、読み取りのたびに毎回、ホストの本人性、有効な参加者セッション、または明示的に付与された共有のいずれかと照合されます。参加者の資格情報は、同じブラウザでサインイン済みのセッションに読み替えられることなく、失敗すればそのまま拒否されます。
• キャプチャリレーのマシンは、会議ごとに1台ではなく、管理された少数のフリートとして動作します。会議中、そのマシンは保存先がアップロード完了を確認するまで録音を暗号化されたファイルに入れて自身のディスクに保持します。その後、リレーは削除をディスクに記録し、バックグラウンドでその会議の音声を除いたファイルを作り直して元のファイルと置き換えます。通常は数秒以内に完了します。途中で再起動した場合は、起動後に削除を完了し、残された一時ファイルも取り除きます。Mac アプリへの移行前に取得された会議は、会議ごとに1台ずつ別々の取得用マシンで動作し、会議終了時に解放・削除されていました。
• 音声認識プロバイダーに対して、ディープフェイクの判定や、個人情報・健康情報の自動的なタグ付けを要求していません。
• APIキーは当社自身の診断ログから伏せ字にされます。

当社が持っていないもの：

当社はセキュリティに関する認証を一切保有していません。SOC 2 の監査を受けておらず、ISO 27001 の認証もなく、HIPAA にも準拠していません。ペネトレーションテストの報告書もありません。保護対象保健情報に Voxtiva を使わないでください。また、認証を受けた処理環境が必要な情報にも使わないでください。 完全に安全なシステムは存在せず、当社もそのような主張はしません。

問題が起きた場合。 個人データの漏えい等が発生した場合、当社は日本の個人情報保護委員会に報告し、法律が求める場合には影響を受けた方に通知します。EEA または英国のデータが関係する場合には、漏えい等を知った時から72時間以内に所管の監督機関へ通知し、本人へのリスクが高い場合には本人に直接お知らせします。

15. クッキー、ブラウザの保存領域、アナリティクス

当社はここを意図的に小さく保っています。広告クッキーは使わず、サイト横断のトラッキングも行いません。 アナリティクス用のクッキーは公開サイトの Google アナリティクスのクッキーだけで、アクセス解析を許可を押した後にのみ設定されます。

当社が設定するクッキー：

アクセス解析を許可した状態で訪問するたびに、この180日は最初から数え直されます。ブラウザがこれより早くクッキーを削除する場合もあります。

当社が使うブラウザの保存領域：

• ローカルストレージの voxtiva_access_<meeting id>：PINセッションのための会議アクセストークンです。
• ローカルストレージの voxtiva_ga4_consent_v2：Google アナリティクスを許可したか拒否したかの記録です。有効期限はなく、ブラウザで当社サイトのデータを消去するまで残ります。以前の版のバナーに回答していた場合は、改めてお尋ねします。
• ローカルストレージの voxtiva_posthog_optout_v1：製品利用統計の撤回が当社のサーバーで確認されるのを待っている間だけ保存されます。内部のアカウント識別子、最後の選択のバージョン、およびこのブラウザで撤回したかどうかを保持します。撤回が確認された時点、または別のアカウントがサインインした時点で削除します。

いずれもクッキーではなく、他のいかなるサイトとも共有されません。以前の版の Voxtiva は、ランダムなアナリティクス識別子をローカルストレージの voxtiva_ph_id に保存していました。現在のアプリは、起動時にこれを削除します。

公開サイトの Google アナリティクス。 www.voxtiva.com の公開ページとは、ホーム、料金、ダウンロード、ヘルプ、プライバシー、利用規約、ライセンス、法的表示、待機リストの各ページ（英語・日本語・フランス語）です。これらのページでは、アクセス解析を許可するかどうかをバナーでお尋ねします。Google アナリティクスは、アクセス解析を許可を押した後にのみ読み込まれます。拒否した場合や回答しない場合は読み込まれず、Google アナリティクスには何も送られません。アプリ、会議、ダッシュボード、サインイン、キャプチャの各ページでは、許可していても一切読み込まれません。Voxtiva アカウントにサインインしている間も読み込まれず、バナーも表示されません。

同意いただいた場合、あなたのブラウザは Google に次の情報を送ります。送り先は、EEA・英国・スイスにいる場合は Google Ireland Limited、それ以外は Google LLC です。Google はこの情報を米国で処理します。

• 閲覧した各公開ページのパス。クエリ文字列やフラグメントは含みません。
• どこから来たか。送るのは次の2つの場合だけです。Voxtiva の別の公開ページから来た場合は、そのページのパスをクエリ文字列やフラグメントなしで送ります。決まった一覧の検索エンジン・AIアシスタント（Google、Bing、DuckDuckGo、ChatGPT、Perplexity）から来た場合は、https://www.bing.com/ のようにそのサイトのアドレスだけを送ります。それ以外の参照元は送りません。
• 初めて待機リストに登録したときの「待機リストへの登録」イベント。メールアドレスは送りません。
• _ga クッキーに保存されたランダムなクライアントID。

これらはあなたのブラウザから Google に直接送られるため、Google はあなたのIPアドレスとブラウザの情報も受け取ります。Google はそこから、おおよその地域、端末、ブラウザの情報を導き出します。当社は Google シグナルと広告のパーソナライズを無効にしており、Google アナリティクスを広告に使うことはありません。会議の内容、アカウント情報、メールアドレス、URL パラメーターを Google アナリティクスに送ることはありません。

Google アナリティクスの中では、当社のプロパティはイベントデータを2か月、ユーザーデータを14か月保持します。この設定は 2026年10月1日に確認しました。「新しいアクティビティによるリセット」が有効なため、新たな訪問があるとユーザーデータの14か月は最初から数え直されます。これらの設定は、標準の集計レポートには適用されません。

取り扱いの根拠は、あなたの同意です。撤回するには、いずれかの公開ページでアクセス解析の設定ボタンを使い、アクセス解析を拒否してください。収集はすぐに止まり、_ga と _ga_70SKM5EKD6 のクッキーはあなたのブラウザから削除されます。Google がすでに受け取ったデータは取り消せず、上記の期間保持されます。ブラウザの設定から、ご自身でクッキーを削除することもできます。

PostHog の製品利用統計。 Voxtiva のアカウントをお持ちの場合、サインインしたアプリで、製品利用統計を許可するかどうかをお尋ねすることがあります。お尋ねするのは、当社が製品利用統計を有効にしている場合だけです。この選択はウェブサイトのバナーとは別のものです。Google アナリティクスを許可しても製品利用統計を許可したことにはならず、その逆も同じです。製品利用統計を許可するを押さない限り、PostHog には何も送られません。拒否した場合、回答しない場合、または当社があなたの選択を確認できない場合も、何も送られません。

同意いただいた場合、あなたのブラウザではなく当社のサーバーが、PostHog Inc. に次の4つのイベントを送ります。

• meeting_created：会議を作成したとき。
• meeting_started：あなたがホストを務める会議が実際に始まったとき。
• meeting_ended：その会議が終わったとき。
• summary_viewed：終了した会議の要約パネルが開いたとき。送るのは、アカウントごとに1分に1回まで、1日に100回までです。

各イベントに含まれるのは、イベント名、時刻、ランダムなイベントID、およびランダムな同意IDだけです。同意IDはアカウントIDではなく、メールアドレスとも結びついていません。製品利用統計を改めて許可するたびに、新しい同意IDになります。当社は PostHog に対し、個人のプロフィールを作らないこと、所在地を調べないことを指定しています。メールアドレス、氏名、アカウントや会議の識別子、会議の内容、ページのアドレス、参照元は送りません。イベントは当社のサーバーから送られるため、PostHog があなたのIPアドレスを受け取ることはなく、あなたのブラウザにクッキーを設定することもありません。当社の PostHog プロジェクトは、PostHog の米国クラウド（https://us.i.posthog.com）にあります。

取り扱いの根拠は、あなたの同意です。撤回するには、アプリで製品利用統計の設定を開き、拒否するを選んでください。このブラウザからの報告はすぐに止まり、当社のサーバーは撤回を記録した時点でイベントの送信を止めます。オフラインの場合、アプリは撤回を保留中と表示し、再試行できるようにします。すでに送られたイベントは取り消せません。アカウントを削除すると同意も終了し、アカウントが復活しても同意は元に戻りません。

以前の版の Voxtiva は、PostHog が有効にされていた場合、同意を求めずにより広い範囲のイベントを送っていました。その中には、アカウントのメールアドレスを含むサインアップのイベントがありました。現在の版は、それらのイベントを一切送りません。それら以前のイベントのデータの削除を希望する場合は、privacy@voxtiva.com までご連絡ください。

エラー監視。 エラー監視が有効な場合、捕捉されなかったエラーとパフォーマンストレースの10%のサンプルが、ウェブサイトおよびバックエンドから Sentry に送られます。以前の会議で使われた取得用サービスも、そのエラーを Sentry に報告していました。セッションリプレイは有効にしていないため、Sentry があなたの画面の記録を受け取ることはありません。

15.1 日本の利用者に対する外部送信に関するお知らせ（外部送信規律）

電気通信事業法は、あなたのブラウザまたは端末から第三者へ情報が送信される場合に、そのことをお知らせするよう当社に求めています。voxtiva.com をご利用の際には、次の送信が行われます。

PostHog がこの表にないのは、あなたのブラウザから PostHog には何も送られないためです。上記の4つの製品イベントは当社のサーバーが送り、それもあなたの同意がある場合に限ります。

アナリティクスとエラー監視の送信は、ブラウザで該当のホストをブロックすることで止められます。Convex または WorkOS をブロックすると、製品は動作しなくなります。

ウェブサイトのバナーとアクセス解析の設定が管理するのは、Google アナリティクスだけです。製品利用統計は、アプリの中で別に選択します。Sentry は DSN が設定されている場合にのみ動作し、どちらの選択にも左右されません。ウェブフォントは、どのような選択をしても、各ページで Google に要求されます。

16. 子どもについて

Voxtiva は業務用のツールです。子どもに向けて設計・宣伝しておらず、子どもの利用を意図していません。Voxtiva のアカウントを保有するには16歳以上である必要があり、お住まいの地域の法律がより高い年齢を求める場合はそれに従います。

当社は、ホストが取得する会議に誰がいるかを管理できません。取得ソフトウェアには、参加者の年齢を知る手段がありません。子どもの声が Voxtiva を通じて録音・文字起こしされたと思われる場合は、会議を特定できるだけの情報を添えて privacy@voxtiva.com までご連絡ください。当社がそのデータを削除します。

17. あなたの権利と、その行使のしかた

お住まいの場所にかかわらず、あなたは当社に次のことを請求できます。

• 当社が保有するあなたの個人データを開示し、その写しを提供すること。
• 誤りがある場合に訂正すること。
• 削除すること。
• 利用を停止すること、または取り扱いを制限すること。
• あなたが当社に提供したデータの持ち運び可能な形式での写しを提供すること。
• 当社が同意を根拠としている場合に、その同意を撤回すること。撤回前に行った取り扱いが遡って無効になるわけではありません。

privacy@voxtiva.com までご連絡ください。何を求めるかと、当該データを特定できるだけの情報をお知らせください。会議については、日付と、会議のタイトルまたはPIN、および分かる場合はホストの氏名です。

回答までの期間。 当社は30日以内の回答を目指します。請求が複雑な場合は、その30日以内にその旨をお知らせしたうえで、さらに最大60日をいただきます。これは EEA、英国、カリフォルニア州のいずれもが認める上限です。手数料はいただきません。

本人確認。 個人データを引き渡し、または削除する前に、請求の内容に応じた範囲で本人であることの証明をお願いします。アカウントを持たない参加者の場合は、身分証明書ではなく、通常は上記の会議に関する情報をいただきます。

ホストに関与してもらう必要がある場合。 会議の内容について、当社はホストの指示に従って行動します。会議に関する請求があった場合、当社はそれをホストに伝え、ホストが回答できるよう支援し、そのようにしたことをあなたにお知らせします。ホストが対応できない、または対応しない場合で、法律が削除を求めるときは、当社自身が対応します。

データポータビリティに関する実務上のご注意。 現在の製品にエクスポートのボタンはありません。写しの提供およびポータビリティの請求には、手作業で対応しています。

18. 本ポリシーの変更

会議の内容を受け取るプロバイダーの追加、利用目的の追加、保存期間の変更など、重要な事項を変更する場合は、変更が効力を生じる前に本ページを更新し、冒頭の日付を改めます。重大な変更については、アカウント保有者にメールでもお知らせします。その後も Voxtiva を使い続けた場合、更新後のポリシーがあなたに適用されます。

本ページと当社の利用規約の日付は、常に揃えています。

今回の版で変わったこと。 Google または Microsoft のカレンダーを接続したときに Voxtiva が読み取り、保存し、削除するものを第4.5項で説明しました。前回の版では、Voxtiva は、文字起こしの行に名前を付けるため、参加者の表示名と、会議プラットフォームが発言中として示している参加者を読み取るようになりました。第3項、第3.1項、第4.2項、第5.8項、第6項、第8項、第13項、および附属書A・B・Cで説明しています。

A.1 個人情報取扱事業者

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
電話番号 +81 90 6299 5920
お問い合わせおよび苦情の申出先：privacy@voxtiva.com

A.2 利用目的（個人情報保護法第17条・第21条）

当社は、次の目的のために個人情報を利用し、これら以外の目的では利用しません。

1. Voxtiva の会議文字起こし・翻訳・要約・会議に関する質問応答のサービスを提供し、運営し、維持するため。会議音声の取得、文字起こしおよび翻訳の作成、話者の分離とラベル付け、文字起こしの行に名前を付けるための、参加者の表示名および会議プラットフォームが発言中として示している参加者の読み取り、要約・アクションアイテム・ハイライトの作成、文字起こしに関する質問への回答、ならびに、以前の音声認識プロバイダーが取得した会議について、同社から提供された感情ラベルに基づくトーン情報の生成を含みます。
2. ホストのアカウントの作成および管理、サインイン、ならびに利用者の設定の管理のため。
3. 参加者および共有閲覧者に対する、PINおよび招待に基づく会議へのアクセスを運用するため。
4. 料金を収受し、サブスクリプションおよび試用を管理し、法令が求める会計および税務の記録を保存するため。
5. 会議後の要約メールおよび会議共有の招待を含む、サービスに関するメールを送信するため。
6. お問い合わせ、請求および苦情に対応するため。
7. サービスの安全性を確保し、不正アクセスおよび不正利用を防止・調査し、障害を診断し修正するため。取得品質のテレメトリおよびエラーレポートによるものを含みます。
8. 同意に基づき、決まった一群の製品イベントと公開サイトへの訪問を数え、製品とサイトを改善するため。
9. 待機リストに登録された方に、その同意に基づき、パイロットに関する情報を送信するため。
10. 法令を遵守し、公的機関からの適法な要請に対応するため。

あらかじめお知らせすることなく、これらの目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。

A.3 第三者提供（個人情報保護法第27条）

当社は個人情報を販売せず、第三者がその第三者自身の目的のために利用するために提供することもありません。ただし、次の場合を除きます。

• 当社のために取り扱う委託先（委託）。 第11項に挙げた各社は、契約に基づき、上記の利用目的の達成に必要な範囲内で、当社に代わって個人情報を取り扱います。これは個人情報保護法第27条第5項第1号に基づく委託であり、第三者提供には当たりません。
• 会議プラットフォーム。 Mac アプリへの移行前に取得された Zoom の会議では、ホストが自身の Zoom アカウントから付与した権限に基づき、会議の音声が Zoom から当社に届きました。
• 法令に基づく場合。 法令が求める場合、または本人の同意なく認められる場合。裁判所や公的機関への対応、生命・身体・財産に対する急迫の危険への対応を含みます。
• 事業の承継。 事業が承継される場合、データは同一の目的のもとで承継先に移ります。

A.4 外国にある第三者への提供（個人情報保護法第28条）

当社の取り扱いのほぼすべては日本国外で行われます。 個人情報保護法第28条は、当該外国の名称、当該外国における個人情報の保護に関する制度、および当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置について、情報を提供することを当社に求めています。現状は次のとおりです。

移転先の国。 会議の音声、文字起こし、翻訳、要約、感情ラベル、アカウント情報、課金情報を含む個人情報は、アメリカ合衆国に移転され、同国で取り扱われます。第11項に挙げたプロバイダーはいずれも米国に設立された会社であるため、すべてについて名称を挙げるべき国は米国です。米国に設立された会社である Fly.io は、キャプチャリレーのマシンを nrt リージョン、すなわち東京で稼働させています。同意がある場合に限り、PostHog は当社のサーバーから4つの製品利用統計のイベントを米国のクラウドで受け取り、Google（EEA・英国・スイスでは Google Ireland Limited、それ以外では Google LLC）はあなたのブラウザからサイトのアクセス解析のデータを受け取り、米国で処理します。

すべてのプロバイダーから、具体的なデータの所在地について書面での確認を得ているわけではありません。また、各社が内部でどのように再委託しているかを、当社が把握していると主張するつもりもありません。あるプロバイダーから、その取り扱いが別の場所で行われていると知らされた場合には、本項の国名をその国に改めます。

米国の制度。 米国には、個人情報保護法に相当する包括的な連邦データ保護法はありません。保護は、分野別の連邦法、カリフォルニア州消費者プライバシー法などの州法、および各社が自ら公表したプライバシーに関する約束を連邦取引委員会が執行することによって与えられています。日本にあるような、独立した国レベルのデータ保護監督機関は存在しません。米国の公的機関は、その管轄に服する企業が保有するデータの提出を強制することができ、その要件および手続は日本法と異なります。米国は、個人情報保護法第28条第1項に基づき同等の水準にあると認められた国ではありません。

移転先が講ずる措置。 当社は、各プロバイダーが公表しているデータ処理条件と、各社が公表しているセキュリティ対策に依拠しています。個人情報保護法上、個人情報取扱事業者に求められる措置に相当する措置を課す契約条項を、すべてのプロバイダーとの間で確認した当社自身の記録は、まだ完成していません。また、同法が想定する定期的な確認の記録も完成していません。裏付けを示せない保護措置を主張するのではなく、その事実をお伝えします。

特定の移転先が講ずる措置に関する情報は、privacy@voxtiva.com にご請求いただければ提供します。

A.5 保有個人データに関する公表事項（個人情報保護法第32条）

• 事業者の名称および住所、ならびに代表者の氏名： A.1 に記載しています。
• すべての保有個人データの利用目的： A.2 に記載しています。
• 開示、訂正、追加、削除、利用の停止、第三者への提供の停止、および第三者提供記録の開示の請求に応じる手続： privacy@voxtiva.com までご連絡ください。何を請求するかと、当該データを特定できるだけの情報をお知らせください。本人確認のために必要なものを当社からお伝えし、30日以内に回答します。複雑な請求のためにそれ以上の期間が必要な場合は、その期間内にその旨をお知らせします。手数料はいただきません。
• 苦情の申出先： privacy@voxtiva.com です。これは第32条第1項第4号が求める苦情の申出先であり、プライバシーに関する連絡先と同じメールアドレスです。日本の監督機関である個人情報保護委員会に申し出ることもできます。
• 安全管理措置： 第14項に要約しています。これには外的環境の把握に基づく措置が含まれます。当社のデータは日本国外、主として米国に保管されているため、安全管理措置が十分かどうかを評価する際には、A.4 に記載した同国の個人情報の保護に関する制度を考慮しています。

A.6 匿名加工情報および仮名加工情報について

当社は、匿名加工情報および仮名加工情報を作成せず、利用せず、提供しません。

A.7 漏えい等の報告（個人情報保護法第26条）

第26条に基づく報告の対象となる個人データの漏えい等が発生した場合、当社は、個人情報保護委員会規則が定める期間内に、同委員会へ報告し、影響を受けた本人に通知します。

A.8 監督機関

個人情報保護委員会https://www.ppc.go.jp/

B.1 管理者は誰か

• 会議の内容（音声、文字起こし、翻訳、要約、パネルの質問と回答、参加者の氏名、感情ラベル、録音）については、会議を録音するかどうか、どの会議か、結果を誰が見るか、いつ削除するかをホストが決めます。当社はホストの指示に従って行動し、会議の内容を当社自身の目的で利用することはありません。したがって、意図している役割分担は、ホストが管理者、Voxtiva が第28条に基づく処理者です。
• それ以外のすべて（ホストのアカウントのデータ、課金、セキュリティおよび診断のデータ、アナリティクス、待機リスト）については、当社が管理者です。

これは第6.1項とあわせてお読みください。処理者としての役割分担は書面のデータ処理契約を前提とするものですが、当社はまだそれを公開しておらず、存在しないものがあるかのように装うつもりもありません。

B.2 第13条および第14条に基づく情報

• 管理者の身元および連絡先： 第1項。
• データ保護オフィサー： 選任していません。
• 目的および適法性の根拠： 第8項。
• 依拠している正当な利益： プラットフォームの表示名を文字起こしの行に付けることについての、録音するホストが誰が何を言ったかが分かる読みやすい記録を持つという利益、以前の会議に保存されたトーンラベルの保持・表示、サービスの安全性の維持、および障害の診断です。製品利用統計とサイトのアクセス解析は、正当な利益ではなく、あなたの同意に基づきます（第15項）。当社は、それぞれについて、影響を受ける方の権利と比較衡量しています。あなたは第21条に基づき、そのいずれにも異議を申し立てることができます。
• 提供先： 第11項。
• EEA および英国の外への移転： B.3。
• 保存期間： 第13項。会議の内容についての正直な答えは、ホストが削除するかアカウントを解約するまで保持する、というものです。
• あなたの権利： 第17項および B.4。
• あなた以外から取得したデータの取得元（第14条）： 参加者の場合、あなたの音声は会議そのものから取得しています。あなたの氏名と、あなたが発言中として示されたことは、ホストが録音している間に会議プラットフォームが表示していた内容、すなわち Chrome のウェブページ、またはホストの Mac 上の Microsoft Teams もしくは Zoom のデスクトップアプリのウィンドウから取得しています。氏名は、Voxtiva のパネルにあなたが入力した内容から取得することもあり、Mac アプリへの移行前に取得された会議では、会議プラットフォームの参加者一覧から取得しています。公開情報源やデータブローカーから取得したものではありません。
• データの提供が法令上または契約上の要件かどうか： ホストの場合、氏名とメールアドレスの提供はアカウントを持つために必要です。参加者の場合、あなたに求められるものは何もありません。録音を開始するのはホストです。

B.3 国際移転

当社は日本に拠点を置いています。日本は、EEA から日本の事業者への移転について欧州委員会の十分性認定を受けており、英国からの移転についても英国の十分性認定を受けています。当社への移転は、これによってカバーされます。

しかし、これは米国にある当社のプロバイダーへの再移転をカバーしません。それらについて当社は、各プロバイダーの標準的なデータ処理条件に依拠しており、それが第11項に記録した内容です。各社について具体的にどの第46条の保護措置が適用されるのかという当社自身の記録は、まだ完成していません。当社は、裏付けを示せない仕組みを主張することはしません。 privacy@voxtiva.com にお問い合わせいただければ、特定のプロバイダーについての現時点の状況をお伝えします。

B.4 あなたの権利

あなたには第17項の権利があり、加えて次の権利があります。

• 正確性または正当な利益をめぐる争いが解決するまでの間、取り扱いを制限する権利（第18条）。
• 当社の正当な利益に基づく取り扱いに異議を申し立てる権利（第21条）。異議が申し立てられた場合、あなたの権利に優越するやむを得ない正当な根拠を当社が示せない限り、当社は取り扱いを停止します。
• 法的効果またはそれに準ずる重大な影響を生じさせる、専ら自動化された取り扱いのみに基づく決定に服さない権利（第22条）。当社はそのような決定を行いません。 感情ラベル、要約、アシスタントの回答は人に示されるものであり、それ自体が決定を行うことはなく、当社が誰かについて決定を下すために用いることもありません。
• 監督機関に苦情を申し立てる権利。EEA 内の、お住まいの国、勤務先の国、または問題が起きたとお考えの国の監督機関に申し立てられます。英国では情報コミッショナー事務局（ico.org.uk）です。まず privacy@voxtiva.com へお知らせいただけると助かりますが、その義務はありません。

B.5 第27条の代理人は選任していません

当社は、GDPR第27条に基づくEU域内の代理人を選任しておらず、英国代理人も選任していません。 名前が入るべき場所を空欄のままにするのではなく、その事実をお伝えします。

これが実務上意味することは次のとおりです。あなたの国に、訪ねたり書面を送ったりできる現地の窓口はありません。日本にいる当社へ privacy@voxtiva.com からご連絡いただく必要があり、当社は回答します。これによってあなたの権利が減ることはなく、当社の義務が軽くなることもありません。また、ご自身の監督機関へ直接苦情を申し立てることも、これによって妨げられません。

B.6 AIに関する透明性：感情認識機能

規則（EU）2024/1689（AI法）第50条により、感情認識システムにさらされる人は、そのことを知らされなければなりません。

これがその通知です。動作した会議についての通知です。 現在の音声認識プロバイダーを採用する前に取得された会議では、Voxtiva が取得しているあいだ、その会議にいる全員の声に対して感情認識システムが動作していました。発話が終わるごとに、以前のプロバイダーは、声の響きから推定した感情を表すラベルを返しました。当社はそのラベルを、話者の識別子、時刻、言語とともに保存し、会議の動作中はサイドレールに「Tone（トーン）」としてホストと参加者に表示していました。それらの会議の記録には今も表示されています。現在使用しているプロバイダーはそのようなラベルを返さないため、現在取得される会議では生成されません。

この推定は、音声の音響的な特徴から行われたものです。誰かが実際に感じていることを測定したものではなく、誤ることもあります。訛り、体調不良、疲労、質の悪いマイク、背景の雑音、話し方の文化的な違いのいずれもが結果に影響します。トーンの表示を、その人についての事実として扱わないでください。

保存されたラベルを消したい場合、ホストは会議を削除すればラベルも消去されます。または privacy@voxtiva.com までご連絡いただければ、当社で削除します。

当社はまた、第50条がAI生成コンテンツについて求めるとおり、翻訳、要約、アクションアイテム、ハイライト、アシスタントの回答がAIモデルによって生成されたものであり、人が書いたものでも人が確認したものでもないことをお知らせします。

C.1 カリフォルニア州：個人情報のカテゴリー（CCPA/CPRA）

本ページ冒頭の日付より前の12か月間において、当社は、Cal. Civ. Code § 1798.140(v) に基づく次のカテゴリーの個人情報を取得しています（あなたが本サービスを利用した場合には取得します）。

当社は各カテゴリーを第13項に記載した期間保持します。会議の内容については、ホストが削除するかアカウントを解約するまで、ということになります。

C.2 販売および共有

当社は個人情報を販売せず、文脈横断的行動広告のために共有もしません。 これらの用語は、CPRA により改正された CCPA における定義によります。直近12か月間に、そのようなことを行ったこともありません。16歳未満の未成年者の個人情報を販売または共有することもありません。

販売も共有も行わないため、当社のサイトに「Do Not Sell or Share My Personal Information」のリンクはありません。方針が変わる場合は、変わる前にリンクを設けます。

C.3 機微な個人情報

会議の音声は音声情報であり、話される内容によっては、機微な個人情報が容易に含まれ得ます。健康に関する情報、労働組合への加入、在留資格、性的指向、人種的または民族的な出自、通信の内容などです。

当社は、機微な個人情報を、あなたまたはホストが求めたサービスの提供のためにのみ利用し、開示します。 すなわち、会議の文字起こし、翻訳、要約、および会議に関する質問への回答のため、ならびにセキュリティと障害の診断のためです。当社は、消費者の特性を推定するためにこれを利用することはありません。ただし第5.6項に記載した、以前のプロバイダーが取得した会議に保存された感情ラベルは例外で、これは声の響きから推定されたものであり、それらの会議に今も表示されています。それでもなお、privacy@voxtiva.com にご連絡いただくことで、機微な個人情報の利用の制限を請求できます。

音声紋（ボイスプリント）について。 話者の分離は、文字起こしに誰が話したかを示せるようにするために、1つの会議の中の音声をまとめるものです。当社は、会議をまたいで個人を識別する音声紋を作成しておらず、音声紋のデータベースも保有していません。

1つだけ、お伝えできないことがあります。 Soniox を採用する前に取得された会議を処理したプロバイダーである Modulate.ai が、自社のサービスの内部で独自の話者埋め込み（スピーカー・エンベディング）を生成していたかどうか、生成していたとしてそれをどう扱ったかは、当社のコードからは見えません。当社は問い合わせましたが、まだ書面での回答を得ていないため、その可能性を排除することはできません。これは本項の機微な個人情報の分析と、C.6 のイリノイ州に関する立場に関わります。当社が把握しているかのように受け取られるより、把握していないとお伝えします。

C.4 カリフォルニア州における、あなたの権利

あなたは当社に次のことを請求できます。

• 当社が取得、利用、開示し、（仮に行うとすれば）販売または共有する個人情報について、カテゴリーごとに、また当社が保有する具体的な内容として知ること。
• 当社が保有するあなたの個人情報を削除すること。
• 不正確な個人情報を訂正すること。
• 機微な個人情報の利用および開示を制限すること。
• 販売または共有からオプトアウトすること。当社はいずれも行っていないため、現時点では該当しません。

privacy@voxtiva.com までご連絡ください。当社は10営業日以内に受領をご連絡し、45日以内に回答します。理由をお伝えしたうえで、さらに45日を1回に限り延長することがあります。これらの権利を行使したことを理由に、あなたを不利に取り扱うことはありません。 授権代理人が書面による証明を提出し、あなたご本人が直接その旨を確認した場合には、代理人があなたのために行動できます。

アカウントを持たない参加者の方についても、当社は請求に対応できます。該当する会議を特定できるよう、会議の日付と、会議のタイトルまたはPINをお知らせください。

C.5 その他の州のプライバシー法および「Shine the Light」

包括的な消費者プライバシー法のある州（バージニア州、コロラド州、コネチカット州、ユタ州、テキサス州、オレゴン州、モンタナ州を含みます）にお住まいの場合、あなたにはおおむね C.4 に記載した権利があります。すなわち、アクセス、削除、訂正、ポータビリティ、およびターゲティング広告・販売・一定のプロファイリングからのオプトアウトです。当社はターゲティング広告を行わず、販売も行わず、法的効果またはそれに準ずる重大な影響を生じさせるプロファイリングも行いません。ご連絡先は同じく privacy@voxtiva.com です。お住まいの州が拒否に対する不服申立ての権利を認めている場合は、その旨をメールに書いてください。不服申立てとして扱い、書面で回答します。

カリフォルニア州の「Shine the Light」（Cal. Civ. Code § 1798.83）。 当社は、第三者がその第三者自身のダイレクトマーケティングの目的で利用するために個人情報を開示することはありません。書面での確認をご希望の場合は privacy@voxtiva.com までお問い合わせください。

C.6 録音に関する法律：米国で会議を録音する前にお読みください

Voxtiva は会話を録音します。米国ではこれは規制の対象であり、ルールは州によって異なります。あなたがホストであれば、これはあなたの責任であり、当社の責任ではありません。

連邦法および大半の州は、当事者の一方の同意があれば通話を録音できるとしています。相当数の州は、全当事者の同意を求めています。主なものは次のとおりです。

• カリフォルニア州（Cal. Penal Code § 632）。秘密性のある通信の録音には全当事者の同意が必要です。刑事罰に加え、私人による訴権があります。
• イリノイ州（720 ILCS 5/14-2）。全当事者の同意なく私的な会話を盗聴することは犯罪です。
• ワシントン州（RCW 9.73.030）。私的な通信の録音には全当事者の同意が必要です。刑事上および民事上の責任が生じ得ます。
• ペンシルベニア州（18 Pa. C.S. § 5703）。口頭または電子的な通信の傍受には全当事者の同意が必要です。
• フロリダ州（Fla. Stat. § 934.03）。全当事者の同意が必要で、刑事罰があります。

参加者の誰かがこれらの州にいる場合、または全員の所在が分からない場合は、開始前に全員から口頭で同意を得て、その同意を録音に残してください。会議の冒頭での告知は告知であって、全当事者の同意を求める州では、それ自体は同意にはなりません。

イリノイ州 BIPA（740 ILCS 14）。 イリノイ州は「音声紋（voiceprint）」を生体識別子として扱い、その取得の前に書面による告知と書面による同意を求めています。私人による訴権と、違反1件ごとの法定損害賠償が定められています。C.3 に記載したとおり、当社は会議をまたいで個人を識別する音声紋を作成しておらず、音声紋のデータベースも保有していません。当社の連鎖に連なるいずれかのプロバイダーが会議の音声から音声紋を生成している場合、イリノイ州の参加者について BIPA が適用されます。 C.3 に記載したとおり、当社は、以前の会議を処理したプロバイダーについて、その可能性をまだ排除できていません。イリノイ州の参加者がいる会議を録音する場合は、事前に助言を受けてください。

本項のいずれも、あなたに対する法的助言ではありません。本製品が、複数の州の法律が厳しく規制している行為を行っているという警告です。

お問い合わせ

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
Branz Yonbancho 503, 2-4 Yonbancho, Chiyoda-ku, Tokyo 102-0081, Japan
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
+81 90 6299 5920

プライバシー、本人からの請求および苦情：privacy@voxtiva.com

その他すべて：hello@voxtiva.com

当社は欧州連合および英国に代理人を有していません。日本の当社までご連絡ください。