Politique de confidentialité

La version courte

L'application Voxtiva pour Mac, installée sur l'ordinateur de l'organisateur, capte l'audio de votre réunion en ligne ; Voxtiva note ce qui s'y dit et le traduit. Voici le résumé honnête, en 60 secondes. Le détail figure plus bas, et c'est le détail qui fait foi.

1. Nous enregistrons et transcrivons tout le monde dans la réunion, y compris des personnes qui ne se sont jamais inscrites à Voxtiva et n'ont jamais rien accepté auprès de nous. Leur voix, leurs paroles, leurs traductions et leur nom sont captés.
2. Uniquement l'audio. Nous n'enregistrons ni la vidéo d'un appel ni votre écran. Il existe une seule exception, étroite : un mode de diagnostic des pannes, désactivé par défaut, expliqué à la section 5.1.
3. L'audio de votre réunion part vers des sociétés situées hors du Japon. Il est diffusé en direct vers Soniox pour la reconnaissance vocale. Le texte obtenu est envoyé à DeepInfra pour la traduction, les points clés, les réponses et le résumé de fin de réunion.
4. Nous conservons un enregistrement audio de la réunion, ainsi que la transcription, la traduction, le résumé et les questions posées au panneau.
5. Les réunions plus anciennes portent des étiquettes d'émotion conservées ; les réunions captées aujourd'hui n'en ont pas. Pour les réunions captées avant que nous adoptions notre prestataire de reconnaissance vocale actuel, le prestataire d'alors renvoyait une étiquette d'émotion pour chaque prise de parole achevée ; nous la stockions et l'affichions sous le libellé « Tone ». Ces étiquettes sont encore affichées sur ces réunions. Le prestataire que nous utilisons aujourd'hui ne renvoie pas de telles étiquettes.
6. Rien ne s'efface tout seul. Il n'y a aucune expiration automatique, et aucune n'est en cours de développement. Le contenu des réunions reste en place jusqu'à ce que l'organisateur supprime la réunion ou ferme son compte.
7. C'est l'organisateur qui a la main sur l'enregistrement, et c'est lui, pas nous, qui doit prévenir les participants et recueillir le consentement exigé par la loi là où ils se trouvent.
8. Nous ne vendons pas vos données et nous n'utilisons aucun traceur publicitaire.
9. Vous pouvez nous demander vos données ou leur suppression, que vous ayez ou non un compte. Écrivez à privacy@voxtiva.com.

Si vous participez à une réunion Voxtiva et que vous ne voulez pas être enregistré, dites-le à l'organisateur. Il peut arrêter la capture dans l'application Mac, et la capture cesse immédiatement.

1. Qui nous sommes

Voxtiva est exploité par :

Points de contact :

Nous sommes une société établie au Japon et nulle part ailleurs. Nous n'avons aucun établissement dans l'Union européenne, dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ni aux États-Unis. Nous n'avons pas désigné de représentant dans l'Union au titre de l'article 27 du RGPD, et nous n'avons pas désigné de représentant au Royaume-Uni. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. L'annexe B explique ce que cela signifie pour les personnes situées dans l'EEE et au Royaume-Uni.

Dans cette politique, « nous » et « Voxtiva » désignent Senolytic Lab LLC.

2. Les mots que nous employons

• Organisateur. La personne titulaire d'un compte Voxtiva qui lance une réunion. Les organisateurs se connectent et sont nos clients.
• Participant (ou « invité »). Toute autre personne présente dans la réunion. Les participants n'ont pas de compte. S'ils ouvrent le panneau Voxtiva, ils le font avec un code PIN à six chiffres, pas avec un identifiant de connexion.
• Destinataire d'un partage. Une personne que l'organisateur a invitée après coup par e-mail, et qui dispose de son propre compte Voxtiva, pour consulter une réunion terminée.
• Visiteur. Toute personne qui lit voxtiva.com sans se connecter.

3. Ce qui arrive à une réunion, dans l'ordre

1. L'organisateur lance une réunion dans Voxtiva et nous communique le lien de la réunion, un titre et deux langues. La capture passe par l'application Voxtiva pour Mac installée sur l'ordinateur de l'organisateur.
2. Google Meet, Microsoft Teams et Zoom fonctionnent tous de la même manière : l'application Voxtiva pour Mac capte l'audio de l'appel sur le Mac de l'organisateur. Rien ne rejoint l'appel en tant que participant, rien ne s'affiche dans le chat de la réunion, et aucun compte de plateforme de réunion n'a besoin d'être connecté à Voxtiva. L'annonce faite par l'organisateur constitue l'information donnée aux participants.
3. Les réunions captées avant que l'application Mac ne devienne le seul chemin de capture utilisaient un autre mécanisme : Voxtiva rejoignait les appels Google Meet et Microsoft Teams comme participant visible et nommé, et publiait un avis dans le chat de la réunion ; sur Zoom, Voxtiva ne rejoignait pas l'appel — l'organisateur connectait son propre compte Zoom et Zoom nous diffusait l'audio de la réunion via ses Real-Time Media Streams. Les réunions enregistrées par ces méthodes restent consultables dans le tableau de bord.
4. Nous captons uniquement l'audio de l'appel. L'application Mac le convertit en 16 kHz mono et le diffuse, sur une connexion chiffrée, vers notre relais de capture, qui le transmet à notre prestataire de reconnaissance vocale.
5. Cet audio est diffusé en direct, sur une connexion chiffrée, vers Soniox Inc. aux États-Unis, qui convertit la parole en texte et nous le renvoie avec le locuteur, la langue détectée et le minutage de chaque prise de parole.
6. Pendant l'enregistrement, Voxtiva lit aussi dans la réunion les noms affichés des participants et le participant que la plateforme montre en train de parler. Il s'en sert pour mettre un nom sur les lignes de la transcription. La section 5.8 explique d'où viennent ces noms et où ils vont.
7. Le texte est envoyé à DeepInfra, qui fait tourner les modèles d'IA produisant la traduction, les points clés en direct, les réponses aux questions posées dans le panneau et le résumé de fin de réunion.
8. La transcription, la traduction, les étiquettes de locuteur, les noms des participants, les étiquettes d'émotion conservées et une copie de l'audio de la réunion sont écrites dans notre base de données et notre stockage de fichiers, exploités par Convex.
9. À la fin de la réunion, un résumé est généré et, sauf si l'organisateur l'a désactivé, il lui est envoyé par e-mail via Resend.

Pendant l'appel, le relais conserve l'audio dans un fichier chiffré sur son disque pour pouvoir récupérer l'enregistrement si la connexion est interrompue. Dès que le stockage confirme l'envoi de l'enregistrement, le relais inscrit la suppression sur son disque et abandonne sa copie en mémoire. En arrière-plan, il réécrit le fichier sans l'audio de cette réunion, puis remplace l'ancien fichier, normalement en quelques secondes. S'il redémarre avant la fin, il termine l'effacement au redémarrage et supprime les copies temporaires laissées sur son disque. L'audio est ainsi retiré des fichiers du relais ; comme sur tout disque, les blocs libérés ne sont pas réécrits un par un. La copie que nous gardons ensuite est un fichier audio mono 16 kHz — en WAV sur le chemin de capture actuel ; les réunions captées avant le passage à l'application Mac conservent un MP3 compressé (mono, 16 kHz, 24 kbps) — pour que l'organisateur puisse rejouer un passage à côté de la transcription. C'est une copie de relecture, pas un enregistrement de référence.

Les réunions captées avant le passage à l'application Mac ont été transcrites par un autre prestataire, Modulate.ai, qui renvoyait aussi des étiquettes d'émotion et d'accent. La section 5.6 explique ce qu'elles sont devenues.

3.1 Chrome Meeting Companion

L'extension facultative Voxtiva Meeting Companion relie les pages de réunion Google Meet, Microsoft Teams et Zoom Web prises en charge dans Chrome à l'application Voxtiva sur le même Mac. Après votre accord aux autorisations d'installation de Chrome, l'observation des réunions est automatiquement activée sur ces sites. La fenêtre de l'extension indique l'état de la connexion locale ; elle ne propose pas d'interrupteurs par site. Masquer les notifications de détection dans Voxtiva pour Mac ne désactive ni l'observation ni la synchronisation du microphone.

L'extension traite uniquement les données de navigateur suivantes :

• l'URL de la réunion, la visibilité et le focus de sa page, et son état : avant connexion, en cours, terminée ou inconnu ;
• l'état de la commande du microphone de l'utilisateur ;
• les noms affichés des participants tels que la page les montre, l'identifiant que la plateforme attribue à chaque participant lorsque la page en contient un, et le nombre de participants que la page indique ;
• le participant que la page montre en train de parler ;
• un identifiant aléatoire et opaque du profil Chrome, les identifiants de l'onglet, du cadre et du document exacts, ainsi que l'état local de l'observateur et les métadonnées de fraîcheur.

Pendant que Voxtiva enregistre cette réunion, l'extension envoie les noms des participants, leurs identifiants de plateforme et le participant montré en train de parler à l'application Voxtiva sur le même Mac. L'application s'en sert pour mettre des noms sur les lignes de la transcription, comme l'explique la section 5.8 : ces données quittent donc votre ordinateur. La section 5.8 indique où elles sont conservées et pendant combien de temps. Les observations ordinaires transmettent un identifiant de réunion dérivé de SHA-256 plutôt que l'URL brute. Si vous choisissez Start listening, l'extension ouvre la page de démarrage sécurisée de Voxtiva avec l'URL de la réunion pour vous permettre de la confirmer et de la configurer. L'identifiant aléatoire distingue les profils Chrome ; il n'identifie pas une personne.

L'extension ne lit pas les sous-titres, messages de chat, transcriptions, sons ou vidéos de la réunion, écrans ou frappes au clavier. Elle ne démarre pas l'enregistrement automatiquement. Pour une réunion explicitement liée, la synchronisation et une action demandée de coupure ou de réactivation du microphone peuvent continuer lorsque cet onglet précis est en arrière-plan. Un état récent et non ambigu de la page reste nécessaire. Fermer l'onglet ou la fenêtre de la réunion, ou perdre la connexion entre l'extension et Voxtiva pour Mac, coupe le microphone de Voxtiva. Un état de page périmé ou inconnu, où l'extension est toujours connectée mais où l'état de la page ne peut pas être lu, ne modifie jamais à lui seul l'état du microphone : Voxtiva conserve l'état dans lequel il se trouvait déjà et attend un état de page récent et non ambigu avant toute réactivation commandée par la page. Vos propres boutons permettant de couper et de réactiver le microphone dans Voxtiva pour Mac agissent toujours immédiatement. Un état périmé ou inconnu n'est ni une autorisation de réactiver le microphone ni une preuve que la réunion est terminée. En cas de doute, vérifiez l'état du microphone dans Voxtiva pour Mac.

L'état de l'observateur et l'identifiant aléatoire du profil restent dans Chrome jusqu'à l'effacement du stockage de l'extension ou sa désinstallation. Les observations de page restent seulement en mémoire pendant la session Chrome et la durée de vie du document concerné. La communication avec l'application Mac utilise Chrome Native Messaging et un socket local du même utilisateur ; les échanges web externes utilisent HTTPS.

Nous utilisons ces données uniquement pour détecter les réunions, afficher la personne qui parle sur la page, synchroniser le microphone et, pendant que Voxtiva enregistre la réunion, mettre des noms sur les lignes de la transcription. Nous ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour la publicité ou des décisions de crédit. Des personnes ne peuvent les lire que dans deux cas : les noms des participants figurent sur la transcription de la réunion pour les personnes qui peuvent voir cette réunion, et sinon uniquement si la loi ou une enquête d'assistance ou de sécurité demandée par l'utilisateur le permet. Notre utilisation des informations reçues de Chrome respecte la Chrome Web Store User Data Policy, y compris ses exigences Limited Use.

4. Ce que nous collectons, selon votre rôle

4.1 Si vous êtes organisateur

• Identité issue de la connexion. Vos nom et adresse e-mail, ainsi qu'un identifiant d'utilisateur interne, fournis par notre prestataire d'authentification WorkOS lorsque vous créez un compte ou vous connectez.
• Préférences. La langue de votre interface, les deux langues de réunion que vous utilisez, la langue dans laquelle l'assistant du panneau vous répond, votre réglage d'affichage de la transcription, votre fuseau horaire, et si vous souhaitez ou non recevoir l'e-mail de résumé après la réunion.
• Les réunions que vous créez. Le lien de la réunion, le titre, le code PIN à six chiffres, les deux langues, la plateforme, les heures de début et de fin, le temps de parole par locuteur, et le dossier dans lequel vous l'avez classée le cas échéant.
• Facturation. Votre formule, la périodicité de facturation, la devise, l'état de l'abonnement, l'état de la période d'essai, et l'identifiant de votre fiche client chez Stripe. Les numéros de carte ne nous parviennent jamais. Vous les communiquez directement à Stripe.
• Connexion Zoom, si vous en avez établi une avant le passage à l'application Mac. Vos identifiants d'utilisateur et de compte Zoom, l'adresse e-mail et le nom affiché de ce compte Zoom, les autorisations que vous avez accordées, ainsi que vos jetons d'accès et de rafraîchissement Zoom. Ces deux jetons sont chiffrés avant d'être stockés. La connexion de compte Zoom n'est plus proposée ; révoquer l'accès de Voxtiva dans le Zoom App Marketplace supprime les identifiants que nous détenons, et vous pouvez aussi nous écrire à privacy@voxtiva.com pour que nous les supprimions.
• La connexion d'agenda, si vous en connectez un. Si vous connectez un agenda Google ou Microsoft, nous conservons les événements décrits à la section 4.5 et les jetons qui nous permettent de les lire.
• Votre choix concernant les statistiques produit. Si vous avez autorisé ou refusé les statistiques produit, à quel moment, et, tant que vous les autorisez, un identifiant de consentement aléatoire. Nous le conservons avec votre compte. Voir la section 15.
• Tout ce qui figure à la section 5, pour chaque réunion que vous enregistrez.

4.2 Si vous êtes participant ou invité

Vous ne vous êtes inscrit à rien : c'est donc la partie qui compte le plus.

• Votre voix, aussi longtemps que la capture est en cours.
• Ce que vous avez dit, sous forme de texte, dans la langue dans laquelle vous l'avez dit.
• Une traduction de ce que vous avez dit dans l'autre langue de la réunion.
• Pour les réunions captées avant l'adoption de notre prestataire de reconnaissance vocale actuel, une étiquette décrivant l'émotion que le prestataire d'alors entendait dans votre voix, stockée avec la réunion et encore affichée sur celle-ci. Voir la section 5.6.
• Votre nom, tel que vous l'avez tapé vous-même si vous ouvrez le panneau Voxtiva et saisissez un nom.
• Le nom affiché que la plateforme de réunion montre pour vous, et les moments où elle vous montre en train de parler, lus pendant que l'organisateur enregistre la réunion. Nous nous en servons pour mettre votre nom sur les lignes que vous avez prononcées. Voir la section 5.8. Les réunions captées avant le passage à l'application Mac peuvent aussi porter des noms lus dans la liste des participants de la plateforme par la méthode de capture utilisée à l'époque.
• L'identifiant que la plateforme vous attribue. Pendant l'enregistrement, il circule avec votre nom dans l'application Voxtiva et dans notre relais de capture, et figure aussi dans leurs copies de secours chiffrées, décrites à la section 5.8. Notre base de données n'en garde qu'une empreinte à clé, calculée avec un secret différent pour chaque réunion.
• Votre temps de parole, et les lignes qui vous sont attribuées.
• Tout ce que vous saisissez dans le panneau Voxtiva, y compris les questions posées à l'assistant et les notes ou signalements que vous attachez à une ligne de la transcription, ainsi que les réponses que vous recevez.
• Une session d'accès dans votre navigateur, si vous saisissez le code PIN. Nous stockons une empreinte SHA-256 d'un jeton d'accès aléatoire, jamais le jeton lui-même, ainsi que le nom que vous avez saisi. Votre navigateur conserve le jeton, plus deux cookies contenant votre nom et votre choix d'affichage de la traduction.

Le prestataire de reconnaissance vocale d'alors détectait également votre accent et nous renvoyait cette étiquette. Nous ne l'avons jamais stockée et elle n'est affichée nulle part dans le produit. Le prestataire que nous utilisons aujourd'hui ne renvoie pas de telle étiquette.

4.3 Si vous êtes destinataire d'un partage

Si un organisateur invite votre compte Voxtiva à consulter une réunion terminée, nous stockons l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée, l'adresse e-mail et le nom affiché de votre compte, et le fait que l'organisateur vous ait ou non autorisé à écouter l'enregistrement et à poser des questions à l'assistant.

4.4 Si vous êtes visiteur de voxtiva.com

• Rien que vous soyez obligé de nous donner, sauf si vous créez un compte ou vous inscrivez sur la liste d'attente.
• Liste d'attente. Si vous vous inscrivez sur la liste d'attente du pilote, nous stockons votre adresse e-mail et la page depuis laquelle vous vous êtes inscrit.
• Cookies et stockage du navigateur. Un cookie de langue posé par notre système de traduction, un cookie de devise si vous changez la devise d'affichage des prix, et votre réponse au bandeau des statistiques. Voir la section 15.
• Google Analytics, uniquement si vous cliquez sur Accepter les statistiques. Les pages publiques que vous consultez, une provenance limitée, et le fait que vous vous soyez inscrit sur la liste d'attente, envoyés par votre navigateur à Google avec deux cookies Google Analytics. Voir la section 15.
• Votre navigateur télécharge des polices web auprès de Google, ce qui communique votre adresse IP à Google. Voir la section 15.
• Journaux serveur et journaux d'erreurs. Les journaux de requêtes ordinaires conservés par nos hébergeurs et, lorsque la surveillance des erreurs est activée, les erreurs non interceptées ainsi qu'un échantillon de 10 % des traces de performance envoyés à Sentry.

4.5 Si vous connectez un agenda

Connecter un agenda est facultatif. Vous le faites dans les Réglages avec « Connecter Google Agenda » ou « Connecter Agenda Microsoft », et vous pouvez vous déconnecter à tout moment avec « Déconnecter ».

Ce que nous lisons. Un accès en lecture seule à vos événements et à la liste de vos agendas, ainsi que l'adresse e-mail du compte d'agenda. Nous ne pouvons rien créer, modifier ni supprimer dans votre agenda.

Ce que nous conservons, pour chaque agenda que vous laissez sélectionné :

• Le titre de l'événement, limité à 200 caractères, ses heures de début et de fin, et le nom de son agenda.
• Le lien de réunion en ligne, uniquement si l'événement contient un lien Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.
• Des identifiants qui nous permettent de reconnaître le même événement à la synchronisation suivante, et un code haché pour une série récurrente. Nous ne conservons pas l'identifiant de la série lui-même.
• Le nom de vos agendas et ceux que vous avez sélectionnés, ainsi que l'adresse e-mail du compte d'agenda, pour que les Réglages indiquent quel compte est connecté.
• Vos jetons d'accès et d'actualisation, chiffrés avant d'être enregistrés.

Ce que nous lisons sans le conserver. Nous regardons la description et le lieu de l'événement uniquement pour y trouver un lien de réunion, et votre propre réponse uniquement pour écarter les événements que vous avez refusés. Nous ne conservons jamais les descriptions, les lieux ni la liste des participants. Une exception concerne les adresses e-mail : Google utilise souvent l'adresse e-mail du propriétaire d'un agenda comme identifiant de cet agenda, si bien qu'un agenda qu'une autre personne partage avec vous peut être enregistré sous son adresse e-mail. Nous l'utilisons uniquement pour distinguer vos agendas. Nous ignorons les événements sur toute la journée, les événements annulés et les absences, et pour les agendas Google également les plages de concentration, les lieux de travail et les anniversaires.

Quelle quantité, et pour combien de temps. Chaque synchronisation lit les événements de 24 heures en arrière à 14 jours en avant et remplace ce que nous avions enregistré ; les événements terminés disparaissent donc. Désélectionner un agenda supprime ses événements. Se déconnecter supprime la connexion, tous les événements enregistrés et les deux jetons et, pour un agenda Google, demande aussi à Google de révoquer notre accès. La fermeture de votre compte supprime les mêmes données. Vous pouvez aussi retirer l'accès de Voxtiva à tout moment dans les paramètres de votre compte Google ou Microsoft.

À quoi nous l'utilisons. Uniquement pour afficher vos prochaines réunions dans Voxtiva, vous prévenir avant le début d'une réunion, donner à une réunion le nom de son événement quand vous appuyez sur Start, et classer ensemble les réunions d'une même série. Un événement d'agenda ne lance jamais d'enregistrement. Rien n'est enregistré tant que vous n'appuyez pas sur Start.

Où cela va. Quand vous lancez une réunion depuis un événement d'agenda, son titre devient le titre de la réunion et en fait partie, comme un titre que vous auriez saisi : il figure dans votre e-mail de résumé si vous l'avez activé, les personnes avec qui vous partagez la réunion le voient, et il peut être envoyé à DeepInfra quand vous interrogez l'assistant sur vos réunions (section 11). Quand vous cliquez sur « Ouvrir la réunion », votre navigateur ou votre application de réunion ouvre le lien de réunion de l'événement. Rien d'autre lu dans votre agenda ne quitte Voxtiva. Nous ne vendons pas les données d'agenda, ne les utilisons pas pour la publicité et ne les utilisons pas pour entraîner ou améliorer des modèles d'IA, et personne chez Voxtiva ne les lit, sauf si vous nous le demandez, si c'est nécessaire pour la sécurité ou pour enquêter sur un abus, ou si la loi l'exige.

Données utilisateur Google. Voxtiva's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. (L'utilisation par Voxtiva, et le transfert vers toute autre application, des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée.)

5. Le contenu des réunions, en détail

5.1 Audio

Nous captons l'audio de l'appel. Nous ne captons pas la vidéo et nous ne captons pas les écrans. Il y a une seule exception, étroite, que vous devez connaître : il existe un mode de diagnostic destiné aux développeurs, pour analyser les pannes de capture. Il est désactivé par défaut, il ne peut être activé qu'avec une échéance fixée à deux heures au maximum, et dans ses réglages les plus poussés il enregistre périodiquement des captures d'écran de la page de la réunion sur le disque temporaire de la machine qui exécute cette réunion-là. Ces images peuvent montrer les vignettes vidéo des participants. Elles ne sont jamais transférées dans notre base de données et elles sont détruites avec la machine à la fin de la réunion.

L'enregistrement de la copie audio de réécoute de la réunion est actif, sauf s'il est désactivé dans notre configuration.

5.2 Transcriptions

Chaque prise de parole est notée dans la langue dans laquelle elle a réellement été prononcée ; la langue est détectée prise de parole par prise de parole, et personne ne choisit une langue pour toute la salle. Chaque ligne stockée porte le texte, un identifiant et une étiquette de locuteur, des horodatages, la langue détectée et la langue cible vers laquelle la ligne a été traduite.

5.3 Traductions

Une réunion comporte exactement une paire de langues de traduction, une langue principale et une langue secondaire, choisies par la personne qui lance la réunion. Si une ligne a été prononcée dans la langue principale, elle est traduite vers la langue secondaire. Sinon, elle est traduite vers la langue principale. Toutes les personnes présentes voient la même et unique traduction. Un invité ne peut pas choisir sa propre langue de traduction ; le seul réglage dont il dispose est l'affichage ou non de la ligne traduite.

Pour traduire une ligne, nous envoyons à DeepInfra cette ligne ainsi qu'une fenêtre glissante des lignes précédentes de la même réunion, à titre de contexte.

5.4 Résumés, actions à mener et points clés

À la fin d'une réunion, nous envoyons l'intégralité de la transcription, avec les étiquettes de locuteur, à DeepInfra en une seule requête, et nous stockons ce qui nous revient : un résumé, une liste d'actions à mener comportant chacune un responsable et une description, et un projet d'e-mail. Pendant une réunion en direct, nous envoyons également à DeepInfra, toutes les cinq minutes, une fenêtre de cinq minutes de transcription, afin d'en extraire des points clés : chiffres, noms, dates et décisions.

5.5 Questions et réponses

Lorsqu'une personne pose une question au panneau Voxtiva, nous stockons la question, le nom qui y est attaché, la réponse, et les références des lignes de transcription utilisées pour répondre. La question et les passages pertinents de la transcription sont envoyés à DeepInfra pour produire la réponse.

Il existe une seconde fonctionnalité, plus large. L'assistant du tableau de bord permet à un organisateur de poser une question portant sur l'ensemble de ses réunions passées. Dans ce cas, nous cherchons dans ses réunions et nous envoyons à DeepInfra, en une seule requête, des extraits provenant de jusqu'à huit réunions passées différentes, accompagnés des résumés de ces réunions, soit jusqu'à environ 36 000 caractères. Les participants de l'une de ces réunions n'auront pas connaissance de cet envoi.

5.6 Inférence des émotions

Nous consacrons à ce point une section à part plutôt que de l'enfouir ailleurs.

Modulate.ai, le prestataire qui traitait les réunions captées avant que nous adoptions Soniox, pouvait déduire du son d'une voix des éléments qui allaient au-delà des mots. Deux d'entre eux étaient activés pour les réunions qu'il captait :

• Émotion. Pour chaque prise de parole achevée, ce prestataire renvoyait une étiquette d'émotion. Nous stockions cette étiquette avec la réunion, accompagnée de l'identifiant du locuteur, de l'horodatage et de la langue, et nous l'affichions à l'organisateur et aux participants sous le libellé « Tone » dans la colonne latérale pendant le déroulement de la réunion. Cette étiquette est encore stockée et affichée sur les enregistrements de ces réunions.
• Accent. Ce prestataire renvoyait également une étiquette d'accent. Nous la recevions et nous la jetions. Elle n'a jamais été ni stockée ni affichée.

Soniox, le prestataire que nous utilisons aujourd'hui, ne renvoie aucune étiquette de ce type. Aucune étiquette d'émotion ni aucun affichage « Tone » n'est produit pour les réunions captées aujourd'hui, et les étiquettes stockées restent attachées à la réunion plus ancienne à laquelle elles appartiennent, jusqu'à ce que celle-ci soit supprimée. Nous n'avons jamais activé la détection de deepfake de l'ancien prestataire, et nous n'avons jamais demandé qu'on y marque dans la transcription les informations personnelles ou les informations de santé.

L'inférence des émotions est un traitement d'une autre nature que le fait de noter des paroles. C'est une inférence portant sur l'état intérieur d'une personne, tirée de sa voix, dans un cadre professionnel, et portant sur des personnes qui n'ont pas choisi cet outil. Si vous êtes organisateur dans l'EEE ou au Royaume-Uni, lisez l'annexe B, section B.6, avant de vous fonder sur les étiquettes « Tone » stockées sur des réunions plus anciennes ou de les partager, et écrivez à privacy@voxtiva.com si vous voulez qu'elles soient supprimées.

5.7 Diagnostics de capture

Une fois par minute pendant une réunion, et à chaque dégradation de la capture, nous enregistrons des mesures de qualité audio : niveaux de signal, part de la fenêtre correspondant à un silence numérique, nombre de coupures, et toute action de rétablissement engagée. Ces lignes contiennent des chiffres, pas de la parole.

5.8 Noms lus sur la plateforme de réunion

Pendant que l'organisateur enregistre une réunion, Voxtiva lit deux choses sur la plateforme de réunion : les noms affichés des participants, et le participant que la plateforme montre en train de parler. Il s'en sert pour mettre un nom sur chaque ligne de la transcription au lieu de « Speaker 1 » ou « Speaker 2 ».

Où nous les lisons.

• Dans Chrome, l'extension Voxtiva Meeting Companion les lit sur la page web Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Voir la section 3.1.
• Sur le Mac, l'application Voxtiva les lit dans la fenêtre de réunion de l'application de bureau Microsoft Teams ou Zoom. Elle le fait par l'intermédiaire de l'Accessibilité de macOS, l'autorisation que l'application utilise déjà pour aligner son microphone sur celui de la réunion.

Où ils vont.

• L'extension envoie les noms, les identifiants que la plateforme attribue aux participants et le signal de prise de parole à l'application Voxtiva sur le même Mac. L'application, y compris pour ce qu'elle lit dans l'application de bureau Teams ou Zoom, les envoie à notre relais de capture, qui associe les noms aux lignes de la transcription.
• Pendant l'enregistrement de la réunion, l'application Voxtiva et le relais gardent chacun une copie de secours chiffrée, pour que rien ne soit perdu si la connexion est interrompue : l'application dans une mémoire tampon de secours sur le Mac, le relais dans son fichier de secours chiffré. Ces copies contiennent les noms et les identifiants tels que la plateforme les a fournis. L'application Mac supprime sa copie environ un jour après l'arrêt de l'enregistrement. Elle vérifie toutes les heures tant qu'elle est ouverte ; si elle est fermée à ce moment-là, elle supprime la copie à sa prochaine ouverture. Le relais retire les noms et les identifiants de son fichier dans un délai d'environ 11 minutes après les avoir reçus. Si le relais redémarre, son fichier reste chiffré et il est nettoyé dans la minute qui suit le redémarrage.
• Si l'organisateur retire les noms pendant que la réunion est encore enregistrée, notre relais de capture, dans un délai d'environ une minute, cesse d'accepter des noms pour cette réunion, retire ceux qu'il détient et demande à l'application Mac d'arrêter et de retirer sa copie. Si l'organisateur retire les noms après l'arrêt de l'enregistrement, l'application Mac n'est plus connectée et ne peut pas en être informée : sa copie est alors supprimée selon le calendrier indiqué ci-dessus, environ un jour après l'arrêt de l'enregistrement, avec une vérification toutes les heures tant que l'application est ouverte, ou à sa prochaine ouverture si elle est fermée à ce moment-là.
• Seule notre base de données, exploitée par Convex, les conserve durablement. Elle stocke les noms avec la réunion. Elle ne stocke chaque identifiant que sous la forme d'une empreinte à clé, calculée avec un secret différent pour chaque réunion, et non l'identifiant lui-même. Comme le secret change à chaque réunion, l'empreinte ne permet pas de relier une personne d'une réunion à l'autre.
• Un nom sur une ligne est montré à l'organisateur et à toutes les personnes à qui l'organisateur donne accès à la réunion, y compris les personnes qui ouvrent le panneau Voxtiva avec le code PIN de la réunion et les destinataires d'un partage.
• Les noms font partie de la transcription. Ils sont utilisés dans le résumé, les réponses aux questions et toute copie de la transcription téléchargée depuis la réunion. Ils parviennent donc à DeepInfra, et ils figurent dans l'e-mail de résumé envoyé à l'organisateur via Resend.

Quand une ligne reçoit un nom. Seulement lorsque ce que montre la plateforme ne laisse aucun doute sur la personne qui a parlé. Sinon, la ligne reste « Speaker 1 », « Speaker 2 », et ainsi de suite. Un nom peut tout de même être faux : l'organisateur peut donc corriger ou retirer n'importe quel nom de la réunion.

Combien de temps nous les conservons. Aussi longtemps que la transcription. Ils sont supprimés avec la réunion.

Si vous ne voulez pas que votre nom figure sur une réunion, voir la section 6.4.

6. Les personnes présentes dans votre réunion qui ne se sont jamais inscrites

La plupart des voix que nous traitons appartiennent à des personnes qui n'ont aucune relation avec nous. C'est la partie du service qui engage le plus de responsabilité.

6.1 Qui décide du sort d'un enregistrement

Pour le contenu des réunions, c'est l'organisateur qui décide : enregistrer ou non, quelle réunion, qui peut voir le résultat, et quand celui-ci est supprimé. Nous agissons sur instruction de l'organisateur et nous n'utilisons pas le contenu des réunions à nos propres fins. Nous ne l'utilisons pas pour entraîner des modèles (voir la section 12).

C'est nous qui décidons, et nous sommes donc responsable de traitement, pour nos propres données de compte, nos données de facturation, nos données de sécurité et de diagnostic, nos données statistiques et nos données marketing.

Nous ne publions pas encore de contrat de sous-traitance type. La répartition ci-dessus est la façon dont nous fonctionnons et dont nous nous décrivons, et l'article 28 du RGPD attend d'un client professionnel qu'il puisse nous y tenir par un contrat écrit énumérant les prestataires de la section 11. Ce contrat n'existe pas encore. Si vous êtes un client professionnel qui en a besoin, écrivez à privacy@voxtiva.com : nous traiterons la question directement avec vous plutôt que de vous renvoyer vers un document qui n'existe pas.

6.2 Ce que les participants voient réellement

• Sur le chemin de capture actuel, Voxtiva ne montre rien aux participants à l'intérieur de la réunion. L'application Voxtiva pour Mac capte l'audio de l'appel sur l'ordinateur de l'organisateur : Voxtiva n'apparaît donc pas dans la liste des participants, et il n'y a ni avis dans le chat de la réunion, ni indication de la plateforme signalant la présence de Voxtiva. Ce que l'organisateur dit aux participants constitue l'information.
• Votre nom peut apparaître sur la transcription sans aucun avis dans la réunion. Pendant l'enregistrement, Voxtiva lit les noms affichés par la plateforme et peut mettre le vôtre sur les lignes que vous avez prononcées (section 5.8). Rien dans la réunion ne vous l'indique. L'organisateur, et toute personne avec qui il partage la réunion, voit ces noms.
• Pour les réunions captées avant le passage à l'application Mac : sur Google Meet et Microsoft Teams, ainsi que sur le parcours de repli dans le navigateur pour Zoom, Voxtiva était un participant visible et nommé pendant toute la réunion et publiait un court avis dans le chat — avis qui pouvait être désactivé par configuration et échouer sans signal lorsque le chat ne pouvait pas être ouvert ; sur le parcours Zoom natif, c'est Zoom lui-même qui décidait de l'indication affichée en réunion signalant qu'une application recevait le média de la réunion. Ces signaux appartenaient au mécanisme de capture précédent et n'apparaissent plus.
• L'organisateur peut arrêter la capture à tout moment. La capture cesse immédiatement.

6.3 Ce que l'organisateur doit faire

Un avertissement ne vaut pas consentement. Il incombe à l'organisateur d'informer les participants que la réunion est enregistrée, transcrite et traduite, et de recueillir le consentement exigé par la loi là où ces participants se trouvent. Dans plusieurs juridictions, chaque participant doit donner son accord avant qu'un appel puisse être enregistré, et dans certains pays, enregistrer une conversation privée sans autorisation est une infraction pénale, et pas seulement une faute civile. Voir l'annexe C, section C.6, pour la situation aux États-Unis. Nous donnons aux organisateurs les moyens d'informer. Nous ne pouvons pas recueillir le consentement à leur place.

6.4 Si vous êtes participant et souhaitez la suppression de vos données

Demandez d'abord à l'organisateur. Il peut supprimer la réunion depuis son tableau de bord, ce qui efface la transcription, la traduction, le résumé, le chat, les notes, les fiches de participants, les étiquettes d'émotion et le fichier audio, pour tout le monde.

Si ce n'est pas possible, écrivez à privacy@voxtiva.com en indiquant la date de la réunion, son titre ou son code PIN, et le nom de l'organisateur. Nous donnerons suite à la demande et nous dirons à l'organisateur que nous l'avons fait. Comme les participants rejoignent la réunion par code PIN et non par un compte, nous avons généralement besoin de ces éléments pour retrouver la bonne réunion. Cette démarche est gratuite.

Pour retirer votre nom d'une réunion sans supprimer la réunion, demandez-le à l'organisateur ou écrivez à privacy@voxtiva.com avec les mêmes éléments. Nous retirons alors tous les noms lus sur la plateforme de réunion pour cette réunion. Si la réunion est encore enregistrée, notre relais de capture, dans un délai d'environ une minute, cesse d'accepter des noms pour cette réunion, retire ceux qu'il détient et demande à l'application Mac d'arrêter et de retirer sa copie. Si l'enregistrement est déjà arrêté, l'application Mac ne peut pas en être informée, et sa copie est supprimée selon le calendrier de la section 5.8 : environ un jour après l'arrêt de l'enregistrement, avec une vérification toutes les heures tant que l'application est ouverte, ou à sa prochaine ouverture si elle est fermée à ce moment-là. L'organisateur peut faire la même chose depuis la réunion. Un e-mail de résumé déjà envoyé à l'organisateur avant le retrait ne peut pas être rappelé et contient toujours les noms. Les résumés et les réponses stockés dans Voxtiva sont produits à nouveau sans ces noms.

7. Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.
• Nous ne les partageons pas avec des régies publicitaires et nous n'utilisons ni cookies publicitaires, ni pixels de suivi, ni profilage intersites.
• Nous ne captons ni vidéo ni écrans (à l'exception étroite du diagnostic décrit à la section 5.1).
• Nous n'activons chez notre prestataire de reconnaissance vocale ni la détection de deepfake, ni le marquage automatique des informations personnelles ou de santé.
• Nous ne produisons pas d'informations traitées de manière anonyme (匿名加工情報) ni d'informations traitées de manière pseudonyme (仮名加工情報) au sens du droit japonais.
• Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à l'égard de quiconque, ou l'affectant de manière significative de façon similaire.

8. Pourquoi nous traitons vos données, et sur quelle base légale

Le tableau ci-dessous donne la finalité et, pour les personnes situées dans l'EEE et au Royaume-Uni, la base légale au titre de l'article 6 du RGPD. L'annexe A, section A.2, donne la déclaration de finalités d'utilisation exigée par le droit japonais.

9. Catégories particulières de données

La parole ne relève pas automatiquement des catégories particulières de données, mais une réunion peut contenir n'importe quoi, et deux fonctionnalités touchent aux limites de l'article 9 du RGPD :

• Les étiquettes d'émotion conservées sur les réunions captées par l'ancien prestataire de reconnaissance vocale peuvent, dans certains contextes, constituer des données relatives à l'état mental ou physique d'une personne.
• L'accent peut indirectement révéler l'origine ethnique ou nationale. C'est la raison pour laquelle nous jetions l'étiquette d'accent de l'ancien prestataire plutôt que de la stocker.

Nous n'invoquons aucun fondement au titre de l'article 9, parce qu'aucun ne nous est ouvert. Les participants ne nous ont pas donné de consentement explicite ; au mieux, l'organisateur leur a présenté une information. Si une étiquette conservée sur une réunion plus ancienne devait révéler, dans votre contexte, des données relevant des catégories particulières, demandez-nous de la supprimer.

Ne faites pas passer par Voxtiva d'informations de santé protégées. Voir la section 14.

10. Où vont vos données

Nous sommes établis au Japon. La quasi-totalité des traitements a lieu hors du Japon, principalement aux États-Unis. Notre propre base de données, notre prestataire de reconnaissance vocale, notre prestataire d'inférence IA, notre prestataire d'authentification, notre prestataire de paiement, notre prestataire d'e-mail, les machines de notre relais de capture et l'hébergement de notre site sont tous exploités par des sociétés établies hors du Japon.

La section 11 nomme chacune d'elles et indique ce qu'elle reçoit. L'annexe A, section A.4, donne l'information que le droit japonais exige au sujet des transferts vers l'étranger. L'annexe B donne la situation pour l'EEE et le Royaume-Uni.

11. À qui nous transmettons des données

Chacune de ces sociétés ne reçoit que ce dont sa mission a besoin.

Au sujet des deux dernières colonnes, dit simplement. Nous nous appuyons sur les conditions de traitement des données publiées par chaque prestataire. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement de la garantie appropriée au sens de l'article 46 du RGPD qui s'applique à chaque prestataire, et nous n'allons pas en nommer une dont nous ne pouvons pas apporter la preuve. Chacun des prestataires auxquels nous transmettons des données est une société établie aux États-Unis, et nous n'avons configuré de déploiement régional avec aucun d'entre eux, hormis le relais de capture de Fly.io, qui tourne dans sa région nrt à Tokyo : c'est ce qui explique ce que dit la colonne des régions. Nous ne prétendons pas savoir comment chacun d'eux organise sa sous-traitance en interne. Si vous voulez connaître la situation actuelle pour un prestataire donné, écrivez à privacy@voxtiva.com et nous vous dirons ce que nous détenons réellement.

Un point mérite d'être explicité, parce qu'une version antérieure de cette page se trompait. Google apparaît plusieurs fois ci-dessus, pour des raisons sans rapport entre elles : Google exploite Google Meet, Google Analytics et Google Fonts et, séparément, l'un des modèles de traduction que nous utilisons est un modèle à poids ouverts conçu par Google. Ce modèle tourne sur l'infrastructure de DeepInfra. L'exécuter n'envoie pas votre transcription à Google.

Si nous ajoutons un prestataire qui reçoit du contenu de réunion, nous mettrons cette page à jour avant que le changement ne prenne effet.

12. Modèles d'IA et entraînement

Nous n'entraînons aucun modèle qui nous soit propre. Nous n'utilisons ni l'audio de vos réunions, ni les transcriptions, ni les traductions, ni les résumés pour entraîner, ajuster ou évaluer un quelconque modèle. Nous utilisons des modèles conçus par d'autres sociétés, par l'intermédiaire des prestataires nommés à la section 11.

Un point connexe, pour que cette section soit complète. Lorsque nous analysons une panne de capture, nous pouvons activer le mode de diagnostic destiné aux développeurs décrit à la section 5.1. Dans ce mode, nos ingénieurs peuvent se retrouver à détenir la trace des événements audio et la transcription d'une réunion réelle pendant toute la durée de l'analyse. Il s'agit de diagnostic de panne, pas d'entraînement, et c'est désactivé par défaut.

Les traductions, les réponses, les points clés et les résumés sont produits par des modèles d'IA. Ils peuvent se tromper, et se tromper avec aplomb. Ne vous fiez pas à une traduction ou à un résumé Voxtiva pour quoi que ce soit d'important sans le vérifier.

Ce que nos prestataires font de ce que nous leur envoyons est une autre question. Soniox, le prestataire de reconnaissance vocale que nous utilisons aujourd'hui, déclare publiquement que les requêtes de son API temps réel sont traitées de manière transitoire et ne sont pas stockées, qu'il ne conserve pas le contenu de ses clients sauf si un stockage est demandé ou configuré (ce que nous n'avons pas fait), que ses journaux ne contiennent ni audio ni transcriptions, et qu'il conserve des métadonnées opérationnelles, des données d'usage et des données de facturation dépourvues de contenu. Ce sont des déclarations publiées par Soniox, et non un engagement écrit pris envers nous. Savoir si DeepInfra, et Modulate.ai — le prestataire de reconnaissance vocale qui traitait les réunions captées avant l'adoption de Soniox — conservent ce que nous leur envoyons, ou peuvent s'en servir pour entraîner des modèles, relève de notre contrat avec chacun d'eux et non de quoi que ce soit dans notre code. Nous avons demandé à l'un comme à l'autre un engagement écrit et nous ne l'avons pas. Nous ne pouvons donc pas vous promettre qu'ils ne conservent ni n'entraînent leurs modèles sur ce qui transite par eux, et nous n'allons pas faire cette promesse sur la foi d'une page marketing. Si vous avez besoin de cette garantie avant de faire passer une réunion sensible par Voxtiva, écrivez d'abord à privacy@voxtiva.com et nous vous dirons où nous en sommes.

13. Combien de temps nous conservons les données

Nous préférons être exacts ici plutôt que rassurants.

Le contenu des réunions n'expire pas de lui-même. Il n'existe aucune suppression automatique, et aucune n'est en cours de développement. Les transcriptions, traductions, résumés, actions à mener, points clés, questions et réponses du panneau, fiches de participants, noms des participants lus sur la plateforme de réunion, notes, signalements, étiquettes d'émotion conservées, télémétrie de capture et l'audio de la réunion restent dans le compte de l'organisateur jusqu'à ce que l'un de ces deux événements survienne :

• L'organisateur supprime la réunion. Tout ce qui est énuméré ci-dessus pour cette réunion est effacé, y compris le fichier audio stocké, et y compris les données appartenant à des participants qui ne sont pas utilisateurs de Voxtiva.
• L'organisateur ferme son compte. Nous conservons le compte pendant sept jours, puis nous supprimons le compte et toutes les réunions qu'il contient. Ces sept jours existent pour qu'une fermeture accidentelle ou contestée puisse être annulée.

Certains éléments ont bien leurs propres limites, et celles-ci sont appliquées automatiquement :

Une limite à la suppression, dite clairement. Lorsque nous supprimons un élément, il disparaît de notre base de données et de notre stockage de fichiers. Il peut ensuite subsister un certain temps dans les sauvegardes propres à un prestataire. Nous n'avons pas établi la durée de conservation des sauvegardes chez Convex ni chez aucun autre prestataire qui en détient une copie : nous ne pouvons donc pas vous dire combien de temps dure cette période. Nous préférons vous le dire plutôt que de vous donner un chiffre inventé.

14. Sécurité

Décrite honnêtement, c'est-à-dire en décrivant ce qui existe plutôt que ce qui sonne rassurant.

Ce que nous faisons :

• Tout le trafic entre vous, l'application Voxtiva pour Mac, notre relais de capture, notre backend et nos prestataires passe par TLS.
• Les jetons d'accès et de rafraîchissement Zoom sont chiffrés en AES-GCM avant d'être stockés, avec une clé qui n'est jamais stockée à côté d'eux.
• Les jetons d'accès des participants et les jetons d'invitation à consulter une réunion sont stockés sous forme d'empreintes SHA-256. Les jetons eux-mêmes n'existent que dans votre navigateur et dans l'e-mail d'invitation.
• Les codes PIN de réunion sont limités en fréquence : cinq tentatives erronées bloquent le code PIN de cette réunion pendant 15 minutes.
• Les requêtes de l'application Voxtiva pour Mac vers notre backend sont authentifiées par des identifiants délivrés à l'installation de ce Mac, et les requêtes du relais de capture vers notre backend sont authentifiées par un secret partagé.
• L'accès à la transcription, à l'enregistrement, aux données d'émotion, aux points clés et au chat d'une réunion est vérifié à chaque lecture, sans exception, au regard de l'identité de l'organisateur, d'une session de participant valide ou d'un partage explicitement accordé. Un identifiant de participant invalide entraîne un refus, sans repli sur une session connectée ouverte dans le même navigateur.
• Les machines du relais de capture forment un petit parc géré plutôt qu'une machine par réunion ; pendant une réunion, une machine garde l'enregistrement dans un fichier chiffré sur son disque jusqu'à ce que le stockage confirme l'envoi. Le relais inscrit alors la suppression et, en arrière-plan, réécrit et remplace le fichier sans l'audio de cette réunion, normalement en quelques secondes. S'il redémarre avant la fin, l'effacement se termine au redémarrage et les copies temporaires restantes sont supprimées. Les réunions captées avant le passage à l'application Mac tournaient sur des machines de capture distinctes, une par réunion, libérées et supprimées à la fin de la réunion.
• Nous ne demandons à notre prestataire de reconnaissance vocale ni la détection de deepfake, ni le marquage automatique des informations personnelles ou de santé.
• Les clés d'API sont masquées dans nos propres journaux de diagnostic.

Ce dont nous ne disposons pas :

Nous ne détenons aucune certification de sécurité. Nous ne sommes ni audités SOC 2, ni certifiés ISO 27001, ni conformes à la HIPAA. Il n'existe aucun rapport de test d'intrusion. N'utilisez pas Voxtiva pour des informations de santé protégées, et ne l'utilisez pas pour des contenus qui exigent un environnement de traitement certifié. Aucun système n'est parfaitement sûr et nous ne prétendons pas le contraire.

En cas de problème. En cas de violation de données à caractère personnel, nous la notifierons à la Commission de protection des informations personnelles du Japon et, lorsque la loi l'exige, aux personnes concernées. Lorsque des données de l'EEE ou du Royaume-Uni sont en cause, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant le moment où nous avons eu connaissance de la violation, et nous informerons directement les personnes concernées lorsque le risque pour elles est élevé.

15. Cookies, stockage du navigateur et statistiques d'usage

Nous gardons cela volontairement réduit. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni aucun suivi intersites. Les seuls cookies de statistiques sont ceux de Google Analytics sur notre site public, et ils ne sont déposés qu'après un clic sur Accepter les statistiques.

Les cookies que nous déposons :

Chaque nouvelle visite effectuée avec les statistiques acceptées relance ces 180 jours. Votre navigateur peut supprimer ces cookies plus tôt.

Le stockage du navigateur que nous utilisons :

• voxtiva_access_<meeting id> dans le stockage local : le jeton d'accès à la réunion pour une session par code PIN.
• voxtiva_ga4_consent_v2 dans le stockage local : le fait que vous ayez accepté ou refusé Google Analytics. Il n'expire pas et reste jusqu'à ce que vous effaciez les données de notre site dans votre navigateur. Si vous aviez répondu à une version antérieure du bandeau, nous vous reposons la question.
• voxtiva_posthog_optout_v1 dans le stockage local, uniquement tant qu'un retrait des statistiques produit attend la confirmation de notre serveur. Il contient votre identifiant de compte interne, la version de votre dernier choix, et le fait que vous ayez retiré votre consentement dans ce navigateur. Nous le supprimons dès que le retrait est confirmé ou qu'un autre compte se connecte.

Aucun de ces éléments n'est un cookie, et aucun n'est partagé avec un autre site. Les versions antérieures de Voxtiva conservaient un identifiant statistique aléatoire sous voxtiva_ph_id dans le stockage local. L'application le supprime désormais à son démarrage.

Google Analytics sur le site public. Nos pages publiques sur www.voxtiva.com sont les pages d'accueil, de tarifs, de téléchargement, d'aide, de confidentialité, de conditions, de licences, de mentions légales et de liste d'attente, en anglais, en japonais et en français. Sur ces pages, un bandeau vous demande si vous acceptez les statistiques. Google Analytics ne se charge qu'après un clic sur Accepter les statistiques. Si vous refusez ou ne répondez pas, il ne se charge pas et rien n'est envoyé à Google Analytics. Il ne se charge jamais sur les pages de l'application, des réunions, du tableau de bord, de connexion ou de capture, même si vous avez accepté. Il ne se charge pas non plus tant que vous êtes connecté à un compte Voxtiva, et le bandeau ne s'affiche alors pas.

Avec votre consentement, votre navigateur envoie à Google, c'est-à-dire Google Ireland Limited si vous êtes dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, sinon Google LLC. Google traite ces données aux États-Unis. Votre navigateur envoie :

• le chemin de chaque page publique que vous consultez, sans chaîne de requête ni fragment ;
• votre provenance, dans deux cas seulement. S'il s'agit d'une autre page publique de Voxtiva, nous envoyons le chemin de cette page, sans paramètres ni fragment. S'il s'agit d'un site figurant sur une liste fixe de moteurs de recherche et d'assistants d'IA (Google, Bing, DuckDuckGo, ChatGPT, Perplexity), nous envoyons seulement l'adresse de ce site, par exemple https://www.bing.com/. Toute autre provenance est écartée ;
• un événement « inscription sur la liste d'attente » lorsque vous vous inscrivez pour la première fois. Votre adresse e-mail n'est pas envoyée ;
• l'identifiant client aléatoire contenu dans le cookie _ga.

Comme votre navigateur envoie ces données directement à Google, Google reçoit aussi votre adresse IP et les détails de votre navigateur. Google en déduit une localisation approximative et des informations sur votre appareil et votre navigateur. Nous avons désactivé les signaux Google et la personnalisation des annonces, et nous n'utilisons pas Google Analytics à des fins publicitaires. Nous n'envoyons jamais à Google Analytics de contenu de réunion, d'informations de compte, d'adresse e-mail ni de paramètres d'URL.

Dans Google Analytics, notre propriété conserve les données d'événements pendant 2 mois et les données utilisateur pendant 14 mois. Nous avons vérifié ces paramètres le 1er octobre 2026. La « réinitialisation lors d'une nouvelle activité » est activée : une nouvelle visite relance donc les 14 mois pour les données utilisateur. Ces paramètres ne couvrent pas les rapports agrégés standard.

La base légale est votre consentement. Pour le retirer, utilisez le bouton Paramètres des statistiques sur n'importe quelle page publique et refusez les statistiques. La collecte s'arrête aussitôt et les cookies _ga et _ga_70SKM5EKD6 sont supprimés de votre navigateur. Les données déjà reçues par Google ne peuvent pas être rappelées ; elles sont conservées pendant les durées indiquées ci-dessus. Vous pouvez aussi supprimer ces cookies vous-même dans les réglages de votre navigateur.

Statistiques produit PostHog. Si vous avez un compte Voxtiva, l'application, une fois connecté, peut vous demander si vous autorisez les statistiques produit. Elle ne pose la question que lorsque nous avons activé ces statistiques. Ce choix est distinct du bandeau du site : accepter Google Analytics n'autorise pas les statistiques produit, et autoriser les statistiques produit n'accepte pas Google Analytics. Rien n'est envoyé à PostHog tant que vous n'avez pas cliqué sur Autoriser les statistiques produit. Si vous refusez, ne répondez pas, ou si nous ne pouvons pas confirmer votre choix, rien n'est envoyé.

Avec votre consentement, nos serveurs, et non votre navigateur, envoient quatre événements à PostHog Inc. :

• meeting_created, lorsque vous créez une réunion ;
• meeting_started, lorsqu'une réunion que vous organisez démarre effectivement ;
• meeting_ended, lorsque cette réunion se termine ;
• summary_viewed, lorsque le panneau de résumé de l'une de vos réunions terminées s'ouvre. Nous en envoyons au plus un par minute et 100 par jour pour chaque compte.

Chaque événement ne contient que son nom, l'heure, un identifiant d'événement aléatoire et un identifiant de consentement aléatoire. L'identifiant de consentement n'est pas votre identifiant de compte et n'est pas relié à votre adresse e-mail. Vous en recevez un nouveau chaque fois que vous autorisez à nouveau les statistiques produit. Nous demandons à PostHog de ne pas créer de profil de personne et de ne pas rechercher de localisation. Nous n'envoyons ni adresse e-mail, ni nom, ni identifiant de compte ou de réunion, ni contenu de réunion, ni adresse de page, ni provenance. Comme les événements partent de nos serveurs, PostHog ne reçoit pas votre adresse IP et ne dépose aucun cookie dans votre navigateur. Notre projet PostHog se trouve dans le cloud états-unien de PostHog, à l'adresse https://us.i.posthog.com.

La base légale est votre consentement. Pour le retirer, ouvrez Préférences des statistiques produit dans l'application et choisissez Refuser. Ce navigateur cesse aussitôt d'envoyer des rapports, et nos serveurs cessent d'envoyer des événements dès qu'ils ont enregistré le retrait. Si vous êtes hors ligne, l'application indique que le retrait est en attente et vous permet de réessayer. Les événements déjà envoyés ne peuvent pas être rappelés. Si vous supprimez votre compte, votre consentement prend fin avec lui et n'est pas rétabli si le compte revient.

Les versions antérieures de Voxtiva, lorsque PostHog était activé, envoyaient sans vous le demander un ensemble plus large d'événements, dont un événement de création de compte contenant l'adresse e-mail du compte. Cette version n'envoie plus aucun de ces événements. Si vous souhaitez que les données issues de ces anciens événements soient supprimées, écrivez à privacy@voxtiva.com.

Surveillance des erreurs. Lorsque la surveillance des erreurs est activée, les erreurs non interceptées et un échantillon de 10 % des traces de performance sont envoyés à Sentry depuis le site et le backend. Le service de capture utilisé par les réunions antérieures rapportait également ses erreurs à Sentry. La relecture de session n'est pas activée : Sentry ne reçoit donc pas d'enregistrement de votre écran.

15.1 Information sur les transmissions externes pour les utilisateurs au Japon (外部送信規律)

La loi japonaise sur les activités de télécommunications (電気通信事業法) nous impose de vous indiquer quand votre navigateur ou votre appareil envoie des informations à un tiers. Lorsque vous utilisez voxtiva.com, les transmissions suivantes ont lieu :

PostHog ne figure pas dans ce tableau, car votre navigateur n'envoie rien à PostHog. Ce sont nos serveurs qui envoient les quatre événements produit décrits ci-dessus, et uniquement avec votre consentement.

Vous pouvez empêcher les transmissions statistiques et les transmissions d'erreurs en bloquant ces hôtes dans votre navigateur. Bloquer Convex ou WorkOS empêchera le produit de fonctionner.

Le bandeau du site et les Paramètres des statistiques ne régissent que Google Analytics. Les statistiques produit ont leur propre choix dans l'application. Sentry ne fonctionne que si son DSN est défini et ne dépend d'aucun de ces choix. Les polices web sont demandées à Google sur chaque page, quel que soit votre choix.

16. Mineurs

Voxtiva est un outil professionnel. Il n'est ni conçu pour les enfants, ni commercialisé auprès d'eux, ni destiné à eux. Vous devez avoir au moins 16 ans pour détenir un compte Voxtiva, ou davantage si la loi du lieu où vous résidez l'exige.

Nous ne pouvons pas contrôler qui se trouve dans une réunion qu'un organisateur capte, et le logiciel de capture n'a aucun moyen de connaître l'âge d'un participant. Si vous pensez que la voix d'un enfant a été enregistrée et transcrite par Voxtiva, écrivez à privacy@voxtiva.com avec suffisamment de détails pour retrouver la réunion, et nous supprimerons les données.

17. Vos droits, et comment les exercer

Où que vous soyez, vous pouvez nous demander de :

• Vous montrer les données à caractère personnel que nous détenons sur vous, et vous en remettre une copie.
• Les rectifier si elles sont inexactes.
• Les effacer.
• Cesser de les utiliser, ou limiter ce que nous en faisons.
• Vous remettre une copie portable des données que vous nous avez fournies.
• Retirer votre consentement lorsque c'est sur lui que nous nous sommes fondés. Cela ne défait pas ce que nous avons fait avant ce retrait.

Écrivez à privacy@voxtiva.com. Dites-nous ce que vous voulez et donnez-nous assez de détails pour retrouver les données. Pour une réunion, cela veut dire la date et le titre ou le code PIN de la réunion, ainsi que le nom de l'organisateur si vous le connaissez.

Nos délais. Nous nous efforçons de répondre sous 30 jours. Si une demande est complexe, nous vous le dirons dans ces 30 jours et nous prendrons jusqu'à 60 jours supplémentaires, ce qui est la limite maximale admise aussi bien par l'EEE que par le Royaume-Uni et la Californie. Nous ne facturons rien.

Vérification d'identité. Nous vous demanderons de prouver qui vous êtes avant de communiquer ou de supprimer des données à caractère personnel, de façon proportionnée à ce qui est demandé. Pour un participant sans compte, nous avons généralement besoin des éléments de réunion indiqués ci-dessus plutôt que d'une pièce d'identité.

Quand nous devons impliquer l'organisateur. Pour le contenu des réunions, nous agissons sur instruction de l'organisateur. Lorsqu'une demande porte sur une réunion, nous la transmettons à l'organisateur et nous l'aidons à y répondre, et nous vous informons que nous l'avons fait. Lorsque l'organisateur ne peut pas ou ne veut pas agir et que la loi impose la suppression, nous agissons nous-mêmes.

Un avertissement pratique au sujet de la portabilité. Il n'existe aujourd'hui aucun bouton d'export dans le produit. Nous traitons les demandes de copie et de portabilité à la main.

18. Modifications de cette politique

Si nous changeons quelque chose d'important, par exemple si nous ajoutons un prestataire qui reçoit du contenu de réunion, si nous ajoutons une finalité ou si nous modifions une durée de conservation, nous mettrons cette page à jour et nous changerons la date en haut avant que le changement ne prenne effet. Pour les modifications substantielles, nous préviendrons également les titulaires de compte par e-mail. Continuer à utiliser Voxtiva après cela signifie que la politique mise à jour s'applique à vous.

Nous maintenons alignées la date de cette page et celle de nos conditions d'utilisation.

Ce qui change dans cette version. La section 4.5 décrit désormais ce que Voxtiva lit, conserve et supprime quand vous connectez un agenda Google ou Microsoft. Depuis la version précédente, Voxtiva lit les noms affichés des participants, ainsi que le participant que la plateforme de réunion montre en train de parler, pour mettre des noms sur les lignes de la transcription. Les sections 3, 3.1, 4.2, 5.8, 6, 8 et 13, ainsi que les annexes A, B et C, le décrivent.

A.1 Entité traitant des informations personnelles (個人情報取扱事業者)

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
Téléphone +81 90 6299 5920
Questions et réclamations : privacy@voxtiva.com

A.2 Finalités d'utilisation (利用目的, APPI, art. 17 et 21)

Nous utilisons les informations personnelles aux fins suivantes et à aucune autre :

1. Fournir, exploiter et maintenir le service Voxtiva de transcription, traduction, résumé et questions sur les réunions, ce qui comprend la capture de l'audio des réunions, la production des transcriptions et des traductions, la séparation et l'étiquetage des locuteurs, la lecture des noms affichés des participants et du participant que la plateforme de réunion montre en train de parler afin de mettre des noms sur les lignes de la transcription, la production des résumés, des actions à mener et des points clés, les réponses aux questions portant sur une transcription, et, pour les réunions captées par l'ancien prestataire de reconnaissance vocale, la production de l'information de ton à partir des étiquettes d'émotion fournies par ce prestataire.
2. Créer et gérer les comptes des organisateurs, la connexion et les préférences des utilisateurs.
3. Faire fonctionner l'accès à une réunion par code PIN et par invitation, pour les participants et les destinataires d'un partage.
4. Encaisser les paiements, gérer les abonnements et les périodes d'essai, et tenir les documents comptables et fiscaux exigés par la loi.
5. Envoyer les e-mails de service, y compris l'e-mail de résumé après la réunion et les invitations à consulter une réunion.
6. Répondre aux questions, aux demandes et aux réclamations.
7. Assurer la sécurité du service, prévenir et analyser les accès non autorisés et les usages abusifs, et diagnostiquer et corriger les pannes, notamment au moyen de la télémétrie de qualité de capture et des rapports d'erreur.
8. Avec votre consentement, compter un ensemble fixe d'événements produit et les visites de notre site public, afin d'améliorer le produit et le site.
9. Envoyer des informations sur le pilote aux personnes inscrites sur la liste d'attente, avec leur consentement.
10. Respecter la loi et répondre aux demandes légales des autorités publiques.

Nous n'utiliserons pas d'informations personnelles au-delà de ces finalités sans vous en informer au préalable.

A.3 Communication à des tiers (第三者提供, APPI, art. 27)

Nous ne vendons pas d'informations personnelles et nous ne les communiquons pas à des tiers pour les finalités propres de ces tiers, hormis dans les cas suivants :

• Prestataires agissant pour notre compte (委託). Les sociétés énumérées à la section 11 traitent des informations personnelles pour notre compte, sous contrat, dans la limite nécessaire à la réalisation des finalités ci-dessus. Il s'agit d'une sous-traitance confiée au sens de l'APPI, art. 27, § 5, i), et non d'une communication à un tiers.
• La plateforme de réunion. Pour les réunions captées avant le passage à l'application Mac, l'audio de la réunion nous parvenait de Zoom sur le parcours Zoom natif, selon les autorisations que l'organisateur avait accordées depuis son propre compte Zoom.
• Obligation légale. Lorsque la loi l'exige ou l'autorise sans consentement, notamment pour répondre à un tribunal, à une autorité publique, ou à une menace urgente pour la vie ou les biens.
• Transfert d'activité. En cas de cession de l'activité, auquel cas les données suivent celle-ci pour les mêmes finalités.

A.4 Communication à des tiers situés à l'étranger (外国にある第三者への提供, APPI, art. 28)

La quasi-totalité de nos traitements a lieu hors du Japon. L'article 28 de l'APPI nous impose de nommer les pays étrangers concernés, de décrire le régime de protection des informations personnelles de ces pays, et de décrire les mesures prises par le destinataire. Voici la situation.

Pays. Les informations personnelles, y compris l'audio des réunions, les transcriptions, les traductions, les résumés, les étiquettes d'émotion, les données de compte et les données de facturation, sont transférées vers les États-Unis d'Amérique et y sont traitées. Chaque prestataire nommé à la section 11 est une société établie aux États-Unis, et nous n'avons configuré de déploiement régional avec aucun d'entre eux, hormis le relais de capture de Fly.io, qui tourne dans sa région nrt à Tokyo : les États-Unis sont donc le pays à nommer pour tous les autres. Uniquement avec votre consentement, PostHog reçoit de nos serveurs quatre événements de statistiques produit sur son cloud états-unien, et Google (Google Ireland Limited pour l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, sinon Google LLC) reçoit de votre navigateur les statistiques du site et les traite aux États-Unis.

Nous n'avons pas obtenu de confirmation écrite de la localisation précise des données auprès de chaque prestataire, et nous ne prétendons pas savoir comment chacun d'eux organise sa sous-traitance en interne. Si un prestataire nous indique que son traitement a lieu ailleurs, nous nommerons ce pays ici à la place.

Le régime en vigueur aux États-Unis. Les États-Unis n'ont pas de loi fédérale unique et générale de protection des données équivalente à l'APPI. La protection résulte de lois fédérales sectorielles, de lois d'États telles que le California Consumer Privacy Act, et du contrôle, par la Federal Trade Commission, du respect par les entreprises de leurs propres engagements en matière de confidentialité. Il n'existe pas d'autorité nationale indépendante de contrôle de la protection des données comparable à celle dont dispose le Japon. Les autorités publiques américaines peuvent contraindre à la production de données détenues par des sociétés relevant de leur juridiction, dans des cas et selon des procédures qui diffèrent du droit japonais. Les États-Unis ne sont pas un pays reconnu comme offrant un niveau équivalent au sens de l'APPI, art. 28, § 1.

Les mesures prises par les destinataires. Nous nous appuyons sur les conditions de traitement des données publiées par chaque prestataire et sur les mesures de sécurité que chacun d'eux rend publiques. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement des clauses contractuelles imposant à chaque prestataire des mesures équivalentes à celles exigées d'une entité traitant des informations personnelles au titre de l'APPI, et nous n'avons pas achevé la tenue du registre des vérifications périodiques que la loi prévoit. Nous vous le disons plutôt que d'affirmer une garantie dont nous ne pouvons pas apporter la preuve.

Les informations sur les mesures prises par un destinataire donné sont disponibles sur demande auprès de privacy@voxtiva.com.

A.5 Informations relatives aux données personnelles détenues (保有個人データ), APPI, art. 32

• Le nom et l'adresse de l'entité, et le nom de son représentant : indiqués à la section A.1.
• Les finalités d'utilisation de l'ensemble des données personnelles détenues : indiquées à la section A.2.
• Les procédures applicables aux demandes de communication, de rectification, d'ajout, de suppression, de cessation d'utilisation, de cessation de communication à des tiers et de communication des registres de transmission à des tiers : écrivez à privacy@voxtiva.com. Dites-nous ce que vous demandez et donnez-nous assez de détails pour retrouver les données. Nous vous indiquerons ce dont nous avons besoin pour vérifier votre identité, et nous répondrons sous 30 jours, ou nous vous préviendrons dans ce délai si une demande complexe demande plus de temps. Nous ne facturons aucuns frais.
• Où adresser une réclamation : privacy@voxtiva.com. C'est le point de contact pour les réclamations exigé par l'art. 32, § 1, iv), et c'est la même boîte aux lettres que le contact « protection des données ». Vous pouvez également saisir la Commission de protection des informations personnelles (個人情報保護委員会), l'autorité de contrôle au Japon.
• Mesures de sécurité (安全管理措置) : résumées à la section 14. Cela comprend les mesures prises au regard de l'environnement extérieur (外的環境の把握) : parce que nos données sont détenues hors du Japon, principalement aux États-Unis, nous tenons compte du régime de protection des informations personnelles de ce pays, décrit à la section A.4, lorsque nous évaluons si nos mesures de sécurité sont suffisantes.

A.6 Informations traitées de manière anonyme ou pseudonyme

Nous ne produisons, n'utilisons ni ne communiquons d'informations traitées de manière anonyme (匿名加工情報) ou d'informations traitées de manière pseudonyme (仮名加工情報).

A.7 Notification des violations (APPI, art. 26)

En cas de violation de données à caractère personnel devant être notifiée au titre de l'art. 26, nous la signalerons à la Commission de protection des informations personnelles et nous informerons les personnes concernées, dans les délais fixés par les règles de la Commission.

A.8 Autorité de contrôle

Commission de protection des informations personnelles (個人情報保護委員会) https://www.ppc.go.jp/

B.1 Qui est responsable de traitement

• Pour le contenu des réunions (audio, transcriptions, traductions, résumés, questions et réponses du panneau, noms des participants, étiquettes d'émotion et enregistrement), c'est l'organisateur qui décide si la réunion est enregistrée, quelle réunion l'est, qui en voit le résultat et quand celui-ci est supprimé. Nous agissons sur instruction de l'organisateur et nous n'utilisons pas le contenu des réunions à nos propres fins. La répartition voulue est donc la suivante : l'organisateur est responsable de traitement, Voxtiva est sous-traitant au sens de l'article 28.
• Pour tout le reste (données de compte des organisateurs, facturation, données de sécurité et de diagnostic, statistiques, liste d'attente), c'est nous qui sommes responsable de traitement.

À lire avec la section 6.1 : cette qualification de sous-traitant repose sur un contrat de sous-traitance écrit, nous n'en publions pas encore, et nous ne ferons pas semblant qu'il en existe un alors que ce n'est pas le cas.

B.2 Informations au titre des articles 13 et 14

• Identité et coordonnées du responsable de traitement : section 1.
• Délégué à la protection des données : nous n'en avons pas désigné.
• Finalités et bases légales : section 8.
• Intérêts légitimes invoqués : l'intérêt de l'organisateur qui enregistre à disposer d'un enregistrement lisible montrant qui a dit quoi, pour mettre les noms affichés par la plateforme sur les lignes de la transcription ; conserver et afficher les étiquettes de ton stockées sur les réunions plus anciennes ; assurer la sécurité du service ; et diagnostiquer les pannes. Les statistiques produit et les statistiques du site reposent, elles, sur votre consentement (section 15). Nous avons mis chacun d'eux en balance avec les droits des personnes concernées. Vous pouvez vous opposer à chacun d'eux au titre de l'article 21.
• Destinataires : section 11.
• Transferts hors de l'EEE et du Royaume-Uni : section B.3.
• Conservation : section 13. La réponse honnête, pour le contenu des réunions, est que nous le conservons jusqu'à ce que l'organisateur le supprime ou ferme son compte.
• Vos droits : section 17 et section B.4.
• Origine des données, lorsqu'elles ne viennent pas de vous (art. 14) : si vous êtes participant, nous avons obtenu votre voix depuis la réunion elle-même. Nous avons obtenu votre nom, et les moments où vous étiez montré en train de parler, depuis ce que la plateforme de réunion affichait pendant que l'organisateur enregistrait : sa page web dans Chrome, ou la fenêtre de l'application de bureau Microsoft Teams ou Zoom sur le Mac de l'organisateur. Votre nom peut aussi provenir de ce que vous avez saisi dans le panneau Voxtiva ou, pour les réunions captées avant le passage à l'application Mac, de la liste des participants de la plateforme de réunion. Nous ne l'avons obtenu ni auprès d'une source publique ni auprès d'un courtier en données.
• Caractère réglementaire ou contractuel de la fourniture des données : pour un organisateur, fournir un nom et une adresse e-mail est nécessaire pour avoir un compte. Pour un participant, rien ne vous est demandé ; l'enregistrement est déclenché par l'organisateur.

B.3 Transferts internationaux

Nous sommes établis au Japon. Le Japon bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne pour les transferts depuis l'EEE vers les opérateurs économiques japonais, ainsi que d'une décision d'adéquation britannique pour les transferts depuis le Royaume-Uni. Cela couvre le transfert qui nous est fait.

Cela ne couvre pas les transferts ultérieurs vers nos prestataires aux États-Unis. Pour ceux-là, nous nous appuyons sur les conditions standard de traitement des données de chaque prestataire, ce que la section 11 consigne. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement de la garantie appropriée au sens de l'article 46 qui s'applique à chacun d'eux. Nous n'invoquerons pas un mécanisme dont nous ne pouvons pas apporter la preuve. Écrivez à privacy@voxtiva.com et nous vous indiquerons la situation actuelle pour un prestataire donné.

B.4 Vos droits

Vous disposez des droits énoncés à la section 17 et, en outre :

• Limitation du traitement pendant le règlement d'une contestation portant sur l'exactitude des données ou sur les intérêts légitimes (art. 18).
• Opposition au traitement fondé sur nos intérêts légitimes (art. 21). Si vous vous y opposez, nous cessons, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos droits.
• Ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire (art. 22). Nous ne prenons aucune décision de ce type. Les étiquettes d'émotion, les résumés et les réponses de l'assistant sont montrés à des personnes ; ils ne prennent aucune décision et nous ne les utilisons pas pour prendre des décisions concernant qui que ce soit.
• Introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de l'EEE, dans le pays de l'EEE où vous résidez, où vous travaillez, ou dans lequel vous estimez qu'un manquement s'est produit. Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Nous préférerions que vous nous en parliez d'abord, à privacy@voxtiva.com, mais vous n'y êtes pas tenu.

B.5 Aucun représentant au titre de l'article 27

Nous n'avons désigné aucun représentant dans l'Union au titre de l'article 27 du RGPD, et nous n'avons désigné aucun représentant au Royaume-Uni. Nous vous le disons plutôt que de laisser un blanc là où un nom devrait figurer.

Ce que cela signifie concrètement pour vous : il n'existe, dans votre pays, aucun bureau local où vous puissiez vous rendre ou écrire. Vous devez nous contacter au Japon, à privacy@voxtiva.com, et nous vous répondrons. Cela ne réduit pas vos droits, et cela ne réduit pas nos obligations. Cela ne vous empêche pas non plus de saisir votre propre autorité de contrôle, ce que vous pouvez faire directement.

B.6 Transparence en matière d'IA : la fonctionnalité de reconnaissance des émotions

En vertu de l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 (le règlement sur l'intelligence artificielle), les personnes exposées à un système de reconnaissance des émotions doivent être informées de cette exposition.

Vous en êtes informé — pour les réunions où il a fonctionné. Pour les réunions captées avant que nous adoptions notre prestataire de reconnaissance vocale actuel, un système de reconnaissance des émotions fonctionnait sur la voix de toutes les personnes présentes pendant que Voxtiva captait la réunion. Pour chaque prise de parole achevée, le prestataire d'alors renvoyait une étiquette décrivant l'émotion qu'il déduisait du son de la voix. Nous stockions cette étiquette avec l'identifiant du locuteur, l'heure et la langue, et nous l'affichions à l'organisateur et aux participants sous le libellé « Tone » dans la colonne latérale pendant le déroulement de la réunion. Elle est encore affichée sur l'enregistrement de ces réunions. Le prestataire que nous utilisons aujourd'hui ne renvoie pas de telles étiquettes : aucune n'est produite pour les réunions captées aujourd'hui.

Cette inférence était tirée de caractéristiques acoustiques de la parole. Ce n'était pas une mesure de ce qu'une personne ressentait réellement, et elle pouvait être fausse. L'accent, la maladie, la fatigue, un mauvais microphone, le bruit de fond et les différences culturelles dans la façon de parler l'influençaient tous. Ne prenez pas une indication de ton pour un fait établi au sujet d'une personne.

Si vous voulez faire disparaître une étiquette stockée, l'organisateur peut supprimer la réunion, ce qui efface ses étiquettes, ou nous écrire à privacy@voxtiva.com et nous les supprimerons.

Nous vous informons également, comme l'article 50 l'exige pour les contenus générés par l'intelligence artificielle, que les traductions, les résumés, les actions à mener, les points clés et les réponses de l'assistant sont produits par des modèles d'IA et ne sont ni rédigés ni vérifiés par une personne.

C.1 Californie : catégories d'informations personnelles (CCPA/CPRA)

Au cours des 12 mois précédant la date figurant en haut de cette page, nous collectons, ou nous collecterions si vous utilisiez le service, les catégories suivantes au sens du Cal. Civ. Code § 1798.140(v).

Nous conservons chaque catégorie pendant les durées indiquées à la section 13. Pour le contenu des réunions, cela signifie jusqu'à ce que l'organisateur le supprime ou ferme son compte.

C.2 Vente et partage

Nous ne vendons pas d'informations personnelles, et nous ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens que ces termes ont dans le CCPA tel que modifié par le CPRA. Nous ne l'avons pas fait au cours des 12 mois écoulés. Nous ne vendons ni ne partageons les informations personnelles de mineurs de moins de 16 ans.

Comme nous ne vendons ni ne partageons, il n'y a pas de lien « Do Not Sell or Share My Personal Information » sur notre site. Si cela change, nous en ajouterons un avant que cela ne change.

C.3 Informations personnelles sensibles

L'audio d'une réunion constitue une information audio et, selon ce qui s'y dit, une réunion peut facilement contenir des informations personnelles sensibles : données de santé, appartenance syndicale, statut au regard de l'immigration, orientation sexuelle, origine raciale ou ethnique, ou le contenu de communications.

Nous utilisons et communiquons les informations personnelles sensibles uniquement pour fournir le service que vous ou l'organisateur avez demandé, c'est-à-dire pour transcrire, traduire et résumer la réunion et répondre à des questions à son sujet, ainsi que pour la sécurité et le diagnostic des pannes. Nous ne les utilisons pas pour déduire des caractéristiques au sujet d'un consommateur, hormis les étiquettes d'émotion décrites à la section 5.6, conservées sur les réunions captées par l'ancien prestataire, qui ont été déduites du son de la voix et sont encore affichées sur ces réunions. Vous pouvez malgré tout nous demander de limiter notre utilisation des informations personnelles sensibles en écrivant à privacy@voxtiva.com.

Au sujet des empreintes vocales. La séparation des locuteurs regroupe les voix à l'intérieur d'une même réunion afin que la transcription puisse indiquer qui a parlé. Nous ne construisons pas d'empreinte vocale permettant d'identifier une personne d'une réunion à l'autre, et nous ne détenons aucune base d'empreintes vocales.

Une chose que nous ne pouvons pas vous dire. Savoir si Modulate.ai — le prestataire qui traitait les réunions captées avant l'adoption de Soniox — produisait, de son côté et à l'intérieur de son service, une représentation vectorielle du locuteur, et ce qu'il en a fait le cas échéant, n'est pas visible depuis notre code. Nous avons posé la question et nous n'avons pas encore de réponse écrite : nous ne pouvons donc pas l'exclure. Cela pèse sur l'analyse des informations personnelles sensibles faite dans la présente section et sur la situation en Illinois exposée à la section C.6, et nous préférons vous dire que nous ne savons pas plutôt que de vous laisser supposer que nous savons.

C.4 Vos droits en Californie

Vous pouvez nous demander de :

• Savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons, communiquons et (le cas échéant) vendons ou partageons, aussi bien par catégories que dans les éléments précis que nous détenons sur vous.
• Supprimer les informations personnelles que nous détenons sur vous.
• Rectifier les informations personnelles inexactes.
• Limiter notre utilisation et notre communication des informations personnelles sensibles.
• Refuser la vente ou le partage. Sans objet aujourd'hui : nous ne faisons ni l'un ni l'autre.

Écrivez à privacy@voxtiva.com. Nous accuserons réception sous 10 jours ouvrés et nous répondrons sous 45 jours, délai prorogeable une fois de 45 jours supplémentaires si nous vous en donnons la raison. Nous n'exercerons aucune discrimination à votre encontre parce que vous avez exercé l'un de ces droits. Un mandataire habilité peut agir pour vous s'il nous en fournit la preuve écrite et si vous nous le confirmez directement.

Si vous êtes participant et n'avez pas de compte, nous pouvons tout de même donner suite à votre demande. Donnez-nous la date de la réunion ainsi que son titre ou son code PIN, afin que nous puissions retrouver la bonne réunion.

C.5 Autres lois d'États sur la vie privée, et « Shine the Light »

Si vous résidez dans un État doté d'une loi générale sur la protection de la vie privée des consommateurs (notamment la Virginie, le Colorado, le Connecticut, l'Utah, le Texas, l'Oregon et le Montana), vous disposez pour l'essentiel des droits énoncés à la section C.4 : accès, suppression, rectification, portabilité, et opposition à la publicité ciblée, à la vente et à certains profilages. Nous ne faisons pas de publicité ciblée, pas de vente, et aucun profilage produisant des effets juridiques ou affectant les personnes de manière significative de façon similaire. Utilisez la même adresse, privacy@voxtiva.com. Lorsque votre État vous ouvre un droit de recours contre un refus, dites-le dans votre message : nous le traiterons comme un recours et nous répondrons par écrit.

« Shine the Light » en Californie (Cal. Civ. Code § 1798.83). Nous ne communiquons pas d'informations personnelles à des tiers pour les besoins du marketing direct de ces tiers. Si vous souhaitez en obtenir la confirmation écrite, demandez-la à privacy@voxtiva.com.

C.6 Droit de l'enregistrement : à lire avant d'enregistrer une réunion aux États-Unis

Voxtiva enregistre des conversations. Aux États-Unis, c'est réglementé, et les règles diffèrent d'un État à l'autre. Si vous êtes organisateur, c'est votre responsabilité, pas la nôtre.

Le droit fédéral et la plupart des États autorisent l'enregistrement d'un appel avec le consentement d'une seule des parties. Un nombre important d'États exigent le consentement de toutes les parties. Parmi eux :

• Californie (Cal. Penal Code § 632). Les communications confidentielles exigent le consentement de toutes les parties. Sanctions pénales, et droit d'action privé.
• Illinois (720 ILCS 5/14-2). Écouter une conversation privée sans le consentement de toutes les parties est une infraction pénale.
• Washington (RCW 9.73.030). Toutes les parties doivent consentir à l'enregistrement d'une communication privée. Risque pénal et civil.
• Pennsylvanie (18 Pa. C.S. § 5703). Consentement de toutes les parties pour l'interception d'une communication orale ou électronique.
• Floride (Fla. Stat. § 934.03). Consentement de toutes les parties, sanctions pénales.

Si l'un des participants se trouve dans l'un de ces États, ou si vous ne pouvez pas savoir où se trouve chacun, faites en sorte que tout le monde donne son accord à voix haute avant de commencer, et laissez l'enregistrement capter cet accord. Une annonce en début de réunion constitue une information ; dans un État exigeant le consentement de toutes les parties, elle ne vaut pas à elle seule consentement.

BIPA de l'Illinois (740 ILCS 14). L'Illinois traite l'« empreinte vocale » comme un identifiant biométrique et exige une information écrite et un consentement écrit avant toute collecte, avec un droit d'action privé et des dommages-intérêts forfaitaires par violation. Comme indiqué à la section C.3, nous ne construisons pas d'empreinte vocale permettant d'identifier des personnes d'une réunion à l'autre et nous ne détenons aucune base d'empreintes vocales. Si un prestataire de notre chaîne produit une empreinte vocale à partir de l'audio d'une réunion, le BIPA s'applique pour tout participant situé en Illinois. Comme le dit la section C.3, nous ne pouvons pas encore l'exclure pour le prestataire qui traitait les réunions plus anciennes. Si vous enregistrez des réunions comptant des participants en Illinois, prenez conseil avant de le faire.

Rien dans cette section ne constitue un conseil juridique à votre intention. C'est un avertissement : ce produit fait quelque chose que la loi de plusieurs États encadre étroitement.

Contact

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
Branz Yonbancho 503, 2-4 Yonbancho, Chiyoda-ku, Tokyo 102-0081, Japan
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
+81 90 6299 5920

Protection des données, demandes des personnes concernées et réclamations : privacy@voxtiva.com Pour tout le reste : hello@voxtiva.com

Nous n'avons pas de représentant dans l'Union européenne ni au Royaume-Uni. Contactez-nous au Japon.