Politique de confidentialité

La version courte

Voxtiva rejoint votre réunion en ligne, l'écoute, note ce qui s'y dit et le traduit. Voici le résumé honnête, en 60 secondes. Le détail figure plus bas, et c'est le détail qui fait foi.

1. Nous enregistrons et transcrivons tout le monde dans la réunion, y compris des personnes qui ne se sont jamais inscrites à Voxtiva et n'ont jamais rien accepté auprès de nous. Leur voix, leurs paroles, leurs traductions et leur nom sont captés.
2. Uniquement l'audio. Nous n'enregistrons ni la vidéo d'un appel ni votre écran. Il existe une seule exception, étroite : un mode de diagnostic des pannes, désactivé par défaut, expliqué à la section 5.1.
3. L'audio de votre réunion part vers des sociétés situées hors du Japon. Il est diffusé en direct vers Modulate.ai pour la reconnaissance vocale. Le texte obtenu est envoyé à DeepInfra pour la traduction, les points clés, les réponses et le résumé de fin de réunion.
4. Nous conservons un enregistrement audio compressé de la réunion, ainsi que la transcription, la traduction, le résumé et les questions posées au panneau.
5. Nous étiquetons l'émotion présente dans la voix des personnes. Notre prestataire de reconnaissance vocale renvoie une étiquette d'émotion pour chaque prise de parole achevée ; nous la stockons et l'affichons à l'organisateur sous le libellé « Tone ». C'est actif par défaut. C'est plus intrusif que la transcription, et vous devez savoir que cela a lieu.
6. Rien ne s'efface tout seul. Il n'y a aucune expiration automatique, et aucune n'est en cours de développement. Le contenu des réunions reste en place jusqu'à ce que l'organisateur supprime la réunion ou ferme son compte.
7. C'est l'organisateur qui a la main sur l'enregistrement, et c'est lui, pas nous, qui doit prévenir les participants et recueillir le consentement exigé par la loi là où ils se trouvent.
8. Nous ne vendons pas vos données et nous n'utilisons aucun traceur publicitaire.
9. Vous pouvez nous demander vos données ou leur suppression, que vous ayez ou non un compte. Écrivez à privacy@voxtiva.com.

Si vous participez à une réunion Voxtiva et que vous ne voulez pas être enregistré, dites-le à l'organisateur. Il peut retirer le bot ou interrompre le flux, et la capture cesse immédiatement.

1. Qui nous sommes

Voxtiva est exploité par :

Points de contact :

Nous sommes une société établie au Japon et nulle part ailleurs. Nous n'avons aucun établissement dans l'Union européenne, dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ni aux États-Unis. Nous n'avons pas désigné de représentant dans l'Union au titre de l'article 27 du RGPD, et nous n'avons pas désigné de représentant au Royaume-Uni. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. L'annexe B explique ce que cela signifie pour les personnes situées dans l'EEE et au Royaume-Uni.

Dans cette politique, « nous » et « Voxtiva » désignent Senolytic Lab LLC.

2. Les mots que nous employons

• Organisateur. La personne titulaire d'un compte Voxtiva qui lance une réunion. Les organisateurs se connectent et sont nos clients.
• Participant (ou « invité »). Toute autre personne présente dans la réunion. Les participants n'ont pas de compte. S'ils ouvrent le panneau Voxtiva, ils le font avec un code PIN à six chiffres, pas avec un identifiant de connexion.
• Destinataire d'un partage. Une personne que l'organisateur a invitée après coup par e-mail, et qui dispose de son propre compte Voxtiva, pour consulter une réunion terminée.
• Visiteur. Toute personne qui lit voxtiva.com sans se connecter.

3. Ce qui arrive à une réunion, dans l'ordre

1. L'organisateur lance une réunion dans Voxtiva et nous communique le lien de la réunion, un titre et deux langues.
2. Google Meet et Microsoft Teams : un bot Voxtiva rejoint l'appel comme participant visible, sous le nom « Voxtiva Bot ». Il apparaît dans la liste des participants. Il publie également dans le chat de la réunion un message indiquant que la réunion est enregistrée et transcrite, avec un lien vers cette page. Si le chat n'est pas disponible, le participant nommé constitue la seule information donnée.
3. Zoom : dans la configuration de production, aucun bot ne rejoint l'appel. L'organisateur connecte son propre compte Zoom et autorise Zoom à nous diffuser l'audio de la réunion via les Real-Time Media Streams de Zoom. C'est Zoom qui décide de l'indication affichée aux participants sur ce parcours. Un repli par bot navigateur existe dans le logiciel à des fins de diagnostic et n'est pas utilisé en production ; sur ce parcours, le bot rejoint l'appel sous le nom « Voxtiva Notetaker (recording) ».
4. Nous captons uniquement l'audio de l'appel. Sur le parcours par bot, l'audio est pris sur la sortie audio du navigateur lui-même, converti en 16 kHz mono et découpé en tranches de 100 millisecondes. Sur le parcours Zoom, nous acceptons le média audio et rien d'autre : le logiciel refuse tout flux média Zoom qui proposerait une transcription ou d'autres types de médias.
5. Cet audio est diffusé en direct, sur une connexion chiffrée, vers Modulate.ai aux États-Unis, qui convertit la parole en texte, sépare les locuteurs, détecte la langue parlée et renvoie une étiquette d'émotion et une étiquette d'accent pour chaque prise de parole achevée.
6. Le texte est envoyé à DeepInfra, qui fait tourner les modèles d'IA produisant la traduction, les points clés en direct, les réponses aux questions posées dans le panneau et le résumé de fin de réunion.
7. La transcription, la traduction, les étiquettes de locuteur, les étiquettes d'émotion et une copie MP3 compressée de l'audio de la réunion sont écrites dans notre base de données et notre stockage de fichiers, exploités par Convex.
8. À la fin de la réunion, un résumé est généré et, sauf si l'organisateur l'a désactivé, il lui est envoyé par e-mail via Resend.

Pendant l'appel, nous ne détenons pas l'audio sous forme de fichier : il est diffusé en flux. La copie que nous gardons ensuite est un MP3 compressé (mono, 16 kHz, 24 kbps par défaut), pour que l'organisateur puisse rejouer un passage à côté de la transcription. C'est une copie de relecture, pas un enregistrement de référence.

4. Ce que nous collectons, selon votre rôle

4.1 Si vous êtes organisateur

• Identité issue de la connexion. Vos nom et adresse e-mail, ainsi qu'un identifiant d'utilisateur interne, fournis par notre prestataire d'authentification WorkOS lorsque vous créez un compte ou vous connectez.
• Préférences. La langue de votre interface, les deux langues de réunion que vous utilisez, la langue dans laquelle l'assistant du panneau vous répond, votre réglage d'affichage de la transcription, votre fuseau horaire, et si vous souhaitez ou non recevoir l'e-mail de résumé après la réunion.
• Les réunions que vous créez. Le lien de la réunion, le titre, le code PIN à six chiffres, les deux langues, la plateforme, les heures de début et de fin, le temps de parole par locuteur, et le dossier dans lequel vous l'avez classée le cas échéant.
• Facturation. Votre formule, la périodicité de facturation, la devise, l'état de l'abonnement, l'état de la période d'essai, et l'identifiant de votre fiche client chez Stripe. Les numéros de carte ne nous parviennent jamais. Vous les communiquez directement à Stripe.
• Connexion Zoom, si vous en établissez une. Vos identifiants d'utilisateur et de compte Zoom, l'adresse e-mail et le nom affiché de ce compte Zoom, les autorisations que vous avez accordées, ainsi que vos jetons d'accès et de rafraîchissement Zoom. Ces deux jetons sont chiffrés avant d'être stockés.
• Tout ce qui figure à la section 5, pour chaque réunion que vous enregistrez.

4.2 Si vous êtes participant ou invité

Vous ne vous êtes inscrit à rien : c'est donc la partie qui compte le plus.

• Votre voix, aussi longtemps que la capture est en cours.
• Ce que vous avez dit, sous forme de texte, dans la langue dans laquelle vous l'avez dit.
• Une traduction de ce que vous avez dit dans l'autre langue de la réunion.
• Une étiquette décrivant l'émotion que notre prestataire de reconnaissance vocale entend dans votre voix, stockée avec la réunion. Voir la section 5.6.
• Votre nom, provenant de l'un de ces deux endroits : la liste des participants de la plateforme de réunion, que le bot lit, ou ce que vous avez tapé vous-même si vous ouvrez le panneau Voxtiva et saisissez un nom.
• Votre temps de parole, et les lignes qui vous sont attribuées.
• Tout ce que vous saisissez dans le panneau Voxtiva, y compris les questions posées à l'assistant et les notes ou signalements que vous attachez à une ligne de la transcription, ainsi que les réponses que vous recevez.
• Une session d'accès dans votre navigateur, si vous saisissez le code PIN. Nous stockons une empreinte SHA-256 d'un jeton d'accès aléatoire, jamais le jeton lui-même, ainsi que le nom que vous avez saisi. Votre navigateur conserve le jeton, plus deux cookies contenant votre nom et votre choix d'affichage de la traduction.

Votre accent est lui aussi détecté par notre prestataire de reconnaissance vocale, qui nous le renvoie. Nous ne le stockons pas et il n'est affiché nulle part dans le produit.

4.3 Si vous êtes destinataire d'un partage

Si un organisateur invite votre compte Voxtiva à consulter une réunion terminée, nous stockons l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée, l'adresse e-mail et le nom affiché de votre compte, et le fait que l'organisateur vous ait ou non autorisé à écouter l'enregistrement et à poser des questions à l'assistant.

4.4 Si vous êtes visiteur de voxtiva.com

• Rien que vous soyez obligé de nous donner, sauf si vous créez un compte ou vous inscrivez sur la liste d'attente.
• Liste d'attente. Si vous vous inscrivez sur la liste d'attente du pilote, nous stockons votre adresse e-mail et la page depuis laquelle vous vous êtes inscrit.
• Cookies et stockage du navigateur. Un cookie de langue posé par notre système de traduction, et un cookie de devise si vous changez la devise d'affichage des prix. Voir la section 15.
• Votre navigateur télécharge des polices web auprès de Google, ce qui communique votre adresse IP à Google. Voir la section 15.
• Journaux serveur et journaux d'erreurs. Les journaux de requêtes ordinaires conservés par nos hébergeurs et, lorsque la surveillance des erreurs est activée, les erreurs non interceptées ainsi qu'un échantillon de 10 % des traces de performance envoyés à Sentry.

5. Le contenu des réunions, en détail

5.1 Audio

Nous captons l'audio de l'appel. Nous ne captons pas la vidéo et nous ne captons pas les écrans. Il y a une seule exception, étroite, que vous devez connaître : il existe un mode de diagnostic destiné aux développeurs, pour analyser les pannes de capture. Il est désactivé par défaut, il ne peut être activé qu'avec une échéance fixée à deux heures au maximum, et dans ses réglages les plus poussés il enregistre périodiquement des captures d'écran de la page de la réunion sur le disque temporaire de la machine qui exécute cette réunion-là. Ces images peuvent montrer les vignettes vidéo des participants. Elles ne sont jamais transférées dans notre base de données et elles sont détruites avec la machine à la fin de la réunion.

L'enregistrement de la copie MP3 compressée est actif, sauf s'il est désactivé dans notre configuration.

5.2 Transcriptions

Chaque prise de parole est notée dans la langue dans laquelle elle a réellement été prononcée ; la langue est détectée prise de parole par prise de parole, et personne ne choisit une langue pour toute la salle. Chaque ligne stockée porte le texte, un identifiant et une étiquette de locuteur, des horodatages, la langue détectée et la langue cible vers laquelle la ligne a été traduite.

5.3 Traductions

Une réunion comporte exactement une paire de langues de traduction, une langue principale et une langue secondaire, choisies par la personne qui lance la réunion. Si une ligne a été prononcée dans la langue principale, elle est traduite vers la langue secondaire. Sinon, elle est traduite vers la langue principale. Toutes les personnes présentes voient la même et unique traduction. Un invité ne peut pas choisir sa propre langue de traduction ; le seul réglage dont il dispose est l'affichage ou non de la ligne traduite.

Pour traduire une ligne, nous envoyons à DeepInfra cette ligne ainsi qu'une fenêtre glissante des lignes précédentes de la même réunion, à titre de contexte.

5.4 Résumés, actions à mener et points clés

À la fin d'une réunion, nous envoyons l'intégralité de la transcription, avec les étiquettes de locuteur, à DeepInfra en une seule requête, et nous stockons ce qui nous revient : un résumé, une liste d'actions à mener comportant chacune un responsable et une description, et un projet d'e-mail. Pendant une réunion en direct, nous envoyons également à DeepInfra, toutes les cinq minutes, une fenêtre de cinq minutes de transcription, afin d'en extraire des points clés : chiffres, noms, dates et décisions.

5.5 Questions et réponses

Lorsqu'une personne pose une question au panneau Voxtiva, nous stockons la question, le nom qui y est attaché, la réponse, et les références des lignes de transcription utilisées pour répondre. La question et les passages pertinents de la transcription sont envoyés à DeepInfra pour produire la réponse.

Il existe une seconde fonctionnalité, plus large. L'assistant du tableau de bord permet à un organisateur de poser une question portant sur l'ensemble de ses réunions passées. Dans ce cas, nous cherchons dans ses réunions et nous envoyons à DeepInfra, en une seule requête, des extraits provenant de jusqu'à huit réunions passées différentes, accompagnés des résumés de ces réunions, soit jusqu'à environ 36 000 caractères. Les participants de l'une de ces réunions n'auront pas connaissance de cet envoi.

5.6 Inférence des émotions

Nous consacrons à ce point une section à part plutôt que de l'enfouir ailleurs.

Notre prestataire de reconnaissance vocale peut déduire du son d'une voix des éléments qui vont au-delà des mots. Deux d'entre eux sont activés par défaut dans notre configuration :

• Émotion. Pour chaque prise de parole achevée, le prestataire renvoie une étiquette d'émotion. Nous stockons cette étiquette avec la réunion, accompagnée de l'identifiant du locuteur, de l'horodatage et de la langue, et nous l'affichons à l'organisateur et aux participants sous le libellé « Tone » dans la colonne latérale, en direct pendant la réunion et après celle-ci.
• Accent. Le prestataire renvoie également une étiquette d'accent. Nous la recevons et nous la jetons. Elle n'est ni stockée ni affichée.

Nous n'activons pas la détection de deepfake du prestataire, et nous ne lui demandons jamais de marquer dans la transcription les informations personnelles ou les informations de santé.

L'inférence des émotions est un traitement d'une autre nature que le fait de noter des paroles. C'est une inférence portant sur l'état intérieur d'une personne, tirée de sa voix, dans un cadre professionnel, et portant sur des personnes qui n'ont pas choisi cet outil. Si vous êtes organisateur dans l'EEE ou au Royaume-Uni, lisez l'annexe B, section B.6, avant d'utiliser cette fonctionnalité sur des collègues ou des interlocuteurs, et écrivez à privacy@voxtiva.com si vous voulez qu'elle soit désactivée pour votre compte.

5.7 Diagnostics de capture

Une fois par minute pendant une réunion, et à chaque dégradation de la capture, nous enregistrons des mesures de qualité audio : niveaux de signal, part de la fenêtre correspondant à un silence numérique, nombre de coupures, et toute action de rétablissement engagée. Ces lignes contiennent des chiffres, pas de la parole.

6. Les personnes présentes dans votre réunion qui ne se sont jamais inscrites

La plupart des voix que nous traitons appartiennent à des personnes qui n'ont aucune relation avec nous. C'est la partie du service qui engage le plus de responsabilité.

6.1 Qui décide du sort d'un enregistrement

Pour le contenu des réunions, c'est l'organisateur qui décide : enregistrer ou non, quelle réunion, qui peut voir le résultat, et quand celui-ci est supprimé. Nous agissons sur instruction de l'organisateur et nous n'utilisons pas le contenu des réunions à nos propres fins. Nous ne l'utilisons pas pour entraîner des modèles (voir la section 12).

C'est nous qui décidons, et nous sommes donc responsable de traitement, pour nos propres données de compte, nos données de facturation, nos données de sécurité et de diagnostic, nos données statistiques et nos données marketing.

Nous ne publions pas encore de contrat de sous-traitance type. La répartition ci-dessus est la façon dont nous fonctionnons et dont nous nous décrivons, et l'article 28 du RGPD attend d'un client professionnel qu'il puisse nous y tenir par un contrat écrit énumérant les prestataires de la section 11. Ce contrat n'existe pas encore. Si vous êtes un client professionnel qui en a besoin, écrivez à privacy@voxtiva.com : nous traiterons la question directement avec vous plutôt que de vous renvoyer vers un document qui n'existe pas.

6.2 Ce que les participants voient réellement

• Sur Google Meet et Microsoft Teams, ainsi que sur le repli par bot navigateur pour Zoom, le bot est un participant visible et nommé dans la liste des participants pendant toute la réunion.
• Le bot publie également un court message dans le chat de la réunion, indiquant que celle-ci est enregistrée et transcrite par Voxtiva, avec un lien vers cette page. Si le chat ne peut pas être ouvert, ce message n'apparaît pas, et le participant nommé constitue la seule information donnée.
• Le message publié dans le chat peut être désactivé par configuration. Lorsqu'il l'est, le participant nommé constitue la seule information donnée.
• Sur le parcours Zoom natif, c'est Zoom lui-même qui décide de l'indication affichée en réunion signalant qu'une application reçoit le média de la réunion.
• L'organisateur peut retirer le bot, ou interrompre le flux Zoom, à tout moment. La capture cesse immédiatement.

6.3 Ce que l'organisateur doit faire

Un bot visible ne vaut pas consentement. Il incombe à l'organisateur d'informer les participants que la réunion est enregistrée, transcrite et traduite, de leur dire que l'étiquetage des émotions est en fonctionnement, et de recueillir le consentement exigé par la loi là où ces participants se trouvent. Dans plusieurs juridictions, chaque participant doit donner son accord avant qu'un appel puisse être enregistré, et dans certains pays, enregistrer une conversation privée sans autorisation est une infraction pénale, et pas seulement une faute civile. Voir l'annexe C, section C.6, pour la situation aux États-Unis. Nous donnons aux organisateurs les moyens d'informer. Nous ne pouvons pas recueillir le consentement à leur place.

6.4 Si vous êtes participant et souhaitez la suppression de vos données

Demandez d'abord à l'organisateur. Il peut supprimer la réunion depuis son tableau de bord, ce qui efface la transcription, la traduction, le résumé, le chat, les notes, les fiches de participants, les étiquettes d'émotion et le fichier audio, pour tout le monde.

Si ce n'est pas possible, écrivez à privacy@voxtiva.com en indiquant la date de la réunion, son titre ou son code PIN, et le nom de l'organisateur. Nous donnerons suite à la demande et nous dirons à l'organisateur que nous l'avons fait. Comme les participants rejoignent la réunion par code PIN et non par un compte, nous avons généralement besoin de ces éléments pour retrouver la bonne réunion. Cette démarche est gratuite.

7. Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.
• Nous ne les partageons pas avec des régies publicitaires et nous n'utilisons ni cookies publicitaires, ni pixels de suivi, ni profilage intersites.
• Nous ne captons ni vidéo ni écrans (à l'exception étroite du diagnostic décrit à la section 5.1).
• Nous n'activons chez notre prestataire de reconnaissance vocale ni la détection de deepfake, ni le marquage automatique des informations personnelles ou de santé.
• Nous ne produisons pas d'informations traitées de manière anonyme (匿名加工情報) ni d'informations traitées de manière pseudonyme (仮名加工情報) au sens du droit japonais.
• Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à l'égard de quiconque, ou l'affectant de manière significative de façon similaire.

8. Pourquoi nous traitons vos données, et sur quelle base légale

Le tableau ci-dessous donne la finalité et, pour les personnes situées dans l'EEE et au Royaume-Uni, la base légale au titre de l'article 6 du RGPD. L'annexe A, section A.2, donne la déclaration de finalités d'utilisation exigée par le droit japonais.

9. Catégories particulières de données

La parole ne relève pas automatiquement des catégories particulières de données, mais une réunion peut contenir n'importe quoi, et deux fonctionnalités touchent aux limites de l'article 9 du RGPD :

• Les étiquettes d'émotion peuvent, dans certains contextes, constituer des données relatives à l'état mental ou physique d'une personne.
• L'accent peut indirectement révéler l'origine ethnique ou nationale. C'est la raison pour laquelle nous le jetons plutôt que de le stocker.

Nous n'invoquons aucun fondement au titre de l'article 9, parce qu'aucun ne nous est ouvert. Les participants ne nous ont pas donné de consentement explicite ; au mieux, l'organisateur leur a présenté une information. Si le traitement effectué dans votre réunion devait révéler des données relevant des catégories particulières, n'utilisez pas la fonctionnalité d'émotion, et demandez-nous de la désactiver pour votre compte.

Ne faites pas passer par Voxtiva d'informations de santé protégées. Voir la section 14.

10. Où vont vos données

Nous sommes établis au Japon. La quasi-totalité des traitements a lieu hors du Japon, principalement aux États-Unis. Notre propre base de données, notre prestataire de reconnaissance vocale, notre prestataire d'inférence IA, notre prestataire d'authentification, notre prestataire de paiement, notre prestataire d'e-mail, les machines de notre bot de réunion et l'hébergement de notre site sont tous exploités par des sociétés établies hors du Japon.

La section 11 nomme chacune d'elles et indique ce qu'elle reçoit. L'annexe A, section A.4, donne l'information que le droit japonais exige au sujet des transferts vers l'étranger. L'annexe B donne la situation pour l'EEE et le Royaume-Uni.

11. À qui nous transmettons des données

Chacune de ces sociétés ne reçoit que ce dont sa mission a besoin.

Au sujet des deux dernières colonnes, dit simplement. Nous nous appuyons sur les conditions de traitement des données publiées par chaque prestataire. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement de la garantie appropriée au sens de l'article 46 du RGPD qui s'applique à chaque prestataire, et nous n'allons pas en nommer une dont nous ne pouvons pas apporter la preuve. Chacun des dix prestataires auxquels nous transmettons des données est une société établie aux États-Unis, et nous n'avons configuré de déploiement régional avec aucun d'entre eux : c'est ce qui explique ce que dit la colonne des régions. Nous ne prétendons pas savoir comment chacun d'eux organise sa sous-traitance en interne. Si vous voulez connaître la situation actuelle pour un prestataire donné, écrivez à privacy@voxtiva.com et nous vous dirons ce que nous détenons réellement.

Un point mérite d'être explicité, parce que la version précédente de cette page se trompait. Google apparaît deux fois ci-dessus, pour deux raisons sans rapport entre elles : Google exploite Google Meet et, séparément, l'un des modèles de traduction que nous utilisons est un modèle à poids ouverts conçu par Google. Ce modèle tourne sur l'infrastructure de DeepInfra. L'exécuter n'envoie pas votre transcription à Google.

Si nous ajoutons un prestataire qui reçoit du contenu de réunion, nous mettrons cette page à jour avant que le changement ne prenne effet.

12. Modèles d'IA et entraînement

Nous n'entraînons aucun modèle qui nous soit propre. Nous n'utilisons ni l'audio de vos réunions, ni les transcriptions, ni les traductions, ni les résumés pour entraîner, ajuster ou évaluer un quelconque modèle. Nous utilisons des modèles conçus par d'autres sociétés, par l'intermédiaire des deux prestataires nommés à la section 11.

Un point connexe, pour que cette section soit complète. Lorsque nous analysons une panne de capture, nous pouvons activer le mode de diagnostic destiné aux développeurs décrit à la section 5.1. Dans ce mode, nos ingénieurs peuvent se retrouver à détenir la trace des événements audio et la transcription d'une réunion réelle pendant toute la durée de l'analyse. Il s'agit de diagnostic de panne, pas d'entraînement, et c'est désactivé par défaut.

Les traductions, les réponses, les points clés et les résumés sont produits par des modèles d'IA. Ils peuvent se tromper, et se tromper avec aplomb. Ne vous fiez pas à une traduction ou à un résumé Voxtiva pour quoi que ce soit d'important sans le vérifier.

Ce que nos deux prestataires font de ce que nous leur envoyons est une autre question, et nous ne pouvons pas encore y répondre. Savoir si Modulate.ai et DeepInfra conservent l'audio et le texte que nous leur envoyons, ou peuvent s'en servir pour entraîner des modèles, relève de notre contrat avec chacun d'eux et non de quoi que ce soit dans notre code. Nous avons demandé à l'un comme à l'autre un engagement écrit et nous ne l'avons pas. Nous ne pouvons donc pas vous promettre qu'ils ne conservent ni n'entraînent leurs modèles sur ce qui transite par eux, et nous n'allons pas faire cette promesse sur la foi d'une page marketing. Si vous avez besoin de cette garantie avant de faire passer une réunion sensible par Voxtiva, écrivez d'abord à privacy@voxtiva.com et nous vous dirons où nous en sommes.

13. Combien de temps nous conservons les données

Nous préférons être exacts ici plutôt que rassurants.

Le contenu des réunions n'expire pas de lui-même. Il n'existe aucune suppression automatique, et aucune n'est en cours de développement. Les transcriptions, traductions, résumés, actions à mener, points clés, questions et réponses du panneau, fiches de participants, notes, signalements, étiquettes d'émotion, télémétrie de capture et l'audio compressé de la réunion restent dans le compte de l'organisateur jusqu'à ce que l'un de ces deux événements survienne :

• L'organisateur supprime la réunion. Tout ce qui est énuméré ci-dessus pour cette réunion est effacé, y compris le fichier audio stocké, et y compris les données appartenant à des participants qui ne sont pas utilisateurs de Voxtiva.
• L'organisateur ferme son compte. Nous conservons le compte pendant sept jours, puis nous supprimons le compte et toutes les réunions qu'il contient. Ces sept jours existent pour qu'une fermeture accidentelle ou contestée puisse être annulée.

Certains éléments ont bien leurs propres limites, et celles-ci sont appliquées automatiquement :

Une limite à la suppression, dite clairement. Lorsque nous supprimons un élément, il disparaît de notre base de données et de notre stockage de fichiers. Il peut ensuite subsister un certain temps dans les sauvegardes propres à un prestataire. Nous n'avons pas établi la durée de conservation des sauvegardes chez Convex ni chez aucun autre prestataire qui en détient une copie : nous ne pouvons donc pas vous dire combien de temps dure cette période. Nous préférons vous le dire plutôt que de vous donner un chiffre inventé.

14. Sécurité

Décrite honnêtement, c'est-à-dire en décrivant ce qui existe plutôt que ce qui sonne rassurant.

Ce que nous faisons :

• Tout le trafic entre vous, notre bot, notre backend et nos prestataires passe par TLS.
• Les jetons d'accès et de rafraîchissement Zoom sont chiffrés en AES-GCM avant d'être stockés, avec une clé qui n'est jamais stockée à côté d'eux.
• Les jetons d'accès des participants et les jetons d'invitation à consulter une réunion sont stockés sous forme d'empreintes SHA-256. Les jetons eux-mêmes n'existent que dans votre navigateur et dans l'e-mail d'invitation.
• Les codes PIN de réunion sont limités en fréquence : cinq tentatives erronées bloquent le code PIN de cette réunion pendant 15 minutes.
• Les requêtes du bot de réunion vers notre backend sont authentifiées par un secret partagé.
• L'accès à la transcription, à l'enregistrement, aux données d'émotion, aux points clés et au chat d'une réunion est vérifié à chaque lecture, sans exception, au regard de l'identité de l'organisateur, d'une session de participant valide ou d'un partage explicitement accordé. Un identifiant de participant invalide entraîne un refus, sans repli sur une session connectée ouverte dans le même navigateur.
• Les bots de réunion tournent sur des machines distinctes, une par réunion, qui sont libérées et supprimées à la fin de la réunion.
• Nous ne demandons à notre prestataire de reconnaissance vocale ni la détection de deepfake, ni le marquage automatique des informations personnelles ou de santé.
• Les clés d'API sont masquées dans nos propres journaux de diagnostic.

Ce dont nous ne disposons pas :

Nous ne détenons aucune certification de sécurité. Nous ne sommes ni audités SOC 2, ni certifiés ISO 27001, ni conformes à la HIPAA. Il n'existe aucun rapport de test d'intrusion. N'utilisez pas Voxtiva pour des informations de santé protégées, et ne l'utilisez pas pour des contenus qui exigent un environnement de traitement certifié. Aucun système n'est parfaitement sûr et nous ne prétendons pas le contraire.

En cas de problème. En cas de violation de données à caractère personnel, nous la notifierons à la Commission de protection des informations personnelles du Japon et, lorsque la loi l'exige, aux personnes concernées. Lorsque des données de l'EEE ou du Royaume-Uni sont en cause, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant le moment où nous avons eu connaissance de la violation, et nous informerons directement les personnes concernées lorsque le risque pour elles est élevé.

15. Cookies, stockage du navigateur et statistiques d'usage

Nous gardons cela volontairement réduit. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni aucun suivi intersites.

Les cookies que nous déposons :

Le stockage du navigateur que nous utilisons : le jeton d'accès à la réunion pour une session par code PIN, conservé sous voxtiva_access_<meeting id> dans le stockage local, et un identifiant statistique aléatoire conservé sous voxtiva_ph_id dans le stockage local. Ni l'un ni l'autre n'est un cookie, et ni l'un ni l'autre n'est partagé avec un autre site.

Statistiques d'usage. Lorsque les statistiques sont activées, nous enregistrons un petit ensemble fixe d'événements produit, et rien d'autre :

• Depuis nos serveurs : création de compte, réunion créée, réunion démarrée, réunion terminée, question posée, et deux événements-jalons indiquant si un compte est revenu. Ils sont rattachés à l'identifiant du compte, sauf « question posée », qui est rattaché à la réunion et non à une personne. L'événement de création de compte transporte l'adresse e-mail du compte.
• Depuis le navigateur : un seul événement, « résumé consulté », rattaché à l'identifiant aléatoire ci-dessus.

Nous n'envoyons à notre prestataire de statistiques ni le texte des transcriptions, ni le texte des traductions, ni les résumés, ni l'audio, ni les noms des participants, ni les titres des réunions.

Surveillance des erreurs. Lorsque la surveillance des erreurs est activée, les erreurs non interceptées et un échantillon de 10 % des traces de performance sont envoyés à Sentry depuis le site, le bot de réunion et le backend. La relecture de session n'est pas activée : Sentry ne reçoit donc pas d'enregistrement de votre écran.

15.1 Information sur les transmissions externes pour les utilisateurs au Japon (外部送信規律)

La loi japonaise sur les activités de télécommunications (電気通信事業法) nous impose de vous indiquer quand votre navigateur ou votre appareil envoie des informations à un tiers. Lorsque vous utilisez voxtiva.com, les transmissions suivantes ont lieu :

Vous pouvez empêcher les transmissions statistiques et les transmissions d'erreurs en bloquant ces hôtes dans votre navigateur. Bloquer Convex ou WorkOS empêchera le produit de fonctionner.

Il n'y a pas de bandeau de consentement sur voxtiva.com, et nous n'allons pas décrire un dispositif que nous n'avons pas construit. Voici ce qui se passe réellement. Les statistiques produit ne fonctionnent que si la variable d'environnement correspondante est définie dans notre déploiement, et la surveillance des erreurs ne fonctionne que si un DSN Sentry est défini ; lorsqu'ils ne sont pas définis, rien n'est envoyé ni à l'un ni à l'autre. Ni les unes ni l'autre n'utilisent de cookie. Les polices web sont demandées à Google par votre navigateur sur chaque page, que vous ayez ou non un compte. Vous pouvez arrêter les transmissions statistiques et les transmissions d'erreurs en bloquant ces hôtes, comme indiqué ci-dessus. Nous ne vous avons demandé votre consentement pour rien de tout cela, et nous préférons vous le dire plutôt que de laisser croire à un choix qui ne vous a jamais été offert.

16. Mineurs

Voxtiva est un outil professionnel. Il n'est ni conçu pour les enfants, ni commercialisé auprès d'eux, ni destiné à eux. Vous devez avoir au moins 16 ans pour détenir un compte Voxtiva, ou davantage si la loi du lieu où vous résidez l'exige.

Nous ne pouvons pas contrôler qui se trouve dans une réunion que l'on nous demande de rejoindre, et un bot présent dans un appel n'a aucun moyen de connaître l'âge d'un participant. Si vous pensez que la voix d'un enfant a été enregistrée et transcrite par Voxtiva, écrivez à privacy@voxtiva.com avec suffisamment de détails pour retrouver la réunion, et nous supprimerons les données.

17. Vos droits, et comment les exercer

Où que vous soyez, vous pouvez nous demander de :

• Vous montrer les données à caractère personnel que nous détenons sur vous, et vous en remettre une copie.
• Les rectifier si elles sont inexactes.
• Les effacer.
• Cesser de les utiliser, ou limiter ce que nous en faisons.
• Vous remettre une copie portable des données que vous nous avez fournies.
• Retirer votre consentement lorsque c'est sur lui que nous nous sommes fondés. Cela ne défait pas ce que nous avons fait avant ce retrait.

Écrivez à privacy@voxtiva.com. Dites-nous ce que vous voulez et donnez-nous assez de détails pour retrouver les données. Pour une réunion, cela veut dire la date et le titre ou le code PIN de la réunion, ainsi que le nom de l'organisateur si vous le connaissez.

Nos délais. Nous nous efforçons de répondre sous 30 jours. Si une demande est complexe, nous vous le dirons dans ces 30 jours et nous prendrons jusqu'à 60 jours supplémentaires, ce qui est la limite maximale admise aussi bien par l'EEE que par le Royaume-Uni et la Californie. Nous ne facturons rien.

Vérification d'identité. Nous vous demanderons de prouver qui vous êtes avant de communiquer ou de supprimer des données à caractère personnel, de façon proportionnée à ce qui est demandé. Pour un participant sans compte, nous avons généralement besoin des éléments de réunion indiqués ci-dessus plutôt que d'une pièce d'identité.

Quand nous devons impliquer l'organisateur. Pour le contenu des réunions, nous agissons sur instruction de l'organisateur. Lorsqu'une demande porte sur une réunion, nous la transmettons à l'organisateur et nous l'aidons à y répondre, et nous vous informons que nous l'avons fait. Lorsque l'organisateur ne peut pas ou ne veut pas agir et que la loi impose la suppression, nous agissons nous-mêmes.

Un avertissement pratique au sujet de la portabilité. Il n'existe aujourd'hui aucun bouton d'export dans le produit. Nous traitons les demandes de copie et de portabilité à la main.

18. Modifications de cette politique

Si nous changeons quelque chose d'important, par exemple si nous ajoutons un prestataire qui reçoit du contenu de réunion, si nous ajoutons une finalité ou si nous modifions une durée de conservation, nous mettrons cette page à jour et nous changerons la date en haut avant que le changement ne prenne effet. Pour les modifications substantielles, nous préviendrons également les titulaires de compte par e-mail. Continuer à utiliser Voxtiva après cela signifie que la politique mise à jour s'applique à vous.

Nous maintenons alignées la date de cette page et celle de nos conditions d'utilisation.

A.1 Entité traitant des informations personnelles (個人情報取扱事業者)

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
Téléphone +81 90 6299 5920
Questions et réclamations : privacy@voxtiva.com

A.2 Finalités d'utilisation (利用目的, APPI, art. 17 et 21)

Nous utilisons les informations personnelles aux fins suivantes et à aucune autre :

1. Fournir, exploiter et maintenir le service Voxtiva de transcription, traduction, résumé et questions sur les réunions, ce qui comprend la capture de l'audio des réunions, la production des transcriptions et des traductions, la séparation et l'étiquetage des locuteurs, la production des résumés, des actions à mener et des points clés, les réponses aux questions portant sur une transcription, et la production de l'information de ton à partir des étiquettes d'émotion fournies par le prestataire.
2. Créer et gérer les comptes des organisateurs, la connexion et les préférences des utilisateurs.
3. Faire fonctionner l'accès à une réunion par code PIN et par invitation, pour les participants et les destinataires d'un partage.
4. Encaisser les paiements, gérer les abonnements et les périodes d'essai, et tenir les documents comptables et fiscaux exigés par la loi.
5. Envoyer les e-mails de service, y compris l'e-mail de résumé après la réunion et les invitations à consulter une réunion.
6. Répondre aux questions, aux demandes et aux réclamations.
7. Assurer la sécurité du service, prévenir et analyser les accès non autorisés et les usages abusifs, et diagnostiquer et corriger les pannes, notamment au moyen de la télémétrie de qualité de capture et des rapports d'erreur.
8. Mesurer l'usage du produit de façon agrégée afin de pouvoir l'améliorer.
9. Envoyer des informations sur le pilote aux personnes inscrites sur la liste d'attente, avec leur consentement.
10. Respecter la loi et répondre aux demandes légales des autorités publiques.

Nous n'utiliserons pas d'informations personnelles au-delà de ces finalités sans vous en informer au préalable.

A.3 Communication à des tiers (第三者提供, APPI, art. 27)

Nous ne vendons pas d'informations personnelles et nous ne les communiquons pas à des tiers pour les finalités propres de ces tiers, hormis dans les cas suivants :

• Prestataires agissant pour notre compte (委託). Les sociétés énumérées à la section 11 traitent des informations personnelles pour notre compte, sous contrat, dans la limite nécessaire à la réalisation des finalités ci-dessus. Il s'agit d'une sous-traitance confiée au sens de l'APPI, art. 27, § 5, i), et non d'une communication à un tiers.
• La plateforme de réunion. Sur le parcours Zoom natif, l'audio de la réunion nous parvient de Zoom, selon les autorisations que l'organisateur a accordées depuis son propre compte Zoom.
• Obligation légale. Lorsque la loi l'exige ou l'autorise sans consentement, notamment pour répondre à un tribunal, à une autorité publique, ou à une menace urgente pour la vie ou les biens.
• Transfert d'activité. En cas de cession de l'activité, auquel cas les données suivent celle-ci pour les mêmes finalités.

A.4 Communication à des tiers situés à l'étranger (外国にある第三者への提供, APPI, art. 28)

La quasi-totalité de nos traitements a lieu hors du Japon. L'article 28 de l'APPI nous impose de nommer les pays étrangers concernés, de décrire le régime de protection des informations personnelles de ces pays, et de décrire les mesures prises par le destinataire. Voici la situation.

Pays. Les informations personnelles, y compris l'audio des réunions, les transcriptions, les traductions, les résumés, les étiquettes d'émotion, les données de compte et les données de facturation, sont transférées vers les États-Unis d'Amérique et y sont traitées. Chaque prestataire nommé à la section 11 est une société établie aux États-Unis, et nous n'avons configuré de déploiement régional avec aucun d'entre eux : les États-Unis sont donc le pays à nommer pour tous. Fly.io fait tourner la machine du bot de réunion dans sa région lax, à Los Angeles. PostHog reçoit les données statistiques sur son cloud états-unien.

Nous n'avons pas obtenu de confirmation écrite de la localisation précise des données auprès de chaque prestataire, et nous ne prétendons pas savoir comment chacun d'eux organise sa sous-traitance en interne. Si un prestataire nous indique que son traitement a lieu ailleurs, nous nommerons ce pays ici à la place.

Le régime en vigueur aux États-Unis. Les États-Unis n'ont pas de loi fédérale unique et générale de protection des données équivalente à l'APPI. La protection résulte de lois fédérales sectorielles, de lois d'États telles que le California Consumer Privacy Act, et du contrôle, par la Federal Trade Commission, du respect par les entreprises de leurs propres engagements en matière de confidentialité. Il n'existe pas d'autorité nationale indépendante de contrôle de la protection des données comparable à celle dont dispose le Japon. Les autorités publiques américaines peuvent contraindre à la production de données détenues par des sociétés relevant de leur juridiction, dans des cas et selon des procédures qui diffèrent du droit japonais. Les États-Unis ne sont pas un pays reconnu comme offrant un niveau équivalent au sens de l'APPI, art. 28, § 1.

Les mesures prises par les destinataires. Nous nous appuyons sur les conditions de traitement des données publiées par chaque prestataire et sur les mesures de sécurité que chacun d'eux rend publiques. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement des clauses contractuelles imposant à chaque prestataire des mesures équivalentes à celles exigées d'une entité traitant des informations personnelles au titre de l'APPI, et nous n'avons pas achevé la tenue du registre des vérifications périodiques que la loi prévoit. Nous vous le disons plutôt que d'affirmer une garantie dont nous ne pouvons pas apporter la preuve.

Les informations sur les mesures prises par un destinataire donné sont disponibles sur demande auprès de privacy@voxtiva.com.

A.5 Informations relatives aux données personnelles détenues (保有個人データ), APPI, art. 32

• Le nom et l'adresse de l'entité, et le nom de son représentant : indiqués à la section A.1.
• Les finalités d'utilisation de l'ensemble des données personnelles détenues : indiquées à la section A.2.
• Les procédures applicables aux demandes de communication, de rectification, d'ajout, de suppression, de cessation d'utilisation, de cessation de communication à des tiers et de communication des registres de transmission à des tiers : écrivez à privacy@voxtiva.com. Dites-nous ce que vous demandez et donnez-nous assez de détails pour retrouver les données. Nous vous indiquerons ce dont nous avons besoin pour vérifier votre identité, et nous répondrons sous 30 jours, ou nous vous préviendrons dans ce délai si une demande complexe demande plus de temps. Nous ne facturons aucuns frais.
• Où adresser une réclamation : privacy@voxtiva.com. C'est le point de contact pour les réclamations exigé par l'art. 32, § 1, iv), et c'est la même boîte aux lettres que le contact « protection des données ». Vous pouvez également saisir la Commission de protection des informations personnelles (個人情報保護委員会), l'autorité de contrôle au Japon.
• Mesures de sécurité (安全管理措置) : résumées à la section 14. Cela comprend les mesures prises au regard de l'environnement extérieur (外的環境の把握) : parce que nos données sont détenues hors du Japon, principalement aux États-Unis, nous tenons compte du régime de protection des informations personnelles de ce pays, décrit à la section A.4, lorsque nous évaluons si nos mesures de sécurité sont suffisantes.

A.6 Informations traitées de manière anonyme ou pseudonyme

Nous ne produisons, n'utilisons ni ne communiquons d'informations traitées de manière anonyme (匿名加工情報) ou d'informations traitées de manière pseudonyme (仮名加工情報).

A.7 Notification des violations (APPI, art. 26)

En cas de violation de données à caractère personnel devant être notifiée au titre de l'art. 26, nous la signalerons à la Commission de protection des informations personnelles et nous informerons les personnes concernées, dans les délais fixés par les règles de la Commission.

A.8 Autorité de contrôle

Commission de protection des informations personnelles (個人情報保護委員会) https://www.ppc.go.jp/

B.1 Qui est responsable de traitement

• Pour le contenu des réunions (audio, transcriptions, traductions, résumés, questions et réponses du panneau, noms des participants, étiquettes d'émotion et enregistrement), c'est l'organisateur qui décide si la réunion est enregistrée, quelle réunion l'est, qui en voit le résultat et quand celui-ci est supprimé. Nous agissons sur instruction de l'organisateur et nous n'utilisons pas le contenu des réunions à nos propres fins. La répartition voulue est donc la suivante : l'organisateur est responsable de traitement, Voxtiva est sous-traitant au sens de l'article 28.
• Pour tout le reste (données de compte des organisateurs, facturation, données de sécurité et de diagnostic, statistiques, liste d'attente), c'est nous qui sommes responsable de traitement.

À lire avec la section 6.1 : cette qualification de sous-traitant repose sur un contrat de sous-traitance écrit, nous n'en publions pas encore, et nous ne ferons pas semblant qu'il en existe un alors que ce n'est pas le cas.

B.2 Informations au titre des articles 13 et 14

• Identité et coordonnées du responsable de traitement : section 1.
• Délégué à la protection des données : nous n'en avons pas désigné.
• Finalités et bases légales : section 8.
• Intérêts légitimes invoqués : fournir une fonctionnalité que l'organisateur a activée (le ton), assurer la sécurité du service, diagnostiquer les pannes, et mesurer l'usage du produit. Nous avons mis chacun d'eux en balance avec les droits des personnes concernées. Vous pouvez vous opposer à chacun d'eux au titre de l'article 21.
• Destinataires : section 11.
• Transferts hors de l'EEE et du Royaume-Uni : section B.3.
• Conservation : section 13. La réponse honnête, pour le contenu des réunions, est que nous le conservons jusqu'à ce que l'organisateur le supprime ou ferme son compte.
• Vos droits : section 17 et section B.4.
• Origine des données, lorsqu'elles ne viennent pas de vous (art. 14) : si vous êtes participant, nous avons obtenu votre voix depuis la réunion elle-même, et votre nom depuis la liste des participants de la plateforme de réunion ou depuis ce que vous avez saisi dans le panneau Voxtiva. Nous ne l'avons obtenu ni auprès d'une source publique ni auprès d'un courtier en données.
• Caractère réglementaire ou contractuel de la fourniture des données : pour un organisateur, fournir un nom et une adresse e-mail est nécessaire pour avoir un compte. Pour un participant, rien ne vous est demandé ; l'enregistrement est déclenché par l'organisateur.

B.3 Transferts internationaux

Nous sommes établis au Japon. Le Japon bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne pour les transferts depuis l'EEE vers les opérateurs économiques japonais, ainsi que d'une décision d'adéquation britannique pour les transferts depuis le Royaume-Uni. Cela couvre le transfert qui nous est fait.

Cela ne couvre pas les transferts ultérieurs vers nos prestataires aux États-Unis. Pour ceux-là, nous nous appuyons sur les conditions standard de traitement des données de chaque prestataire, ce que la section 11 consigne. Nous n'avons pas achevé notre propre recensement de la garantie appropriée au sens de l'article 46 qui s'applique à chacun d'eux. Nous n'invoquerons pas un mécanisme dont nous ne pouvons pas apporter la preuve. Écrivez à privacy@voxtiva.com et nous vous indiquerons la situation actuelle pour un prestataire donné.

B.4 Vos droits

Vous disposez des droits énoncés à la section 17 et, en outre :

• Limitation du traitement pendant le règlement d'une contestation portant sur l'exactitude des données ou sur les intérêts légitimes (art. 18).
• Opposition au traitement fondé sur nos intérêts légitimes (art. 21). Si vous vous y opposez, nous cessons, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos droits.
• Ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire (art. 22). Nous ne prenons aucune décision de ce type. Les étiquettes d'émotion, les résumés et les réponses de l'assistant sont montrés à des personnes ; ils ne prennent aucune décision et nous ne les utilisons pas pour prendre des décisions concernant qui que ce soit.
• Introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de l'EEE, dans le pays de l'EEE où vous résidez, où vous travaillez, ou dans lequel vous estimez qu'un manquement s'est produit. Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Nous préférerions que vous nous en parliez d'abord, à privacy@voxtiva.com, mais vous n'y êtes pas tenu.

B.5 Aucun représentant au titre de l'article 27

Nous n'avons désigné aucun représentant dans l'Union au titre de l'article 27 du RGPD, et nous n'avons désigné aucun représentant au Royaume-Uni. Nous vous le disons plutôt que de laisser un blanc là où un nom devrait figurer.

Ce que cela signifie concrètement pour vous : il n'existe, dans votre pays, aucun bureau local où vous puissiez vous rendre ou écrire. Vous devez nous contacter au Japon, à privacy@voxtiva.com, et nous vous répondrons. Cela ne réduit pas vos droits, et cela ne réduit pas nos obligations. Cela ne vous empêche pas non plus de saisir votre propre autorité de contrôle, ce que vous pouvez faire directement.

B.6 Transparence en matière d'IA : la fonctionnalité de reconnaissance des émotions

En vertu de l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 (le règlement sur l'intelligence artificielle), les personnes exposées à un système de reconnaissance des émotions doivent être informées de cette exposition.

Vous en êtes informé. Lorsque Voxtiva capte une réunion, un système de reconnaissance des émotions fonctionne sur la voix de toutes les personnes présentes dans cette réunion. Pour chaque prise de parole achevée, notre prestataire de reconnaissance vocale renvoie une étiquette décrivant l'émotion qu'il déduit du son de la voix. Nous stockons cette étiquette avec l'identifiant du locuteur, l'heure et la langue, et nous l'affichons à l'organisateur et aux participants sous le libellé « Tone » dans la colonne latérale, en direct et après la réunion.

Cette inférence est tirée de caractéristiques acoustiques de la parole. Ce n'est pas une mesure de ce qu'une personne ressent réellement, et elle peut être fausse. L'accent, la maladie, la fatigue, un mauvais microphone, le bruit de fond et les différences culturelles dans la façon de parler l'influencent tous. Ne prenez pas une indication de ton pour un fait établi au sujet d'une personne.

Si vous ne voulez pas que cela fonctionne, l'organisateur peut nous demander de le désactiver pour son compte à privacy@voxtiva.com, et tout participant peut demander à l'organisateur de le désactiver avant la réunion.

Nous vous informons également, comme l'article 50 l'exige pour les contenus générés par l'intelligence artificielle, que les traductions, les résumés, les actions à mener, les points clés et les réponses de l'assistant sont produits par des modèles d'IA et ne sont ni rédigés ni vérifiés par une personne.

C.1 Californie : catégories d'informations personnelles (CCPA/CPRA)

Au cours des 12 mois précédant la date figurant en haut de cette page, nous collectons, ou nous collecterions si vous utilisiez le service, les catégories suivantes au sens du Cal. Civ. Code § 1798.140(v).

Nous conservons chaque catégorie pendant les durées indiquées à la section 13. Pour le contenu des réunions, cela signifie jusqu'à ce que l'organisateur le supprime ou ferme son compte.

C.2 Vente et partage

Nous ne vendons pas d'informations personnelles, et nous ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens que ces termes ont dans le CCPA tel que modifié par le CPRA. Nous ne l'avons pas fait au cours des 12 mois écoulés. Nous ne vendons ni ne partageons les informations personnelles de mineurs de moins de 16 ans.

Comme nous ne vendons ni ne partageons, il n'y a pas de lien « Do Not Sell or Share My Personal Information » sur notre site. Si cela change, nous en ajouterons un avant que cela ne change.

C.3 Informations personnelles sensibles

L'audio d'une réunion constitue une information audio et, selon ce qui s'y dit, une réunion peut facilement contenir des informations personnelles sensibles : données de santé, appartenance syndicale, statut au regard de l'immigration, orientation sexuelle, origine raciale ou ethnique, ou le contenu de communications.

Nous utilisons et communiquons les informations personnelles sensibles uniquement pour fournir le service que vous ou l'organisateur avez demandé, c'est-à-dire pour transcrire, traduire et résumer la réunion et répondre à des questions à son sujet, ainsi que pour la sécurité et le diagnostic des pannes. Nous ne les utilisons pas pour déduire des caractéristiques au sujet d'un consommateur, hormis l'étiquette d'émotion décrite à la section 5.6, qui est déduite du son de la voix et montrée aux participants de la réunion elle-même. Vous pouvez malgré tout nous demander de limiter notre utilisation des informations personnelles sensibles en écrivant à privacy@voxtiva.com.

Au sujet des empreintes vocales. La séparation des locuteurs regroupe les voix à l'intérieur d'une même réunion afin que la transcription puisse indiquer qui a parlé. Nous ne construisons pas d'empreinte vocale permettant d'identifier une personne d'une réunion à l'autre, et nous ne détenons aucune base d'empreintes vocales.

Une chose que nous ne pouvons pas vous dire. Savoir si Modulate.ai produit, de son côté et à l'intérieur de son service, une représentation vectorielle du locuteur, et ce qu'il en fait le cas échéant, n'est pas visible depuis notre code. Nous avons posé la question et nous n'avons pas encore de réponse écrite : nous ne pouvons donc pas l'exclure. Cela pèse sur l'analyse des informations personnelles sensibles faite dans la présente section et sur la situation en Illinois exposée à la section C.6, et nous préférons vous dire que nous ne savons pas plutôt que de vous laisser supposer que nous savons.

C.4 Vos droits en Californie

Vous pouvez nous demander de :

• Savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons, communiquons et (le cas échéant) vendons ou partageons, aussi bien par catégories que dans les éléments précis que nous détenons sur vous.
• Supprimer les informations personnelles que nous détenons sur vous.
• Rectifier les informations personnelles inexactes.
• Limiter notre utilisation et notre communication des informations personnelles sensibles.
• Refuser la vente ou le partage. Sans objet aujourd'hui : nous ne faisons ni l'un ni l'autre.

Écrivez à privacy@voxtiva.com. Nous accuserons réception sous 10 jours ouvrés et nous répondrons sous 45 jours, délai prorogeable une fois de 45 jours supplémentaires si nous vous en donnons la raison. Nous n'exercerons aucune discrimination à votre encontre parce que vous avez exercé l'un de ces droits. Un mandataire habilité peut agir pour vous s'il nous en fournit la preuve écrite et si vous nous le confirmez directement.

Si vous êtes participant et n'avez pas de compte, nous pouvons tout de même donner suite à votre demande. Donnez-nous la date de la réunion ainsi que son titre ou son code PIN, afin que nous puissions retrouver la bonne réunion.

C.5 Autres lois d'États sur la vie privée, et « Shine the Light »

Si vous résidez dans un État doté d'une loi générale sur la protection de la vie privée des consommateurs (notamment la Virginie, le Colorado, le Connecticut, l'Utah, le Texas, l'Oregon et le Montana), vous disposez pour l'essentiel des droits énoncés à la section C.4 : accès, suppression, rectification, portabilité, et opposition à la publicité ciblée, à la vente et à certains profilages. Nous ne faisons pas de publicité ciblée, pas de vente, et aucun profilage produisant des effets juridiques ou affectant les personnes de manière significative de façon similaire. Utilisez la même adresse, privacy@voxtiva.com. Lorsque votre État vous ouvre un droit de recours contre un refus, dites-le dans votre message : nous le traiterons comme un recours et nous répondrons par écrit.

« Shine the Light » en Californie (Cal. Civ. Code § 1798.83). Nous ne communiquons pas d'informations personnelles à des tiers pour les besoins du marketing direct de ces tiers. Si vous souhaitez en obtenir la confirmation écrite, demandez-la à privacy@voxtiva.com.

C.6 Droit de l'enregistrement : à lire avant d'enregistrer une réunion aux États-Unis

Voxtiva enregistre des conversations. Aux États-Unis, c'est réglementé, et les règles diffèrent d'un État à l'autre. Si vous êtes organisateur, c'est votre responsabilité, pas la nôtre.

Le droit fédéral et la plupart des États autorisent l'enregistrement d'un appel avec le consentement d'une seule des parties. Un nombre important d'États exigent le consentement de toutes les parties. Parmi eux :

• Californie (Cal. Penal Code § 632). Les communications confidentielles exigent le consentement de toutes les parties. Sanctions pénales, et droit d'action privé.
• Illinois (720 ILCS 5/14-2). Écouter une conversation privée sans le consentement de toutes les parties est une infraction pénale.
• Washington (RCW 9.73.030). Toutes les parties doivent consentir à l'enregistrement d'une communication privée. Risque pénal et civil.
• Pennsylvanie (18 Pa. C.S. § 5703). Consentement de toutes les parties pour l'interception d'une communication orale ou électronique.
• Floride (Fla. Stat. § 934.03). Consentement de toutes les parties, sanctions pénales.

Si l'un des participants se trouve dans l'un de ces États, ou si vous ne pouvez pas savoir où se trouve chacun, faites en sorte que tout le monde donne son accord à voix haute avant de commencer, et laissez l'enregistrement capter cet accord. Un bot dans la liste des participants et un message dans le chat constituent une information ; dans un État exigeant le consentement de toutes les parties, ils ne valent pas consentement à eux seuls.

BIPA de l'Illinois (740 ILCS 14). L'Illinois traite l'« empreinte vocale » comme un identifiant biométrique et exige une information écrite et un consentement écrit avant toute collecte, avec un droit d'action privé et des dommages-intérêts forfaitaires par violation. Comme indiqué à la section C.3, nous ne construisons pas d'empreinte vocale permettant d'identifier des personnes d'une réunion à l'autre et nous ne détenons aucune base d'empreintes vocales. Si un prestataire de notre chaîne produit une empreinte vocale à partir de l'audio d'une réunion, le BIPA s'applique pour tout participant situé en Illinois. Comme le dit la section C.3, nous ne pouvons pas encore l'exclure pour notre prestataire de reconnaissance vocale. Si vous enregistrez des réunions comptant des participants en Illinois, prenez conseil avant de le faire.

Rien dans cette section ne constitue un conseil juridique à votre intention. C'est un avertissement : ce produit fait quelque chose que la loi de plusieurs États encadre étroitement.

Contact

セノリティックラブ合同会社 (Senolytic Lab LLC)
Branz Yonbancho 503, 2-4 Yonbancho, Chiyoda-ku, Tokyo 102-0081, Japan
〒102-0081 東京都千代田区四番町2-4 ブランズ四番町503
代表社員 タイ・バン・デービッド (Thai Van David)
+81 90 6299 5920

Protection des données, demandes des personnes concernées et réclamations : privacy@voxtiva.com Pour tout le reste : hello@voxtiva.com

Nous n'avons pas de représentant dans l'Union européenne ni au Royaume-Uni. Contactez-nous au Japon.